Вопрос пользователя: «У нас есть Excel-файл со списком самозанятых для оплаты. Как его загрузить в помощник? Что должно быть в файле?»
Суть проблемы:
Пользователю нужен четкий шаблон и инструкция по загрузке.
Что может 1С ERP?
В помощнике есть функция загрузки из внешнего файла, а также возможность сохранить шаблон (стр. 24-26).
Суть подхода (инструкция):
Шаг 1. Подготовить файл.
- Файл должен содержать определенные колонки (стр. 24):
ФИО (или отдельно Фамилия, Имя, Отчество).
ИНН — обязательное поле для идентификации.
Номер банковского счета и БИК банка.
Договор (если используются договоры с поставщиками) — можно указать номер и дату.
Сумма к оплате.
Шаг 2. В помощнике нажать кнопку «Загрузить из файла».
- Откроется помощник загрузки (стр. 23).
Шаг 3. Выбрать режим загрузки.
- Можно загрузить готовый файл.
- Можно сначала сохранить шаблон таблицы (кнопка «Сохранить шаблон»), заполнить его и потом загрузить (стр. 25).
Шаг 4. Указать файл и нажать «Далее».
- Система загрузит данные.
Шаг 5. Сопоставить колонки (если потребуется).
- Если названия колонок не совпадают, система попросит указать, где что находится.
Шаг 6. Проверить результат.
- После загрузки список появится в таблице помощника. Проверьте, что все корректно.
Что произойдет дальше:
- По кнопке «Оформить индивидуально» или «Оформить реестр» будут созданы документы (стр. 33).
Преимущества подхода:
- Массовость. Можно загрузить сотни самозанятых за минуту.
Решение и рекомендации:
- Скачайте шаблон из 1С. Это гарантирует, что структура будет правильной.
- Заполняйте шаблон. Не меняйте названия колонок.
- Загружайте и проверяйте.
Итог простыми словами:
Вы даете кассиру список людей и сумм на бумажке. Кассир вбивает в компьютер. А здесь вы даете готовый файл, и компьютер сам вбивает. Быстро и без ошибок.
Типичные сценарии использования:
Сценарий 1: Бухгалтер скачал шаблон, заполнил, загрузил.
- Все получилось.
Сценарий 2: Бухгалтер попытался загрузить свой файл, не совпали колонки.
- Сопоставил вручную или переделал файл под шаблон.