Сегодня я хочу показать вам свою систему планирования и рассказать об инструментах, которые я использую, и как я приспособила их к своим нуждам — так, чтобы они выполняли то, что мне требуется:
- Быстро захватывали задачи и идеи, не требуя лишних действий и долгих размышлений
- Максимально просто позволяли распределять задачи по времени
- Не оставляли ни одну из задач без внимания и контроля в бесконечных списках
Методом экспериментов, проб и ошибок я пришла к связке цифровых и физических решений, которые удачно вписались в мою жизнь и которые я с успехом применяю уже не первый год. Возможно, вы найдете некоторые идеи и для себя.
Мои инструменты
- Годовой стенд
- Приложение Strive
- Google-календарь
- Бумажный ежедневник
Годовой стенд
По сути, это быстрая шпаргалка по задачам, которые повторяются в течение года или о которых нужно не забыть в определенные месяцы. Он выглядит так:
Физически это кусок армирующей сетки, купленный в строительном магазине, с 12 листками на каждый месяц.
- На синих стикерах я пишу домашние и семейные задачи (например, сезонная уборка в апреле и октябре, цифровая уборка в феврале, подбор новогодних подарков в ноябре и т.п.)
- Розовые стикеры — это творческие проекты, такие как изготовление новогоднего декора в ноябре или обновление парка вязаных тапочек к осени
- На желтых стикерах — задачи, связанные со здоровьем (например, курсы массажа два раза в год, курсы витаминов и трав)
- Зеленые — садово-огородные дела
Приложение Strive
Сразу скажу, я перепробовала много разных подобных сервисов, но всегда было что-то, что меня не устраивало. Обычно они грешат либо ненужной сложностью, либо крайне урезанным функционалом для бесплатных тарифов (а это не та задача, за которую я готова платить). Strive «зашел» мне сразу — простой и очень удобный. Это приложение для командной работы, поэтому существует платный тариф, но если пользоваться только для себя, то бесплатного функционала более чем достаточно. Есть синхронизация между устройствами, так что очень удобно добавлять задачи в телефоне из любого места.
Strive работает по принципу «канбан». Сначала создаются «пространства» для разных команд или групп проектов, а внутри них — проекты. Я по своему обыкновению выбрала максимальную простоту и создала одно пространство и в нем два проекта: «Личное» и «Рабочее». Внутри каждого находятся доски со списками задач.
Схематично это выглядит так:
- Доска «Неразобранное» служит для сбора всех мыслей, идей и задач, которые пока не не имеют срока выполнения
- На доски «1,2,3 месяц» я раскидываю задачи из «неразобранного», которые нужно выполнить в ближайшие 3 месяца (как вы, вероятно, знаете, я предпочитаю планирование по сезонам). Сюда же я добавляю относительно крупные покупки и расходы, чтобы заодно видеть финансовую нагрузку
- Для «личного» я добавила еще доску «Творческие проекты». Если вы, как и я, творческий и рукодельный человек, то знаете, что творческих идей и планов бывает настолько много, что среди них может потеряться все остальное, поэтому я решила выделить их в отдельную группу.
В итоге моя панель планирования в Strive выглядит так:
Задачи могут содержать подзадачи, что удобно для затяжных проектов, таких как сезонная уборка или организация цифрового пространства.
Google Календарь
Его я приспособила к своим нуждам не совсем традиционным способом. Опять же, у меня всего два календаря — рабочий и личный, которые отображаются одновременно. Это первое место, где встречаются мои рабочие и личные задачи, и где я вижу, насколько я загружена как единый человек)
- «Мероприятия» я использую для повторяющихся с какой-либо периодичностью задач. Зеленые относятся к работе, розовые — к личной сфере.
- «Задачи» я использую в качестве разовых напоминаний
Примеры:
- Я создаю мероприятие «Аудит бюджета за месяц» в личном календаре и устанавливаю повтор на первое число каждого месяца.
- Мероприятие «Зарядить витамины в таблетницу» — на каждое воскресенье
- Мероприятие «Контент в ВК на неделю» — в рабочий календарь на каждый понедельник
- Я создаю задачу «Закончить альбом с образцами» на ближайшую субботу
- Задача «Запустить рекламную кампанию» на 1 марта
- Задача «Заказать чехол для телефона» — на сегодняшний вечер
Время для мероприятий и задач не указываю, чтобы не усложнять.
Ежедневник
Это второе место, где отображается тот факт, что я — один человек, который должен жонглировать и личными, и рабочими задачи. Он служит для более детального плана на день и разброса задач по приоритетам.
Ежедневником я пользуюсь только за рабочим столом в течение дня, поэтому не добавляю в него вечерние хлопоты по дому. Я условно делю страницу на 5 блоков:
- Утренняя рутина — тренировка, душ, витамины, подготовка продуктов для ужина, планирование дня, ответы на письма и т.п. Конечно, я все это не записываю, потому что давно выполняю на автомате. Но записать в этот блок я могу то, что важно сделать утром — например, записаться к врачу.
- Первый рабочий блок — самые важные и сложные рабочие задачи, требующие максимальной концентрации
- Дневной блок (домашний) — обед, приготовление ужина, небольшая физическая разминка, прогулка, полив цветов, запуск стирки и т.д
- Второй рабочий блок — оставшиеся менее приоритетные рабочие задачи
- Финальный блок — все, что мне нужно сделать прежде, чем покинуть домашний офис — отменить подписки, вбить расходы, очистить почту, сменить пароли; по пятницам — составить план на следующую неделю
Теперь о том, как все эти инструменты работают в связке.
Мой процесс планирования
Захват задач
Все, что приходит мне в голову «Надо бы сделать», я помещаю в одно из мест:
- Если есть конкретная дата — в Google Календарь (например, 27 февраля «Убрать машину — будут чистить двор»)
- Если нет конкретной даты — на доску «Неразобранное» в Strive (например, «Посчитать материалы для сарая»)
Чтобы делать это быстро, я вытащила виджеты этих приложений на экран телефона:
Каждый год (в начале января)
Я предпочитаю составлять планы не в конце предыдущего года, а в начале января — это более спокойное и вдумчивое время. Первым делом я приклеиваю свои цветные стикеры к годовому стенду — относительно тех задач, которые нужно выполнять в определенные месяцы.
Каждый сезон (в конце сезона)
- Смотрю на годовой стенд, раскидываю задачи из него в Strive (на доски ближайших трех месяцев)
- Смотрю в «Неразобранное», выбираю из него задачи, которые хочу сделать в течение этих месяцев, тоже раскидываю по месяцам
- Просматриваю «Творческие проекты», выбираю и распределяю так же
Каждый месяц (в конце месяца)
- Иду в Strive, смотрю на задачи этого месяца, назначаю им даты и сроки, заношу в Google Календарь
- Если задачи крупные, разбиваю на более мелкие и распределяю в течение месяца
Каждую неделю (по пятницам)
- Смотрю в Google Календарь, переношу задачи из него в ежедневник в соответствующие блоки
Каждый день (утром)
- В рабочие дни — еще раз сверяюсь с Google Календарем, добавляю в ежедневник сегодняшние задачи, распределяю по приоритетам
- В выходные — просто ориентируюсь на Календарь
Подытоживая:
- Набросок года у меня находится на годовом стенде
- Основная «канва» планирования у меня находится в Strive — на доске «Неразобранное» висит вообще все, что приходит в голову, без всякой сортировки — и на досках ближайших трех месяцев приоритетные задачи
- Календарь и ежедневник служат более детальному планированию недель и дней
Читайте также: