Продолжаю серию постов про лечение базовых болей любого ИТ отдела или Проектного офиса.
Сегодня будет боян. Тема, которую все вроде бы знают, но почему-то вечно косячат. Календарное планирование.
Ну, типа – все знают, что оно надо. Наверное. Или не надо? Или не всегда?
Давайте честно разберемся, когда без него можно жить спокойно, а когда оно становится вопросом выживания.
Когда можно расслабиться и не париться
Есть ситуации, где календарный план – штука опциональная.
Первое. Вы тестируете гипотезу. Пока бабло не кончилось – вы просто вбиваете фичи и смотрите, взлетит или нет. Тут планирование «до вторника следующей недели» – это просто гадание на кофейной гуще.
Второе. У вас потоковая поддержка и мелкие допилы существующих систем. Знаете, как часто бывает во внутреннем ИТ банков, телекомов, ритейла? Прилетела задачка от бизнеса – сделали. Прилетела еще одна – сделали. Тут Гантт строить – только время терять.
Но!
Как только появляется существенный кусок работы, который надо сделать к конкретному сроку – все, мы въехали в зону ПРОЕКТА. И тут без плана уже никуда.
Кстати, именно в этот момент появляется нужда в Проектном менеджере. Успевать в срок – это его работа, не ваша. Если вам не надо в срок – берите кого-то другого, проджекта просто не нанимайте.
Как понять, что процесс гнилой: типичные симптомы
Если календарное планирование у вас не формализовано, вы это быстро заметите по классическим граблям:
Симптом 1. Сроки едут системно.
И всегда вправо. Никогда не бывает, чтобы сдали раньше. Только «ой, ну там еще тестирование показало баги», «ой, заказчик попросил еще одну кнопку».
Симптом 2. Сроки едут внезапно.
Вчера все было хорошо, сегодня дедлайн – и все такие: 💩💩💩. Команда в аврале, заказчик в истерике, вы с пустыми глазами пытаетесь понять, что пошло не так.
Симптом 3. Вечные русские вопросы без ответов.
Когда все валится, всплывает два вопроса:
- Кто виноват? – А непонятно. Все хотели как лучше, а получилось как всегда.
- Что делать? – А непонятно вдвойне. Анализировать некогда, да и зачем людей обижать разборками? Само рассосется 🤷♂️
Финал печальный. Лучшей практикой отдела становится «не называть сроков заказчику». Чтобы прикрыть себе зад. Но делать в срок по-прежнему надо. Замкнутый круг.
Лечим: от эксельки до Ганта
Хорошая новость: формализовать процесс можно без фанатизма. Уровней глубины несколько, выбирайте по потребностям.
Уровень 1. Минимальный (для начинающих)
Просто берем и фиксируем дату начала и дату окончания работы. Где угодно: в экселе, в блокноте, в таск-трекере.
Важный нюанс: эти даты должны подтвердить все заинтересованные стороны. Тут, кстати, неявно появятся стейкхолдеры, спонсоры и кураторы проекта. А вы и не знали, что они у вас есть!
Уровень 2. Чуть сложнее (для подросших)
Добавляем промежуточные вехи. Контрольные точки. Это не просто «начали – закончили», а «дизайн готов», «разработка бэкенда завершена», «тестирование пройдено».
Уже можно контролировать ход проекта, не дожидаясь дедлайна.
Уровень 3. Нормальный (для взрослых)
Это ИСР (она же WBS – иерархическая структура работ) и наш любимый Гантт.
Ребята, если у вас есть проекты, но нет Ганта – вы скорее всего извращенцы. И вам больно. Боль может быть неосознанной, но она будет. Исключений я пока не видел.
Грабли: как не перемудрить
Тут важно не впасть в крайность.
Был у меня в жизни план на 1000 связных строк. Примерно. Начальство, глядя в него, грустнело прямо на глазах. А я чувствовал себя покорителем стихий.
Больше я такой фигней не страдаю. Актуализировать раз в неделю ТАКОЕ – это ад.
Золотое правило: план должен содержать необходимые вехи, но спускаться до уровня тикетов в трекере – лишнее. Для тикетов есть трекер. Не надо дублировать.
И еще один важный момент: сохраняйте первоначальные вехи для истории. Раньше это называли baseline plan. Сейчас практика забывается – а зря.
Когда через полгода спросят «а почему так долго?», вы просто достанете базу и покажете: «Смотрите, мы планировали сдать в марте, а подписали договор только в апреле, поэтому сдвиг по срокам – объективка». Очень помогает в разборах полетов.
Кто за все это ответит?
Ну и последнее – как часть формализации вам понадобится человек, который за все это отвечает.
Проджект.
Разумеется, наличие проджекта и контроля сроков не гарантирует успех автоматически. Но это важный шаг к нему.
Хороший проджект вам скажет заранее, где вас ждут проблемы. И обоснует почему. А признание проблемы – как известно, первый шаг к ее решению.
Короче
Если у вас болят сроки, а календарного планирования нет – смело внедряйте. Хотя бы на минимальном уровне. Просто фиксируйте даты и согласуйте их с теми, кто будет дергать за ниточки.
Ну а если все хорошо – maybe just let it be.
А у вас в компании есть тот самый Проджект, который спасает дедлайны? Или работаете по старинке, как повезет? Делитесь в комментариях, интересно почитать!
Подписывайтесь на наш Telegram-канал: автопилот для бизнеса.