Вопрос от пользователя: «Я настроил отчет по материалам с подчиненной аналитикой. Но если товара не было в оборотах (остаток нулевой, движений не было), он исчезает из списка. А мне нужно, чтобы определенные позиции были видны всегда, даже с нулем. Например, для контроля критического запаса. Как это сделать?»
Суть проблемы
Если в настройке отчета указано "Все значения, по которым есть обороты или остатки", то товары с нулевым остатком и без движений в периоде просто не попадут в отчет. Для управленческого учета это плохо: менеджер не видит, что позиция, которую нужно контролировать, вообще отсутствует в отчете. Она ему нужна, даже если она равна нулю, чтобы принять решение о закупке.
Что может 1С ERP?
При добавлении измерения (аналитики) в структуру бюджетного отчета можно выбрать не динамический режим, а режим «Фиксированные значения». В этом режиме вы вручную задаете список номенклатуры (или других аналитик), которые должны всегда отображаться в отчете, независимо от наличия движений по ним.
Суть подхода
Вы включаете в структуру отчета измерение «Номенклатура», но в свойствах этого измерения выбираете не динамическую подстановку, а конкретный, заранее определенный список. Программа будет выводить строки ровно по тем позициям, которые вы указали. Для них будет рассчитан остаток (или оборот), даже если он нулевой. Все остальные позиции будут игнорироваться или собираться в отдельную строку «Прочие».
Преимущества подхода
- Контроль номенклатуры: Вы всегда видите "критический список", даже при нулевых остатках.
- Стабильность отчета: Структура отчета не меняется от периода к периоду, одни и те же товары всегда находятся на одних и тех же строках.
- Удобство планирования: Удобно для ввода плановых данных, где нужно видеть все позиции, даже те, по которым еще не было факта.
Решение и рекомендации
- При настройке измерения «Номенклатура» в структуре отчета выберите вариант «Фиксированные значения».
- В открывшемся списке нажмите «Добавить» и выберите из справочника те позиции номенклатуры, которые должны отображаться всегда (например, критически важное сырье, товары-локомотивы).
- Активируйте опцию «Показатель по аналитике, не входящей в список, отображать по строке <прочие значения>». Это позволит собрать все остальные движения в одну итоговую строку, не загромождая отчет.
- Сохраните структуру. Теперь в отчете всегда будут нужные вам позиции.
Итог простыми словами
Представьте, что вы ведете список покупок на месяц. В обычном магазине (динамический список) вы записываете только то, что купили. А вам нужно, чтобы в списке всегда были яйца и молоко, даже если вы их забыли купить в этом месяце. Вы берете листок и сразу пишете эти позиции (фиксированный список), а остальное дописываете по факту покупки. Программа позволяет сделать такой "постоянный список" внутри отчета.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий 1: Контроль минимального запаса.
Ситуация: На складе есть список товаров, которые нельзя допустить до нуля (Stop-лист).
Решение: В отчете по остаткам в качестве фиксированных значений указываются все позиции из Stop-листа. Менеджер видит их остатки (включая нулевые) в начале каждой строки и может оперативно среагировать. - Сценарий 2: Формирование бюджета продаж.
Ситуация: При планировании продаж на год нужно прогнозировать выручку по ключевой номенклатурной группе, в которую входит 5 конкретных товаров.
Решение: Создается вид бюджета, в котором для измерения «Номенклатура» выбраны фиксированные значения — эти 5 товаров. Это гарантирует, что в плане всегда будут именно эти строки, и план можно будет вводить по ним, даже если в прошлом году какой-то товар не продавался.