Бумажка в PDF — это не первичка
🔥Два месяца веду канал — и вот первый ощутимый плюс: одним постом можно объяснить сразу нескольким клиентам одно и то же.
Сейчас закрываем год, делаем инвентаризацию документов. Рассылаю реестры: что донести, чего не хватает. Документы приходят. По списку. Всё красиво.
Но какие?
PDF без подписи. Без печати. Просто файл с текстом.
Клиент уверен: «Я всё отправил».
И вот здесь начинается интересное.
Да, в учёте я поставлю расход. Но если придёт проверка — что я покажу инспектору? Этот файл?
Первичный документ — это не «что-то похожее на акт». Это документ с обязательными реквизитами. Статья 9 закона № 402-ФЗ прямо говорит, их семь:
▫️название документа
▫️дата
▫️кто составил (название, ИНН / ФИО ИП)
▫️содержание операции
▫️сумма и единицы измерения
▫️должность ответственного лица
▫️личная подпись ответственных лиц с расшифровкой
👉 Нет хотя бы одного — юридической силы нет.
Теперь про деньги.
Предприниматель на УСН 15% включил в расходы 1 500 000 ₽ по таким «PDF-актам».
Проверка снимает расход как неподтверждённый.
И это уже не теория.
Налог к доплате — 225 000 ₽.
Плюс пени.
Плюс штраф.
Пока всё спокойно — расход «есть».
При проверке — расход превращается в доначисление.
Электронный документ быстрее и удобнее получить, за пару кликов. Но:
— он должен быть подписан электронной подписью
— должна быть договорённость об ЭДО
Факсимиле нельзя использовать в налоговых документах (счета-фактуры, УПД).
Первичку храним 5 лет (ст. 29 закона № 402-ФЗ). Отсчёт — с 1 января следующего года, а не с даты акта.
Если вы отправляете бухгалтеру просто PDF без подписи — вы не закрыли вопрос. Вы перенесли риск на будущее.
Лучше проверить документы сейчас, чем объяснять инспектору, почему акт есть, а подписи нет.
#бизнес
