В области интересов "Решение" организационного аспекта имеются две Альфы: "Проект" и "Спецификация".
Проект
Постараемся определить понятие "проект", так как именно этот бизнес-объект (функциональный объект) является основополагающим в рассматриваемой системе деятельности. Определений проекта существует множество. Более того, любой уважающий себя практик или преподаватель дисциплины считает своим долгом предложить свое определение. Во всех этих определениях существует нечто общее, но есть и особенности. Познакомимся с несколькими наиболее употребляемыми определениями понятия "проект" из вполне авторитетных источников. Но сначала рассмотрим те варианты смыслов, которые обозначает слово проект в его повседневном применении.
Слово "проект" может обозначать разные сущности.
Во-первых, документацию для создания продукта (design), например: эскизный проект; технический проект; проект дома.
Во-вторых, черновую версию документа (draft), например: проект договора; проект квартального отчета.
В-третьих, идею (idea), например: празднование в проекте.
И, наконец, деятельность (project), например: проект строительства дома; проект автоматизации. Именно в этом смысле понятие проект будет нас интересовать далее.
Если обратиться к данным этимологических исследований, в частности к материалам Википедии, происхождение термина project уходит корнями в латинский язык. Оно берет начало от слова projectum, образованного от глагола projicere, что дословно переводится как "продвигать вперед" или "заблаговременно выдвигать". Само это латинское слово состоит из двух значимых частей: приставки pro, указывающей на нечто, предшествующее основному действию, и корня jacere, означающего "двигать" или "метать вперед". Исходя из этого, изначально понятие project отождествлялось с тем, что должно предшествовать активным действиям, то есть было синонимом понятия "план".
Важно отметить, что первоначально термин не относился к самому процессу реализации намеченного. Результат, получаемый по итогам выполнения запланированных шагов, в латинском языке обозначался отдельным словом - object.
Существенные изменения в трактовке произошли в английском языке в пятидесятые годы прошлого столетия, в период активного развития дисциплин управления проектами. Именно тогда значение слова project расширилось и вобрало в себя смысловое содержание термина object. Таким образом, в современном понимании "проект" синтезирует в себе как план действий, так и сам процесс его осуществления. В словаре Webster сегодня можно найти лаконичное определение: project - это planned undertaking. На русский язык данное словосочетание корректнее всего переводить как "запланированное начинание" или "предпринятое действие", подчеркивая связь с глаголом "предпринимать", а не с понятием производственного предприятия.
Определения:
В самом широком понимании, проект - это ограниченное во времени целенаправленное изменение отдельной системы с установленными требованиями к качеству результатов, возможными рамками расхода средств и ресурсов и специфической организацией (Ассоциация Управления Проектами, СОВНЕТ Управление проектами: Основы профессиональных знаний, Национальные требования к компетенции специалистов).
Проект - это ограниченное во времени усилие (мероприятие, предприятие), предпринимаемое для создания уникального продукта или услуги (PMBOK Guide 2000 Edition).
Проект - уникальный процесс, состоящий из совокупности скоординированных и управляемых видов деятельности, имеющий начальную и конечную дату выполнения, предпринимаемый для достижения цели, соответствующей установленным требованиям, включая ограничение по времени, затратам и ресурсам (ISO 10006:2003).
Проект - это комплексное, не повторяющееся, одномоментное мероприятие, ограниченное по времени, бюджету, ресурсам, а также четкими указаниями по выполнению, разработанными по потребности заказчика (Клиффорд Ф. Грей, Эрик У. Ларсон Управление проектами: Практическое руководство - М.: Издательство “Дело и сервис”, 2003).
Проект, - это замысел, который характеризуется:
- Однократностью реализации (уникальностью замысла).
- Наличием четких и ясных целей.
- Ограничениями по срокам и финансам.
- Обособленностью проекта от других замыслов и бизнес-процессов.
- Наличием собственной организационной схемы реализации.
(Немецкий институт нормирования и стандартизации).
Проект в рамках программы работ по комплексу (образцу), проект (project): Совокупность взаимосвязанных организационно-технических мероприятий, планируемых как часть программы в интересах создания и эффективного использования ПВН (ГОСТ Р 56136–2014 Управление жизненным циклом продукции военного назначения. Термины и определения).
Во всем этом многообразии определений можно выделить следующие общие черты:
- проект характеризуется уникальностью замысла, он предусматривает продуктивное действие;
- проект конечен по времени, это временное предприятие;
- сложность проекта предполагает создание отдельной организационной системы для управления им;
- проект всегда осуществляется при ограниченных возможностях (финансы, люди, оборудование и т.п.)
Вместе с тем, указанные характерные особенности не являются гарантированным основанием причисления к проекту. Деятельность может вестись с учетом сложившихся внешних факторов и внутренних условий, в соответствии с опытом и деловой практикой конкретной организации, не прибегая при этом к концепту проекта и без использования методов проектного управления.
Безусловно, есть более "проектные" ситуации, в есть - "менее" проектные. В первом случае хорошей практикой является использование методов организации и управления, специально предназначенных для решения таких задач - методов проектного управления.
Компания к проектной деятельности может отнести:
- разработку и внедрение новых организационных структур;
- мероприятия по развитию филиальной сети;
- создание курсов обучение персонала;
- внедрение систем автоматизации;
- маркетинговые исследования;
- организацию и проведение конференций и выставок;
- проведение НИР и ОКР;
- модернизацию производственной системы;
- постройку новых или реконструкцию имеющихся объектов недвижимости;
- проведение крупных сделок;
- создание нового бизнеса, и т.п.
Состояния Альфы "Проект":
1. Проект замыслен: У Заказчика есть представление о возможности и целесообразности реализации собственных Целей посредством организации Проекта.
2. Проект инициирован: Определены требуемые выходы и результаты Проекта, созданы необходимые и достаточные условия для выполнения Проекта.
3. Проект подготовлен: Все предварительные условия для начала Проекта выполнены.
4. Проект начат: Команда собрана, и работы выполняются.
5. Проект завершен: Результаты проекта получены.
6. Проект закрыт: Все оставшиеся служебные задачи завершены, и Проект официально закрыт.
Альфа "Проект" включает в себя несколько значимых подальф.
- Продукт проекта.
- Результаты проекта.
- План проекта.
- Бюджет проекта.
- Документация проекта.
- Ресурсы проекта.
- Риски проекта.
Подальфа "Продукт проекта" была представлена ранее как Альфа при рассмотрении инженерного аспекта. Остальные подальфы будут являться объектами дальнейшего изложения.
Спецификация
Спецификация - это перечень (свод) с набором требований, ограничений, допущений и предписаний, которым должен соответствовать осуществляемый проект. Это по сути договор между командой проекта и заказчиком, который регулирует объём обязательств по достижению результатов в проекте.
Обычно в состав спецификации входят:
- Требования к продукту.
- Ограничения "магического треугольника".
- Допущения.
- Предписания.
Требования к продукту (решению) представлены Альфой инженерного аспекта и были рассмотрены ранее.
Ограничения магического треугольника.
Для каждого проекта при заданных требованиях к продукту существует так называемый "магический треугольник" ограничений - фигура в трех осях: сроки, содержание (качество), ресурсы (бюджет).
Так как проект это временное предприятие, то время его завершения должно быть установлено явно. В свою очередь, содержание проекта определяется посредством выбора методов и планирования работ по созданию продукта проекта в рамках инженерного аспекта с учетом состава имеющихся ресурсов и возможностец их привлечения.
Таким образом, время, содержание (качество) и ресурсы (бюджет) тесно связаны между собой, и нет волшебного способа улучшать все одновременно. Сроки снижаются за счет увеличения бюджета. Снижение бюджета приведет к отказу от части работ или ухудшению качества. Добавление работ в перечень потребует дополнительных ресурсов или времени.
В результате мы имеем постановку многокритериальной задачи. Из всех возможных способов решения многокритериальных задач доверие вызывает только следующий: важный показатель должен удовлетворять критерию пригодности, а тот показатель, которым можно поступиться - оптимизационному критерию.
Тогда возможны три основных стратегии установления ограничений в проекте.
- Приоритетом является срок проекта, определению и оптимизации подвергнется бюджет проекта и/или качество продукта.
- Приоритетом является бюджет, тогда в соответствии с оптимизационным критерием будут определены сроки и/или качество.
- Приоритетом является качество, оптимизируется бюджет и/или сроки.
Допущения
Под допущениями понимаются исходные условия, которые проектная группа принимает как данность в процессе планирования и расчета ключевых показателей проекта. Они служат своеобразной основой для дальнейших вычислений, когда точные данные еще отсутствуют.
В перечень типичных допущений могут входить:
- источники данных для расчета стоимости или продолжительности работ (например, экспертные заключения, данные из аналогичных завершенных проектов, нормативные справочники);
- предположения о доступности необходимых ресурсов, а также об их будущей стоимости и сроках поставки;
- планируемые даты, к которым ресурсы будут выделены и начнут работу;
- предварительная оценка степени важности и приоритетность проектных рисков;
- намеренное исключение из плана некоторых видов деятельности (к примеру, специфических тестирований оборудования);
- предпосылка о том, что контракты с подрядчиками удастся заключить на заранее оговоренных условиях;
- текущая или прогнозируемая рыночная ситуация и другие подобные факторы.
Главная функция допущений - восполнить пробелы в знаниях на начальном этапе. Проще говоря, они временно замещают собой неизвестные переменные, позволяя команде двигаться дальше, несмотря на неполноту исходной информации.
Предписания
Спецификация может быть открытой и закрытой.
Открытая спецификация описывает только требования, ограничения и, при необходимости, допущения.
Закрытая спецификация устанавливает не только требования и ограничения, но и указывает на способы, инструменты или технологии, которые нужно использовать при создании продукта и управлении проектом.
К таким предписаниям могут относиться:
- указание на необходимость применения методов системной инженерии;
- требование создание общих органов для всех участников постановки требований и приемки продукта;
- обеспечение ведения реестра (базы данных) требований и решений;
- разрешение на привлечение профессиональных бизнес-аналитиков для работы с требованиями и выстраивания соответствующего процесса и т.п.
Для расстановки приоритетов в задачах, описанных в спецификации, часто применяется специальный подход. Одним из распространенных инструментов является метод MoSCoW (акроним для Must have, Should have, Could have, Won’t have - Критическое, Важное, Желательное, Дополнительное).
Основная задача этого метода - помочь команде проекта структурировать требования согласно их значимости. Благодаря такому разделению команда может разумно распределять имеющиеся ресурсы и время, концентрируя усилия на ключевых, обязательных к реализации функциях и не тратя лишние силы на второстепенные детали.
При использовании данной схемы все требования делятся на четыре группы: "Критически важные" (без них продукт не работает), "Важные" (их стоит сделать, но можно отложить), "Желательные" (реализуются при наличии времени) и "Дополнительные" (текущие задачи, которые в этот раз выполняться не будут). Чтобы приоритеты всегда соответствовали реальному положению дел, необходимо периодически возвращаться к их обсуждению с участниками команды и заказчиками, корректируя список по мере развития проекта.
Состояния Альфы "Спецификация":
1. Спецификация сформулирована: Заказчик признает, что существуют требования, ограничения, допущения и предписания, фокусирующие его цели в проекте.
2. Спецификация установлена: Признается, что спецификация соответствует цели проекта.
3. Спецификация приоретизирована: Определены приоритеты в выполнении требований и ограничений проекта с учётом имеющихся возможностей и рисков.
4. Спецификация закрыта: В проекте реализовано достаточно требований и ограничений, для того чтобы заказчик признал, что проект в полной мере удовлетворяет его целям, и его можно признать завершенным.
Отношения между Альфами
Альфы "Проект" и "Спецификация" находятся в отношениях с альфами областей интересов "Клиент", "Решение" и "Деятельность".
- Проект предпринимается заказчиком для достижения своих целей.
- Заказчик предпринимает действия по определению спецификации, которая формируется на основе его целей.
- Проект должен соответствовать спецификации.
- Проект выполняется командой проекта.
- Спецификация определяет объём и ограничивает работы управления, которые, в свою очередь, обновляют и изменяют проект.
Выводы
Если исходить из смысла, который вкладывается авторами в приведенные выше определения проекта, то можно утверждать следующее: Проект как Альфа организационного аспекта представляет собой Действие. Тогда цель проекта должна быть сформулирована в виде задачи достижения данным бизнес-обьектом (альфой) конечного состояния - "Проект закрыт".
В общем виде цель проекта может быть сформулирована следующим образом: В условиях заданных ограничений (время, ресурсы, содержание) создать продукт проекта, обладающий ценностью для потребителя и порождающий ожидаемые эффекты и выгоды для заказчика.
Например, цель проекта: Не позднее декабря текущего года осуществить запуск производственной линии автоматического раскроя металла в цехе N 1, соответствующей техническому заданию, и стоимостью не более 10 млн. руб.
Сравните с целью заказчика, послужившей основанием для инициации проекта:
Получить дополнительный доход за счет продажи деталей, изготовленных сверх плана посредством повышения производительности производственной системы цеха N 1.
Очевидно, что для постановки задачи на основании цели заказчика, необходимо определить способ достижения данной цели, т.е. сделать выбор продукта проекта и сформировать его концепцию. И только в этом случае становится возможным передать полномочия, обязанности и ресурсы команде проекта и требовать результата от ее руководителя. Идеальным является наличие полной спецификации. При повышении уровня мандата, переданного в проект, увеличивается неопределенность и возникают предпринимательские риски, которые нарушают стройность ограничений "магического" треугольника и не могут быть в полной мере предметом ответственности команды проекта.
Итак, хорошей практикой должно считаться следующее:
- Намерение заказчика в отношении проекта (цель проекта) следует формулировать в форме задачи.
- Перед началом проекта должны быть определены продукт проекта, сроки и его бюджет (ресурсы), т.е. сформирована спецификация.
- Все действия, которые необходимо произвести и все решения, которые необходимо принять для определения продукта проекта и параметров спецификации следует завершить до начала проекта.
- Проект должен быть выполнен:
- не позднее установленного срока;
- в полном объеме и качественно;
- в рамках бюджета.
Отметим, что существующие методологии и фреймворки управления проектами практически никогда не содержат в своем составе методов проблемного анализа, целеполагания, сценарного принятия решений и и.п. Это косвенно подтверждает ограничение концепта проекта исключительно планированием и исполнением работ в рамках выполнения задачи. Понимая это, в последнее время ведущие центры развития методологии проектного управления выпустили документы, предусматривающие дискурс о выгодах, эффектах проектов и их связи со стратегией компании, например: ГОСТ Р ИСО 21502-2024 Управление проектами, программами и портфелями. Руководство по управлению проектами; PMBOK® Guide - 8.