Вопрос пользователя: «У нас нестандартная хозяйственная операция, и автоматические проводки, которые сформировал документ, немного не подходят. Придется отказываться от автоматизации и делать всё вручную через "Операции", или можно как-то исправить проводки внутри самого документа?»
Суть проблемы
Бизнес всегда сложнее типовых алгоритмов. Иногда возникает ситуация, когда документ «Реализация» должен сформировать проводку по МСФО не на стандартный счет доходов, а на какой-то специфический, или с необычной аналитикой. Пользователь боится, что для такого случая придется использовать «полуручной» режим, что снижает прозрачность учета и увеличивает риск ошибок.
Что может 1С ERP?
Разработчики 1С предусмотрели эту потребность. В документах оперативного учета, которые являются регистраторами для МФУ, существует механизм ручных корректировок проводок. Это означает, что вы можете увидеть, какие проводки документ хочет сформировать по правилам, и изменить их прямо перед отражением, не ломая общую логику документа.
Суть подхода:
- Автоматический шаблон: Документ, основываясь на группах финансового учета и прочих настройках, строит шаблон будущих проводок.
- Режим корректировки: При проведении документа (или в процессе отражения в МФУ) пользователь может открыть список сформированных (или готовых к формированию) проводок.
- Ручное изменение: Пользователь может изменить счет дебета, счет кредита, сумму или значения субконто в конкретной проводке. Важно, что эти изменения делаются один раз, непосредственно для этого документа, не затрагивая глобальные настройки учета.
- Сохранение правок: Система запоминает, что для этого документа используется нестандартная проводка, и при перепроведении будет стараться сохранить ручные правки (или предупредит о конфликте, если это невозможно).
Преимущества подхода:
- Гибкость: Легко обрабатываются нестандартные ситуации без привлечения программистов.
- Прозрачность: Корректировка делается в контексте первичного документа, а не в абстрактной банковской выписке или ручной операции. Легко понять, почему возникла такая проводка.
- Безопасность: Не требуется отключать механизмы автозаполнения для всех документов, правка применяется точечно.
Решение и рекомендации
- Найдите документ: Откройте нужный документ (например, «Поступление товаров и услуг») в разделе «Закупки».
- Перейдите к проводкам: В документе должна быть кнопка или ссылка для перехода к отражению в МФУ или к самим проводкам (например, «Проводки МФУ» или «Отражение в межд. учете»). Если проводки еще не сформированы, возможно, потребуется сначала выполнить команду «Отразить».
- Внесите изменения: В открывшемся списке проводок найдите нужную строку. Сделайте ее доступной для редактирования (например, двойным щелчком или специальной кнопкой «Разрешить редактирование реквизитов»).
- Исправьте и запишите: Измените счет или аналитику и запишите документ. Система пометит проводку как скорректированную вручную.
Итог простыми словами
Это как если бы вы заказали пиццу через приложение с автоматическим подбором начинки (оливки, сыр, колбаса), но вдруг захотели убрать оливки и добавить грибы. Вы не пишете повару новую бумажную записку с нуля, а просто нажимаете в том же заказе кнопку «Изменить», убираете галочку с оливок и ставите на грибы. Пиццу (проводку) вам привезут уже с вашими правками, но в основе своей это будет тот же заказ (документ).
Типичные сценарии использования:
- Сценарий 1: Бартер. В документе реализации по бартеру система по умолчанию ставит проводку Дт «Расчеты с покупателями» Кт «Выручка». Бухгалтер вручную корректирует проводку, меняя счет расчетов на счет «Товары отгруженные» или счета взаимных требований по бартеру, чтобы отразить неденежный характер операции.
- Сценарий 2: Распределение доп. расходов. При поступлении товаров система относит всю сумму на счет запасов. Но по условиям сделки часть расходов должна быть отнесена сразу на расходы периода (например, невозмещаемый НДС или консультационные услуги, включенные в инвойс). Бухгалтер вручную корректирует проводку, разделяя сумму: часть на счет запасов, часть на счет расходов.