Собственник думает: Ну аванс - это же нормально. Без него не работают. Нормально. Ненормально - когда аванс живёт дольше, чем память о нём.
❌ Ошибка собственника. Отправлять авансы: без срока, без статуса, без ответственного. И успокаивать себя фразой: ну они же нормальные. После этой фразы деньги обычно уходят в самостоятельную жизнь.
🧨 Как это выглядит по отраслям (узнавай себя и переживай)
🔹Импорт / ВЭД. Предоплата ушла.
Поставка задержалась. Курс вырос. Поставщик «на связи», но всегда завтра. Деньги зависли - и вы финансируете чужую дисциплину.
🔹Стройка. Аванс под материал. Объект заморозили. Поставщик говорит: мы уже закупили. Материал вы не видели. Деньги тоже.
🔹Услуги / подрядчики / фриланс. Аванс дали. Человек «делает». Потом: пропал, заболел, выгорел, Результата нет. Денег тоже.
🧨 Ревизорская байка. Когда авансы решили проверить по‑взрослому.Отрасль: импорт / ВЭД (обороты хорошие, нервов — ещё больше).Роли в спектакле: Собственник верит, что «финансы следят». Закупки: любит фразу «без предоплаты не шевелятся».Казначей: делает платежи, потому что «нужно срочно». Мизансцена: авансы уходят почти ежедневно. В отчёте это активы / предоплаты. В голове собственника: ну это рабочее. Потом случается классика: не хватает оборотки. Стали делать инвенту авансов за последние 12 месяцев. Цифры:
-27 авансов висят без закрытия
из них 9 старше 180 дней
-6 поставщиков уже перестали отвечать
-по 4 авансам нет нормального основания (договор / спецификация / срок поставки)
Сумма рабочих предоплат оказалась 6,4 млн.
И вот здесь начинается кино. Закупки - сразу в оправдания без предоплаты они даже разговаривать не будут. Я же ускоряю поставки! Казначей с каменным лицом: У меня очередь платежей из чатов. Что пометили “срочно”, то и ушло. Я не гадалка. Собственник- пауза, потом самое неприятное-то есть мы не ускоряли поставки… мы ускоряли исчезновение оборотки? Дальше - больнее. Выяснилось: сроки поставки нигде не зафиксированы, возвраты никто не требовал. Статусы авансов в голове, а не в системе. Ответственность размазана: я думал, это не моя ответственность. Фактически эти 6,4 млн не работают, не возвращаются и не считаются проблемой… пока не начался кассовый разрыв
В отчёте это называлось актив. В реальности деньги, которые вышли из оборота и потеряли хозяина. Фраза собственника после ревизии: Я думал, это ускоряет поставки. А оказалось — ускоряет кассовый разрыв.
☠️ Что случится, если продолжать в том же духе.
-Замороженные деньги
-тихие списания «ну что теперь»
-собственник узнаёт о проблеме последним
✅ Как избежать. Реестр авансов: дата, сумма, срок, статус, действие. И обязательно-кто отвечает.
📏 Правило. Аванс — не доверие. Аванс — это риск. У риска есть срок.
📍 Это была Инвента №6.
Февраль — месяц инвентаризации денег. 12 выпусков. Каждый — про деньги, которые вы уже заработали, но не контролируете.