...Пролог. Сигнал бедствия
Это случилось в обычный вторник. Ничто не предвещало беды.
Утром Василий пил своё любимое кофе и просматривал отчеты. Запасы в норме, поставки идут по графику, финдиректор молчит — значит, всё хорошо. Последние полгода он потратил на внедрение системы планирования, и, кажется, жизнь наладилась.
Ровно до 10:47.
Именно в это время в кабинете появился технолог Коля. Его лицо было таким, будто он увидел призрака всех когда-либо уволенных снабженцев.
— Вася, — выдохнул Коля. — У нас проблема.
Василий отставил кружку. От таких интонаций кофе переставал быть вкусным.
— Персик, — продолжил Коля. — Завтра запускаем линию, а наполнителя — на дне. Буквально. Три ведра.
— Как три ведра? — Василий открыл систему. — Вот же отчет: остаток 23 ведра. Я своими глазами вчера смотрел.
— Смотрел он, — Коля уже не скрывал паники. — Пойдем покажу.
Через пять минут они стояли в кладовке. Там действительно стояли три ведра персикового наполнителя. И пустота. Много пустоты.
А завтра должна уйти фура с персиковым йогуртом в федеральную сеть. 10 тонн. Контракт, которого добивался коммерческий отдел полгода.
Василий почувствовал, как где-то в районе желудка зарождается холод. Тот самый холод, который означает одно: сейчас начнется.
И понеслось.
Глава 1. Место преступления — склад
Первым делом Василий закрыл дверь кладовки и запретил туда заходить. Ему нужно было понять, что произошло.
Ситуация была абсурдной. Система планирования, которую они так старательно внедряли, показывала одно. Реальность — другое. Расход — 20 вёдер за два дня, хотя по технологии должно уходить 3 ведра в день.
— Дядя Боря, — позвал Василий кладовщика. — Объясни.
Дядя Боря — человек с 40-летним стажем, который помнил еще советские нормативы и кладовщицкую этику времен дефицита. Он тяжело вздохнул, снял очки и выдал:
— Так это, Вась, технолог Коля вчера приходил. Говорит, срочно надо персик, новую партию тестируют. Ну я и выдал без документов. Потом оформим, думал. А потом закрутилось, завертелось, короче забыл, сейчас все будет.
Василий закрыл глаза. Знакомая картина: человеческий фактор, неоформленные выдачи, расхождение учета и реальность.
Но это было только начало.
Глава 2. Подозреваемые и свидетели
Василий собрал совещание. В кабинете собрались:
Коля-технолог — тот, кто брал наполнитель без документов
Дядя Боря — тот, кто выдал
Мария-экономист — та, кто теперь будет считать убытки
Представитель коммерческого отдела — тот, кто обещал сети персик
Начальник производства — тот, кто отвечает за выполнение плана
— Итак, — начал Василий. — У нас 10 тонн персикового йогурта должны уйти завтра. Наполнителя нет. Что делаем?
— Можно заменить на клубнику, — робко предложил коммерсант. — Сеть любит клубнику.
— Нельзя, — отрезал Коля. — Упаковка уже с персиковым дизайном. Стаканчики с персиком, крышки с персиком. Если разольем клубнику в персиковые стаканчики — это брак. Штраф от сети и потеря лица. Для клубники нет упаковки, по плану поступит через 3 дня.
— А если перенести отгрузку? — спросил начальник производства.
— Сеть выставит штраф за срыв поставки. 15% от стоимости, — Мария уже считала. — Это около 700 тысяч рублей.
Тишина. Василий смотрел на дядю Борю. Дядя Боря смотрел в пол.
— Ладно, — сказал Василий. — Ищем ФЯН персиковый (наполнитель).
Глава 3. Оперативные мероприятия
Дальше началась классическая оперативная работа, знакомая каждому снабженцу.
Звонок - Поставщик 1.
Звонок постоянному поставщику:
— Персик есть? Срочно. 20 вёдер.
— Есть, но только через три дня.
— Не успеваем.
— Извини.
Звонок - Конкуренты 2...
Обзвон коллег с соседних заводов. Знакомый снабженец с другого предприятия ответил:
— Есть 15 вёдер, но забирайте сами, и цена двойная.
— Везу.
Василий отправил водителя с деньгами. Через четыре часа 15 вёдер были на складе.
Звонки бесконечности «Чудо».
Еще 5 вёдер нашли у мелкого перекупщика, который работал из гаража. Еще 5 — сняли с другой линии, где персик не был срочным.
К вечеру 25 вёдер (ровно столько, сколько нужно) стояли в цехе.
Линию запустили. Фура ушла вовремя. Штрафа удалось избежать.
Но Василий не спал всю ночь. Он понял: система дала сбой. И если не разобраться, это повторится.
Глава 4. Анализ улик. Что пошло не так?
Утром Василий собрал данные. Картина вырисовывалась тревожная.
Улика №1. Неучтенные выдачи.
Дядя Боря выдал 20 вёдер без документов. Формально — для тестов. Фактически — Коля тестировал новую рецептуру целую неделю, списывая наполнитель, но не оформляя.
— Почему не оформили? — спросил Василий.
— А система долгая, весит как всегда — ответил Коля. — Пока заявку напишешь, пока проведут — проще взять бумажную оформить, а потом провести электронную.
Знакомо? Еще бы.
Улика №2. Ошибка в рецептуре.
Дальше — интереснее. Василий проверил технологическую карту. По документу на 1 тонну йогурта уходило 50 кг наполнителя по системе. Но Коля тестировал новую рецептуру с увеличенной долей фруктов — 60 кг на тонну.
— А в систему изменения внесли? — спросил Василий.
Коля опустив голову, спрятав глаза, промолчал.
Система считала по старым нормам. Расход был выше, а план закупок оставался старым. Математика не сходилась, но никто не заметил.
Улика №3. Слепая вера в систему.
Василий сам доверился цифрам в отчете и не проверил склад физически. Система показывала 23 ведра. Значит, можно расслабиться.
— Я повелся, — признался он себе. — Решил, что если MRP настроено, то можно спать спокойно. А MRP считает только то, что в него забили. Забили мусор — получили мусор.
Глава 5. Приговор и работа над ошибками
Василий собрал новое совещание. Но теперь без криков — с выводами.
Приговор по делу о пропавшем персике:
1. Дядя Боря — виновен в выдаче по бумажным накладным. Но смягчающее обстоятельство: выполнял указание технолога. Наказание: замечание и обязательство не отступать от процедур своевременного оформления в 1С, точнее запрета на выдачу ТМЦ без заявки оформленной должным образом и проведенной в 1С.
2. Коля-технолог — виновен в изменении рецептуры, а так же оформлении бумажной заявки без системы. Наказание: выговор и персональная ответственность за актуальность данных.
3. Система учета — признана недостаточно защищенной от человеческого фактора.
4. Василий — признан виновным в излишней самоуверенности. Наказание: сам себе выговор и ночная смена для перепроверки остатков проведение инвентаризации в месте с дядей Борей.
Но главное — не наказать, а не допустить повторения.
Глава 6. Новый регламент (или как Василий подстраховался)
Василий ввел новые правила. Жесткие, но рабочие.
Правило 1. Физический контроль.
Раз в неделю — выборочная ревизия дорогих позиций. Система системой, но глаза и руки не отменяли. Дядя Боря теперь раз в неделю ходит с планшетом и сверяет фактические остатки по группе А (дорогие и критичные).
Правило 2. Никаких выдач без документов.
Даже если Коля просит «срочно, на тест». Сначала заявка в системе, потом движение товара. Исключение — только с подписью Василия или генерального. Дядя Боря получил право говорить «нет» не только технологу но и начальнику производства.
Правило 3. Контроль изменений.
Любое изменение рецептуры теперь проходит через отдел закупок. Технолог обязан уведомлять за три дня. Иначе — персика не будет. И отвечать за срыв поставки будет тот, кто менял нормы, не предупредив.
Правило 4. Резервный канал.
У Василия теперь есть список проверенных перекупщиков и мелких поставщиков. На случай форс-мажора — с двойной ценой, но со скоростью. Это как огнетушитель: лучше не использовать, но должен быть.
Правило 5. Входной контроль документов.
Любая партия от нового поставщика — сначала проверка документов, потом оплата. Перекупщики из гаража теперь обязаны привозить декларации и сертификаты, иначе — мимо.
Эпилог. Месяц спустя
Прошел месяц. Система работала. Но Василий больше не расслаблялся.
Каждую пятницу он обходил склад. Смотрел на остатки, разговаривал с дядей Борей, проверял документы. Дядя Боря сначала удивлялся, потом привык. Коля теперь все изменения согласовывал заранее. Маркетинг, кстати, тоже притих — узнав про новые правила, они дважды подумали, прежде чем менять дизайн.
А главное — финдиректор снова молчал. А молчание финдиректора, как известно, и есть высшая похвала для снабженца.
Сухой остаток: выводы для тех, кто не хочет терять персик
История Василия — не про сбой системы. Она про то, что никакая система не заменит головы.
Что понял Василий:
1. MRP — это инструмент, а не божество. Он считает только то, что в него забили. Забили мусор — получили мусор. Точность входных данных — зона ответственности людей.
2. Человеческий фактор никуда не делся. Дядя Боря, Коля, да и сам Василий могут ошибаться. Нужны защитные механизмы: двойные проверки, запрет на неучтенные выдачи, регулярные ревизии.
3. Физический контроль не отменяли. Система может показывать 23 ведра, а по факту — три. Доверяй, но проверяй. Особенно по дорогим и критичным позициям.
4. Изменения нужно синхронизировать. Технолог поменял рецептуру — закупщик должен знать. Маркетинг сменил дизайн — склад должен быть пуст. Иначе деньги на ветер.
5. Резервный план должен быть. Список поставщиков, которые могут привезти вчера. Деньги, выделенные на экстренные закупки. Это страховка, которая окупается.
6. Документы — всему голова. Даже если нашли товар, без документов он может оказаться бесполезным. Проверяй всё. Иначе голову открутит главный бухгалтер.
Вопрос к читателям
А у вас были такие истории? Когда система показывает одно, а по факту — пустота?
Как выкручивались? Вводили жесткие правила или надеялись на авось?
Сталкивались с тем, что технологи меняют нормы, забывая предупредить? Или кладовщики выдают «по знакомству» без документов?
Напишите в комментариях. Будет что обсудить.
Подписывайтесь, чтобы не пропустить следующее расследование. Говорят, у Василия назревает новое дело ….