Налоговые агенты должны представлять расчет по форме 6-НДФЛ согласно п. 2 ст. 230 НК РФ. За 2025 г. он подается не позднее 25.02.26. Форма, форматы и порядок заполнения утверждены приказом ФНС от 19.09.23 № ЕД-7-11/649@. Ранее рассмотрели заполнение расчета в «1С:ЗУП», «1С:ЗКГУ», «1С:Бухгалтерия»:
В новой статье мы ответим на вопросы по заполнению расчета за 2025 г. в решениях 1С, такие как учет зарплат, работа с нерезидентом, невозможность удержания НДФЛ.
Как учесть зарплату за декабрь в расчете 6-НДФЛ?
Компаниям важно учитывать доходы и уплачивать налоги. Это актуально при расчете налога с дохода за декабрь, так как он сопряжен с особенностями выплат из-за праздников и необходимостью соблюдения сроков подачи. Согласно НК РФ (ст. 223), получение дохода - день выплат, включая случаи перечисления на счет работника или третьему лицу по поручению. Согласно ст. 226, налоговый агент обязан удержать сумму налога в день выплат, а перечислить налог нужно в срок, указанные пунктом 6.
1С автоматизирует расчет налогов и формирование отчета. При начислении зарплат используется документ «Начисление зарплаты и взносов», где ставится дата выплат: принимается как фактическая дата получения, пока не будет выплат. После создается платежный документ, дата меняется на реальную. Налог удерживается при создании проводок по документу. Рассмотрим примеры выплат зарплаты за декабрь 2025 года.
Пример №1: зарплата за декабрь выплачена 30 декабря 2025 года. При создании документа начисления в поле «Планируемая дата выплаты» указывается 30.12.2025. Дата выплат фиксируется платежным документом и соответствует 30 декабря. В отчете 6-НДФЛ за 2025 год в разделе 1 суммы удержанного налога будут включены в строки, относящиеся к декабрю, так как налог удержан с 23 декабря по 31 декабря. В Разделе 2 выплата отразится в строках, фиксирующих сумму общего дохода и налоговой базы.
Пример №2: зарплата за декабрь выплачена 12 января 2026 года. Такой случай уже значительно отличается от предыдущего, так как доход признается полученной частью дохода нового налогового периода. Следовательно, зарплата не попадет в форму 6-НДФЛ за 2025 г., а в отчет за I квартал 2026 г. Здесь имеет значение порядок распределения сумм удержанных налогов в зависимости от квартальных сроков уплаты налога. Доход включит себя суммы по строкам раздела 2 (сумма доходов и налоговые базы), тогда как раздел 1 покажет удержания по срокам перечисления.
При утрате статуса нерезидента, как заполнить 6-НДФЛ?
Когда сотрудник меняет налоговый статус, возникают нюансы, влияющие на расчет налогов и формирование отчета. Физлицо является резидентом, если находится на территории РФ не менее 183 дней в течение 12 мес. подряд. Смена статуса влияет на НДФЛ: для резидентов ставка 13%, для нерезидентов 30%. Это влечет пересмотр сумм налога и корректировку отчета. Доходы, полученные работником до получения статуса резидента, подлежат налогообложению по ставке нерезидента. Начиная с получения статуса резидента, применяются ставки, действующие для резидентов.
Предположим, что в декабре 2025 г. сотрудник приобрел статус резидента. Разберем инструкцию по внесению изменений в 1С. Зайдите в справочник работников (или физлиц) и выберите сотрудника. Откройте карточку и перейдите в закладку «Налог на доходы». Установите флаг «Резидент» с указанной даты. 1С произведет перерасчет налога при каждом новом начислении. Но если надо провести перерасчет вручную, используйте документ «Перерасчет НДФЛ» в меню «Налоги и взносы». В срок сдачи отчетности 1С предложит сформировать расчет по форме 6-НДФЛ с учетом новых условий. Важно помнить, что операции, проведенные задним числом, потребуют дополнительной проверки и подтверждения правильности введенных данных.
Что изменится в расчете 6-НДФЛ? В Разделе 2: строки 120 и 131 содержат суммарные значения доходов и налоговой базы сотрудника с начала года. В строке 140 будет сумма налога, исчисленная по ставке 13% (после перерасчета). В строке 160 отобразится сумма удержанного налога, включая прежнюю ставку (до изменения статуса). Если возникла ситуация с переплатой налога, сумма излишне удержанного налога попадает в строку 180. В справке о доходах/суммах НДФЛ показатели должны совпадать с Разделом 2. Код статуса налогоплательщика изменится на «1» (резидент).
Как подать данные о невозможности удержать НДФЛ?
Обязанность налогового агента - уведомление, когда нельзя удержать НДФЛ. Это возникает тогда, когда кто-то увольняется и получает натуральный доход, с которых трудно удержать налог. Это делается не позже 25.02 следующего года. Сообщение подается с расчетом. Условие - удержать налог можно до конца января следующего года. Если по состоянию на 31.01 нельзя его удержать, надо сообщать. Если можно удержать налог хотя бы частично, лучше сделать до этого срока.
Пример: уволился сотрудник, которому был в декабре выдан подарок. Со стоимости, был исчислен НДФЛ, но он не был удержан, так как сотрудник уволен (не было выплат в денежной форме). Разберем последовательность действий в 1С. Создаем документ «Приз, подарок». Заполняем поля: ФИО, доход, цену и дату выдачи. Устанавливаем флаг «Исчисленный налог передан для удержания в налоговые органы»: 1С зафиксирует факт, что налог рассчитан, но не удержан, и подготовит записи для включения в справку о доходах и приложение № 1 к расчету 6-НДФЛ. Проверяем данные: сумма дохода, размер налога, пометка о передаче долга по налогу. Далее формируем расчет 6-НДФЛ. Так как налог не удержан, в Разделе 2 появятся данные о размере неудержанного налога (строка 170). Это надо подтвердить ссылкой на физлица кнопкой «Расшифровать». В приложении № 1 к расчету должна быть запись в разделе: сумма неподлежащего удержанию дохода, размер неудержанного налога.
Что делать, если налог не удержан по иным основаниям? Бывает, что налог не удержан не потому, что сотрудник получил натуральную выгоду. Например, сотрудник мог получить денежный бонус, но фирма не смогла удержать налог вовремя. Надо зафиксировать событие в документе «Операция учета НДФЛ» («Налоги и взносы»). На вкладке «Передано в налоговый орган» надо ввести данные о передаваемой сумме налога и периоде регистрации. Документ необходим, чтобы формировались регистры учета, и программа могла формировать строки в приложениях к расчету.