Вопрос пользователя: «Аудиторы требуют раскрыть в примечаниях к отчетности информацию по дебиторской задолженности в разрезе крупных контрагентов и договоров. Как настроить план счетов и учет, чтобы эта аналитика автоматически попадала в отчетность, а не дособиралась руками в Excel?»
Суть проблемы
МСФО (и особенно Таксономия МСФО) требует высокой детализации раскрытий. Просто показать сальдо по счету 1220 «Дебиторская задолженность» недостаточно. Нужно показать, сколько должны контрагенты А, Б, В, с разбивкой по срокам, обеспечением и т.д. Без правильно настроенной аналитики на этапе ввода данных получить такую детализацию в отчете автоматически невозможно.
Что может 1С ERP?
Система позволяет построить многоуровневую аналитику, чтобы удовлетворить эти требования.
- План счетов: Счета могут содержать несколько видов субконто (аналитических разрезов). Например, к счету 1220 можно подключить субконто «Контрагенты» и «Договоры».
- Группы финансового учета: Связывают оперативные объекты (контрагентов) с счетами и обеспечивают подстановку аналитики в проводки.
- Статьи доходов/расходов и ДДС: Также могут выступать в роли аналитики и использоваться для детализации в отчетах.
- Генератор финансовых отчетов (ГФО): Это мощный конструктор, который позволяет создавать отчеты любой сложности, используя не только остатки по счетам, но и данные аналитики (субконто), обороты и даже рассчитывать собственные показатели.
Суть подхода:
Самое важное — это заложить нужную детализацию на этапе настройки плана счетов и групп учета. Если вы хотите видеть в отчете разбивку по договорам, субконто «Договоры» должно быть прописано на счете расчетов. Далее, в настройках проводок (через группы учета расчетов) система будет автоматически заполнять это субконто значением из документа (договора, который указал менеджер). Генератор отчетов затем сможет сгруппировать данные по этому субконто.
Преимущества подхода:
- Автоматизация: Данные в отчетности появляются автоматически из первичных документов.
- Достоверность: Снижается риск ошибок, связанных с дозаполнением данных в Excel.
- Глубина анализа: Возможность «продавить» отчет до самого детального уровня (до конкретного счета-фактуры или документа движения).
Решение и рекомендации
- Определите потребности: Посмотрите на требования к раскрытиям в вашей отчетности. Составьте список необходимых аналитических разрезов (Контрагенты, Договоры, Номенклатура, Проекты, География продаж и т.д.).
- Настройте план счетов: В плане счетов МСФО для счетов, требующих детализации (например, счета учета запасов, дебиторки, выручки), добавьте соответствующие виды субконто. Помните, что количество субконто на счете ограничено производительностью, но 2-3 разреза — это стандартная практика.
- Настройте проводки: Убедитесь, что ваши группы финансового учета и правила проводок настроены так, чтобы передавать нужную аналитику из документов в эти субконто.
- Создайте отчет в ГФО: В генераторе финансовых отчетов создайте форму примечания. В настройках строки отчета укажите не только счет, но и необходимые группировки по субконто.
Итог простыми словами
Представьте, что план счетов — это шкаф с ящиками. Счет 1220 — это один большой ящик с надписью «Долги клиентов». Добавление субконто — это установка разделителей внутри ящика: «Контрагент А», «Контрагент Б», а внутри каждого — папки с названиями договоров. Когда менеджер проводит отгрузку, он кладет документ (проводку) строго в папку «Договор №55» контрагента А. Когда аудитор просит отчет по договорам, вы просто открываете ящик и показываете содержимое каждой папки, не перетряхивая весь шкаф.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий 1: Примечание о дебиторке. Для формирования примечания к отчетности «Дебиторская задолженность по срокам возникновения» настраивается отчет в ГФО. В качестве источника данных используется счет 1220, а группировка делается по субконто «Контрагенты» и далее по субконто «Договоры». Система автоматически выгружает ведомость с разбивкой по каждому должнику и документу-основанию.
- Сценарий 2: Отчетность по сегментам. Компания отчитывается по географическим сегментам. В план счетов к счету учета выручки добавлено субконто «Регион продаж». Менеджеры при продажах указывают регион. ГФО-отчет группирует выручку по этому субконто, мгновенно показывая долю продаж в Европе, Азии и СНГ.