Внутренняя первичная документация в ГК МЕГАПОЛИС
11 000+
пользователей системы
на 5 дней
быстрее согласование и подписание документов
на 80%
снизились трудозатраты на документооборот
92%
документов подписаны УНЭП
2000+
сотрудников подписывают документы удаленно
Группа компаний МЕГАПОЛИС занимается распространением и логистикой табачных изделий, пивобезалкогольных и энергетических напитков, зажигалок, бакалейных товаров, средств личной гигиены. Дистрибьютор доставляет продукцию в 160 тыс. торговых точек по всей России. В филиалах, расположенных от Калининграда до Петропавловска-Камчатского , работают около 12 тыс. человек.
Предпосылки
Цели и задачи
Решение
- Согласование документов
- Подписание документов сотрудниками
Результаты
Группа компаний МЕГАПОЛИС занимается распространением и логистикой табачных изделий, пивобезалкогольных и энергетических напитков, зажигалок, бакалейных товаров, средств личной гигиены. Дистрибьютор доставляет продукцию в 160 тыс. торговых точек по всей России. В филиалах, расположенных от Калининграда до Петропавловска-Камчатского , работают около 12 тыс. человек.
Предпосылки
ГК МЕГАПОЛИС состоит из 300 филиалов разного масштаба по всей стране. За финансовые процессы организации отвечает общий центр обслуживания (ОЦО). В нем сосредоточены процессы бухгалтерии (налоговый учет, отчетность, казначейство, платежи, кредитный контроль, управление дебиторской задолженностью, бюджетирование). Структура компании подразумевает подчинение сразу нескольким руководителям.
В ГК МЕГАПОЛИС сложная матричная система управления 📷
Еще до знакомства с ИТ-решениями Directum в компании был налажен внутренний ЭДО. С его помощью согласовывали и подписывали договоры, соглашения, служебные записки, приказы, локальные нормативные акты, распределительные документы. Была настроена работа с поставщиками и клиентами. Но прежняя система перестала справляться с новыми задачами, а также была слабо интегрирована с действующими учетными ERP-системами . Из-за закрытого кода были сложности с доработками организация зависела от вендора ПО.
Цели и задачи
В ГК МЕГАПОЛИС хотели получить инструмент, который могли бы развивать собственными силами. Поэтому остановились на решениях Directum со встроенными возможностями no/low-code-адаптации . Система не только могла закрыть текущие потребности внутреннего документооборота, но и охватить новые задачи, которые компания планировала включить в контур цифровизации: некоммерческие закупки (тендерные процедуры), договорную работу, заведение и переодобрение контрагентов.
С помощью Directum RX в компании планировали снизить налоговые и финансовые риски, а также:
- повысить прозрачность документооборота, особенно в бухгалтерском сегменте (фиксировать даты подписания, обеспечивать легитимность подписей, использовать единые шаблоны);
- обеспечить своевременное подписание документов в пределах налогового периода;
- наладить оперативную работу с документами в полевых условиях через мобильные приложения;
- оптимизировать ведение архива и нормативно-справочной информации, ускорить поиск и подбор документов при проверках;
- интегрировать систему с другими корпоративными решениями.
Кроме того, хотели сократить расходы на печать, обслуживание принтеров, хранение бумаг, а также исключить риск потери документов.
Решение
Проект по цифровизации бухгалтерского документооборота начался с детального исследования бизнес-процессов . Команда определила, какие внутренние первичные документы используются чаще. Их решили переводить в электронный формат в первую очередь. Ряд процессов оптимизировали уже на этапе подготовки.
- Методологический анализ показал, что некоторые бухгалтерские операции оформляются комплектом документов. В ряде случаев сократили количество бумаг и список согласующих, пересмотрели формы первичной документации и внесли изменения в учетную политику.
- До запуска системы определили, кто будет согласовывать и подписывать документы (регламентные маршруты), как проверять права и полномочия сотрудников, а также как учитывать доверенности. Были разработаны штампы подписи с ролями и должностями сотрудников.
Внедрение решений Directum должно было сократить финансовые риски 📷
На первом этапе перевели в электронный вид 13 видов документов. Основные критерии отбора документов для перевода в цифру высокая частота использования и значимость в бизнес-процессах . Тиражирование системы и обучение сотрудников бухгалтерскому электронному документообороту в компании проводили самостоятельно. Своими силами внедряли все последующие решения и обновляли систему на новые версии.
Согласование при сложной матричной системе управления
Компания объединяет два крупных направления табачное и пивное. Многие сотрудники работают сразу в обоих. Это значит, что у одного человека фактически два табельных номера, он должен подписывать документы от разных предприятий, но с одной учетной записи.
Требовалось настроить правила согласования документов так, чтобы они учитывали особенности обоих юридических лиц, а также сложную оргструктуру компании параллельное административное и функциональное подчинение.
Для этого интегрировали систему со справочниками компании, чтобы до отправки файла на согласование программа сверялась с ними. Исходя из того, к какому юридическому лицу относится первичный документ, она выбирает для подписания корректную должность, права и полномочия сотрудника. Работнику не нужно думать о том, в профиле какого юрлица он сейчас находится, электронная подпись будет актуальная.
Интеграция системы со справочниками необходима также для правильного построения маршрута согласования. Пример:
- Чтобы утвердить авансовый отчет, системе нужно определить административно-функциональных руководителей подразделения, в котором работает сотрудник. Документы для главного офиса утверждает главный бухгалтер, для филиала – его директор.
- После того как выстраивается маршрут на согласование, система еще до отправки документа проверяет, есть ли право подписи у сотрудника, которому документ придет на утверждение.
- Одновременно проверяется, работает ли сейчас подотчетное лицо. В обратном случае маршрут будет выстроен на заместителя, чья подпись тоже правомерна. Сделано это для того, чтобы работа шла без задержек.
Бухгалтер ОЦО, подотчетное лицо и административный руководитель подписывают документы простой электронной подписью, но утверждают всегда усиленной 📷
Легитимное подписание для полевых сотрудников
Механики и сотрудники складов раньше не имели учетных записей в корпоративной системе. Но тоже получали оборудование, спецодежду, подписывали первичные бухгалтерские документы. Поэтому пришлось создать более 3 тыс. профилей в корпоративной системе, чтобы подключить к системе работников без автоматизированного рабочего места.
Сотрудники проставляют на документах простую электронную подпись (ПЭП) в личном кабинете (ЛК) с мобильных устройств. На некоторых площадках для доступа к ЛК установили инфокиоски. Забытый пароль сотрудник может запросить через Телеграм-бот , а разовый пароль получит его руководитель.
Для того чтобы все действия имели юридическую значимость, в компании скорректировали локальные нормативные акты и дополнили регламент про электронный документ. Со всеми работниками подписали дополнительные соглашения к трудовому договору о том, что ПЭП приравнивается к собственноручной подписи на бумаге.
Также изменения затронули других работников дистрибьютора торговых агентов, водителей-экспедиторов. Некоторые из них бывают в офисе только 1-2 раза в неделю. Раньше торговые агенты оформляли документы на бумаге, так как вести в цифровом виде отчеты о выдаче товаров для рекламы было невозможно. Теперь все подписывается в электронном виде прямо с планшетов сотрудников, без необходимости заезда в офис. Отчеты запускаются на согласование и подписание на основе данных учетной системы автоматически. После они отправляются бухгалтеру в ОЦО, который проводит контрольные процедуры.
Еще оперативнее подписывать документы стали за счет подключения мобильного приложения Directum Jazz на личные телефоны. Это помогло снизить юридические и налоговые риски, особенно с учетом того, что с 2025 года компания перешла на ежемесячный налог на прибыль.
Больше 2 000 сотрудников компании подписывают документы удаленно 📷
Результаты
Благодаря внедрению решений Directum в ГК МЕГАПОЛИС оптимизировалась работа бэк-офисного персонала (не требуются доп. ресурсы) при росте объемов бизнеса около 7-8% в год. Компания избавилась от бумажных документов, ручных проверок и дублирующих операций.
Внедрение Directum RX помогло:
- снизить разрыв до одного рабочего дня между датой подписания на бумаге и фактическим проведением операции в учете;
- улучшить процесс контроля маркетинговых расходов и бонусных программ;
- оперативно подписывать документы в мобильном приложении, что особенно важно для руководителей, которые часто бывают в рабочих поездках;
- обеспечить правомерность документов, которые оформляются инвентаризационной комиссией;
- наладить системные проверки отсутствующих бумаг.
Аудиторы управления внутреннего контроля имеют полный доступ к документам. Это повышает эффективность их работы и снижает количество запросов в разные подразделения компании. Кроме того, руководство отмечает непредвиденные положительные эффекты. Среди них выросла цифровая грамотность персонала, появились внутренние амбассадоры цифровизации, у работников повысились навыки проектного управления.
На привыкание и полную адаптацию к работе в системе у пользователей ушел год. Сейчас сотрудники положительно оценивают взаимодействие, а благодаря интеграции с планшетами торговых агентов и полевых сотрудников проект получил дополнительную поддержку и признание. Поступает большое количество инициатив по трансформации текущих бизнес-процессов со стороны экономистов, логистов, юристов, которые увидели успешную работу бухгалтерии на платформе Directum RX, удобство быстрого согласования, подписания и контроля документов. Я очень довольна выбором продукта, который развивается, обогащается новыми инструментами и позволяет закрывать многие потребности нашей компании.
Екатерина Головкина, руководитель управления развития внутренних бизнес сервисов финансового департамента ГК МЕГАПОЛИС