Коллеги, давайте честно, у кого бывало такое? ✋
Конец месяца. Воспитатель сводит табель. Рядом сидит повар с ведомостью по
питанию, подходит медсестра с листками заболеваемости. Знакомая картина?
Обычная рабочая ситуация, которая часто превращается в головоломку.
Бумажный лабиринт и Excel-ловушки
Сейчас во многих детских садах табеля посещаемости ведутся или на бумаге, или в самодельных электронных таблицах. Приходится вручную складывать цифры по горизонтали и вертикали, как в школе. Это отнимает много времени,
которое можно было бы посвятить детям.
Но есть две новости: одна плохая, а вторая — очень плохая.
Часть 1. Плохая новость. Треугольник нестыковок: Воспитатель, Медсестра, Повар
В конце месяца происходит "сверка трех сторон". И здесь часто возникает путаница.
История про больничные, которые "разошлись" с реальностью
Представьте ситуацию. Родитель звонит воспитателю и говорит: "Мы заболели,
температурим, неделю не придем". Воспитатель в табеле ставит ребенку
пропуски, планируя, что позже родитель принесет больничный лист.
Проходит время. Родитель приносит справку... а там совсем другие даты! Например, болели по факту с 5 по 10 число, а в справке указано с 7 по 12. Или
вообще выясняется, что больничного не было — ребенок просто сидел дома с
бабушкой, а маме было так удобно сказать.
Что получается в табеле?
- Если ребенок болел и есть справка — нужно ставить "Б" (больничный) или "З" (заболевание).
- Если больничного нет, а ребенок не ходил — нужно ставить "С" (семейные обстоятельства).
Но у воспитателя физически не хватает времени отслеживать эти нестыковки!
Нужно запомнить, кто звонил, сверить даты в справке с фактическими днями
отсутствия, вспомнить, говорила ли мама про больничный или нет. А в
группе 20-30 детей, и у каждого свои нюансы.
К чему это приводит?
В конце месяца приходит медсестра для сверки. И тут выясняется, что в
табеле стоят "больничные" там, где их нет, или наоборот — пропуски висят
без статуса. Начинается разбирательство: перелистывание бумажек, звонки
родителям, попытки вспомнить, кто что говорил три недели назад. Время
уходит, нервы тратятся.
Если во время не исправить такие расхождения:
- Страдает статистика здоровья. Система показывает, что ребенок болел, хотя на руках нет подтверждения, или наоборот — не фиксирует реальные заболевания.
- Искажаются отчеты в Департамент. Ведомство получает некорректные данные и как следствие могут приниматься не правильные решения!
- Руководитель теряет премию. Именно так! Во многих регионах показатели заболеваемости напрямую влияют на эффективный контракт и премию заведующей. Если данные разошлись, деньги уходят мимо.
Часть 2. А теперь очень плохая новость. Скрытая угроза: Google-таблицы и миллионные штрафы
Многие скажут: «А в чем проблема? Мы давно ведем табель в Excel или Google
Таблицах, и нас всё устраивает. Зачем платить за автоматизацию?»
Давайте честно разберем, почему самодельные таблицы — это иллюзия удобства и почему профессиональная программа с единой базой данных (например, Система контроля деятельности образовательного учреждения) выигрывает по всем статьям.
МИНУСЫ GOOGLE-ТАБЛИЦ И EXCEL:
- Ручная сборка отчетов — это десятки часов работы
В конце месяца, квартала и года вы все равно сидите и «допиливаете»
данные руками. Отчеты, которые требует Департамент, не выпадают из
таблицы по кнопке. Например:
- Форма 85-К (отчет о деятельности дошкольной организации) — нужно вручную считать среднесписочную посещаемость, пропуски по болезни и т.д.
- Муниципальное задание — чтобы подтвердить выполнение показателей, приходится перепроверять каждую цифру.
- Отчетность по заболеваемости — медсестра собирает данные по группам, сверяет с табелем, ищет расхождения.
- Отчетность по посещаемости - старший воспитатель или заведующая детским садом тратит на это много времени чтобы свести данные по всему саду, а если сад имеет несколько корпусов? Времени на составление отчетности совсем не хватает и специалисты работают в авральном режиме.
Всё это можно сделать только ручным трудом. А если ошибка — пересчитывай заново.
- Нет аналитики в один клик
Хотите увидеть динамику посещаемости за полгода? Сравнить заболеваемость по группам? Посчитать, сколько дней пропустили дети с ОВЗ? В Excel для этого нужно:
- написать формулу,
- проверить, не съехали ли строки,
- убедиться, что кто-то случайно не затер данные.
В итоге вместо быстрого анализа — долгое «танцы с бубном».
- Данные про ОВЗ и льготные категории живут отдельно
Дети с ОВЗ требуют особого учета: они могут посещать сад по индивидуальному графику, иметь перерывы на реабилитацию. В обычной табличке легко потерять эту специфику. А когда приходит проверка — ищи-свищи, кто сколько пропустил и по какой причине. - Человеческий фактор и «затертые» данные
Кто работал в Excel, знает: достаточно случайно нажать не туда, потянуть не
за тот угол — и формула сломалась, данные уехали. А если таблицу ведут
несколько человек (воспитатели, методист, медсестра), начинается хаос.
Один сохранил, другой перезаписал — версии разъехались. И самое страшное, что все версии табеля хранятся у каждого на своем компьютере, в общей папке на сервере может храниться далеко не последняя версия! - Нет контроля целостности данных
В Excel можно исправить любую цифру задним числом. В конце месяца можно «подогнать» табель под повара или медсестру, и никто не узнает. Но
проблема в том, что исправленные данные теряют достоверность.
Департамент получает красивые цифры, которые не имеют отношения к
реальности. - Нет разграничения прав доступа
В Google-таблице все всё видят. Воспитатель может случайно залезть в
отчетность медика, повар — в личные данные детей. Это не только
неудобно, но и нарушает этику и закон 152-ФЗ. - Ведение учета детей в Google Таблицах или любом другом иностранном облачном сервисе — это нарушение Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных». Данные детей (ФИО, даты рождения, посещаемость, отметки о здоровье) передаются на сервера за пределами России. Штрафы для учреждений начинаются от 1 миллиона рублей. Роскомнадзор уже проводит проверки в школах и детских садах. Стоит ли рисковать бюджетом, ради Google-таблиц?
ПЛЮСЫ ЕДИНОЙ БАЗЫ (на примере программы Система контроля деятельности образовательного учреждения СКДОУ):
- Все отчеты — в один клик
Нажали кнопку — и получили:
- форму 85-К,
- данные для муниципального задания,
- статистику посещаемости по группам,
- анализ заболеваемости,
- отчет по детям с ОВЗ.
Ничего не надо считать вручную. Система сама собирает данные за любой период.
- Единая база для всех участников
Воспитатель отмечает детей в мобильном приложении за 30 секунд — данные мгновенно попадают в общую систему.
Медсестра видит реальную картину посещаемости и может сверить со своими листками.
Повар получает точное количество детей на завтрак, обед и ужин.
Заведующая видит сводку по саду в режиме реального времени.
Департамент получает выверенную отчетность без приписок.
- индексы здоровья,
- среднесписочный состав,
- пропуски по болезням и семейным обстоятельствам,
- посещаемость детей с ОВЗ (отдельно!).
Никаких ручных формул и проверок.
- Защита от исправлений задним числом
В СКДОУ табель блокируется в конце дня. Нельзя прийти через неделю и
сказать: «А давайте подправим циферки». Данные остаются честными. Это
спасает и от приписок, и от случайных ошибок. - Блокировка правок в конце дня. Никаких "добрых" подгонок под повара. Если на кухне ошибка — это вопрос учета питания, но табель остается точным.
- Российские сервера и безопасность данных
Все данные хранятся в России, соответствуют 152-ФЗ. Никаких рисков
миллионных штрафов. Разграничение прав доступа: воспитатель видит только свою группу, медсестра — медицинские данные, повар — цифры по питанию, заведующая — всё. - Экономия времени и нервов
Воспитатель тратит 30 секунд в день вместо часов ручного заполнения в конце месяца. Медсестра не бегает по группам с бумажками. Повар готовит ровно столько, сколько нужно. Заведующая спокойно сдает отчеты, зная, что цифры сходятся.
ИТОГ:
Таблицы — это иллюзия бесплатного решения. На самом деле вы платите своим
временем, нервами, риском штрафов и потерей премий. Профессиональная
база данных окупается спокойствием, точностью и реальной экономией
ресурсов.
Часть 3. Почему автоматизация выгодна Департаменту образования?
Внедрение автоматизированной системы — это не только удобство сада, но и прозрачность для города:
- Живые, а не "причесанные" данные. Департамент получает реальную картину посещаемости, а не цифры, подогнанные под отчетность кухни или медкабинета.
- Точная статистика для планирования. Можно объективно оценивать потребность в питании, финансировании и кадрах.
- Прозрачность работы учреждений. Легко сравнивать показатели разных садов, видеть лидеров и точки роста.
- Экономия бюджета. Исключаются приписки и искажения, значит, бюджетные средства распределяются честно и эффективно.
- Цифровая зрелость региона. Внедрение российских решений показывает, что система образования идет в ногу со временем и соблюдает закон.
- "Система контроля деятельности образовательного учреждения" исключает дублирование информации! Каждый сотрудник работая в Системе вносит свои первоначальные данные, которыми пользуются все остальные участники всего процесса!
Вопросы для обсуждения:
- Воспитатели, отзовитесь! Бывало, что табель не сходился с данными медсестры? Как находили общий язык?
- Для заведующих:
Знаете ли вы, что ваша премия может зависеть от того, насколько дружно
сработали воспитатель, повар и медсестра в конце месяца? Сталкивались с
неожиданным снижением выплат из-за статистики? - Для поваров:
Часто приходится корректировать меню или списывать продукты из-за
расхождений в табеле? Как проще — подстраиваться под цифры или работать с реальным количеством детей? - Вопрос безопасности:
Кто уже перешел на отечественное ПО? Действительно ли проверки
Роскомнадзора стали строже или пока можно работать в старом режиме? - Идеальный мир:
Если бы у вас была волшебная кнопка, которая автоматически сводит
табель, медотчеты и питание — нажали бы? Или "бумажка надежнее"?
Пишите свои истории в комментарии! Интересно узнать, как в разных садах выкручиваются из этих ситуаций. Самые жизненные истории обсудим отдельно!
Ставьте 👍, если хотя бы раз ловили себя на мысли: "Почему мы до сих пор это делаем вручную?"
#детскийсад #образование #дошкольноеобразование #воспитатель #заведующая #доу #табельпосещаемости #автоматизация #цифровизация #управление #департаментобразования #минобр #статистика #отчетность
#цифровизацияобразования #эффективныйконтракт #мониторинг #прозрачность #бюджет #госзадание #управлениеобразованием
#заведующаядоу #руководительдоу #управлениедоу #эффективныйруководитель #финансыдоу #премия #отчетностьдоу #оптимизация #бюджетноеучреждение
#современныйсад#персональныеданные #152фз #роскомнадзор #штраф #закон #юридическаябезопасность #гуглтаблицы #защитаданных #безопасность #правоваяграмотность
#автоматизациядоу #цифровойсад #электронныйтабель #мобильноеприложение #itвобразовании #современныетехнологии #умныйсад #skdou #системаконтроля #эффективность