Вопрос пользователя: «Мы иногда платим поставщикам просто по договору, без конкретного заказа. Как быть с такими авансами? Система не сможет распределить их автоматически, так как нет плана отгрузок».
Суть проблемы:
Не все авансы имеют под собой детальный план отгрузок. Для них нужно особое решение.
Что может 1С ERP?
Для таких случаев предусмотрен ручной режим — вы сами указываете дату погашения в платежном документе (стр. 3 PDF).
Суть подхода (два варианта):
Вариант 1. Создать «облегченный» план.
- Можно создать заказ с укрупненными позициями и указать в нем плановую дату отгрузки (хотя бы приблизительную). Тогда система сможет распределить аванс автоматически.
Вариант 2. Ручное указание даты.
- В документе «Списание безналичных ДС» (или «Поступление») заполнить поле «Дата погашения».
- Это будет означать, что весь этот аванс должен быть погашен (закрыт отгрузкой) именно в эту дату.
Какой вариант лучше:
- Если есть хоть какая-то привязка к договору и ожидаемым отгрузкам, лучше создать заказ.
- Если аванс «ни о чем» (просто перечислили деньги), то ручная дата — единственный выход.
Преимущества подхода:
- Гибкость. Можно работать в любой ситуации.
Решение и рекомендации:
- Постарайтесь минимизировать «пустые» авансы. Всегда лучше иметь заказ или хотя бы примечание.
- Если аванс все же «пустой» — проставьте дату погашения вручную, ориентируясь на договор или устные договоренности.
- Позже, когда появится заказ, можно будет скорректировать (даты пересчитаются).
Итог простыми словами:
Вы дали другу деньги в долг, но не договорились, когда он отдаст. Чтобы контролировать долг, вы все равно ставите себе в календаре напоминание на примерную дату. В 1С то же самое — вы ставите примерную дату, чтобы аванс не «висел» без срока.
Типичные сценарии использования:
Сценарий 1: Аванс по договору без спецификации.
- В договоре написано: «Покупатель перечисляет аванс 1 млн, поставка в течение месяца».
- Бухгалтер ставит дату погашения = текущая дата + 30 дней.
Сценарий 2: Возврат займа контрагенту.
- Это не аванс, а другой вид задолженности. Здесь дата погашения может быть не нужна или проставляется по графику платежей.