Или как страховой запас может сделать вас героем или убить вашу карьеру
Представьте: конец квартала. Финдиректор вызывает вас на ковер. Перед ним лежит отчет, на котором жирным красным маркером обведена цифра — 15 миллионов рублей.
— Это что? — спрашивает он, сверля вас взглядом.
— Страховой запас, — отвечаете вы, чувствуя, как под лопатками холодеет.
— Эти деньги лежат мертвым грузом. Пока мы тут кредиты берем под 20%, у вас на складе пылится мой новый автомобиль, — он отодвигает бумаги. — В пятницу жду план действий.
Знакомая ситуация?
В прошлой статье мы с вами, как настоящие «бойцы невидимого фронта», научились рассчитывать идеальный размер заказа (EOQ) для туалетной бумаги и запчастей. Мы нашли ту самую золотую середину между складом-филиалом гипермаркета и вечным дефицитом.
Но есть нюанс. Формула EOQ работает... только в идеальном мире.
А в реальности? В реальности у поставщика ломается машина, механик в пятницу вечером просит вдвое больше расходников, а кладовщик банально заболевает, и передача запасов зависает на три дня.
И здесь на сцену выходит Страховой запас.
Это ваш личный парашют. Вопрос только в одном: вы умеете им пользоваться, или он вас приземлит на голову финдиректору?
Сегодня я проведу расследование. Мы разберем три реальных сценария и найдем формулу, которая спасет ваши нервы и миллионы компании. Поехали.
Эпизод 1. «Надеялись на авось» - Преступление по неосторожности
Помните нашего начальника АХО? Того самого, что рассчитал EOQ для туалетной бумаги (110 рулонов), настроил ритм поставок и успокоился?
Он был уверен: поставка идет 2 дня. Значит, оставляем 20 рулонов на эти два дня и спим спокойно.
Картина маслом:
Понедельник, 9:15 утра. Вы только налили кофе. В кабинет врывается замдиректора, красный как рак:
— Слушай, там в мужском туалете — катастрофа! Ни бумаги, ни полотенец! Там сейчас важная шишка из головной компании приезжает, я что, должен нести ему свой рулон?! Я бы с радостью но его попросту нет .... Решай вопрос!
Вы хватаете телефон. Звоните поставщику. Тот мрачно сообщает: фура с товаром попала в снегопад на трассе А-311. Задержится минимум на трое суток.
Вы бежите на склад. Там пустота и тишина. В этот момент из кабинета напротив выходит важный проверяющий, направляется в уборную и возвращается оттуда с каменным лицом.
Итог:
Репутация не просто подмочена, она уничтожена. Вместо «невидимого фронта» вы — главный антигерой дня. И всё потому, что не учли простую вещь: срок поставки — величина непостоянная.
Здесь нет формулы. Здесь только боль.
Эпизод 2. «Перестраховщик» - Преступление с отягчающими обстоятельствами
Испугавшись прошлого опыта, вы решаете подстелить соломки. Да так, чтобы можно было на ней спать.
«Чтобы точно хватило!» — думаете вы и увеличиваете страховой запас в 2 раза.
Математика ада:
Вместо 110 рулонов в обороте у вас теперь 220. Из которых 110 лежат просто так. На всякий случай. Пусть будут.
Проходит полгода. Вы приходите на склад и видите: нижние ряды упаковок с бумагой слегка отсырели. А подшипники для иностранной техники, которую сняли с производства еще в прошлом квартале, так и пылятся на верхней полке.
И тут снова звонок. Финдиректор.
— Зайди.
Заходите. На столе — новый отчет.
— Оборачиваемость склада упала на 40%, — говорит он тихо, и это страшнее, чем крик. — Мы тут премии сотрудникам зарезали, чтобы кредит закрыть. А у вас деньги в хлам превратились. В буквальном смысле.
Итог:
Компания потеряла ликвидность. Деньги, которые могли пустить на развитие, лежат мертвым грузом. И снова — моя премия как фанера над Парижем пролетела мимо моего кармана.
Мораль: Страховой запас — это не «чем больше, тем лучше».
Это хирургический инструмент, а не кувалда.
Эпизод 3. «Аналитик» - Идеальное преступление? Нет, его раскрытие
Как же найти ту самую золотую середину? Где и от простоев застрахован, и деньги не заморожены?
Тут я вспоминаю про Василия. Настоящего гуру снабжения. Он учил свои команды одному простому правилу:
Страховой запас должен покрывать не средний срок поставки, а максимальное возможное отклонение.
То есть — смотреть надо не туда, где «обычно», а туда, где «вдруг».
Версия 1. Формула для начинающих - метод «Максимум-максимум»
Самый простой рабочий способ выглядит так:
Страховой запас = (Макс. дневной расход × Макс. срок поставки) — (Средн. расход × Средн. срок поставки)
Считаем на наших рулонах:
1. Средний расход: 100 рулонов в месяц / 30 дней = 3,3 рулона в день.
2. Максимальный расход: когда в офисе жарко и аврал, уходит и 5 рулонов (анализируйте статистику!).
3. Средний срок: поставщик обещает 2 дня. Обычно так и есть. Берем 2 дня.
4. Максимальный срок: но однажды он вез на 3 дня дольше (снегопад, пробки, поломка, выходные). Берем 5 дней.
Считаем:
(5 × 5) — (3,3 × 2) = 25 — 6,6 = 18,4 рулона.
Вывод: Нам достаточно держать 19 рулонов, а не 100! Это покрывает и скачки потребления, и косяки поставщика. А деньги не лежат мертвым грузом.
Версия 2. Формула для профи
Но Василий на заводах учил ребят по-взрослому. Через среднеквадратическое отклонение. Формула сложнее, зато учитывает реальные колебания — не просто «максимум», а то, как часто случаются сбои.
SS = Z × √(Ср.расход² × σ срока² + Ср.срок² × σ расхода²)
Где:
Z — коэффициент желаемого сервиса. Хотите, чтобы дефицит был не чаще 1 раза в 20 поставок? Берите 1,65 (это 95% надежности).
σ срока — стандартное отклонение срока поставки (насколько сильно поставщик может опоздать).
σ расхода — стандартное отклонение расхода (насколько скачет потребление).
Как это спасало завод:
Мы закупали электроды. Расход обычно 100 кг в день, но в дни авралов — 150 кг. Поставщик обычно везет 10 дней, но иногда задерживается до 15.
Мы собрали статистику за полгода, посчитали отклонения, заложили коэффициент 1,65 и получили цифру — 1200 кг.
Раньше держали запас на месяц — 3000 кг. А надо всего 1200.
Эффект: Высвободили 1,8 млн рублей и запустили их в оборот. Финдиректор не просто отстал — он премию выписал.
Эпилог. Чек-лист: Как самому раскрыть это дело
Хотите стать тем самым «невидимым бойцом», а не антигероем дня? Вот план действий, прямо сейчас.
1. Соберите улики. Нужна статистика минимум за полгода, а лучше за год. Сколько реально уходило материала? Сколько реально вез поставщик? Без цифр вы гадаете на кофейной гуще.
2. Разделите подозреваемых (ABC-XYZ анализ).
- Группа А (дорогие, редкие): Страховой запас минимизируем. Лучше держать в деньгах, а не на полке, если не остановите производство.
- Группа С (дешевые, ходовые): Можно заложить побольше. Это не разорит, но спасет нервы. Тот самый случай, когда 19 рулонов — ок, а 20 — уже перебор.
3. Рассчитайте точку заказа. Это уровень остатка, при котором вы бьете тревогу и делаете заказ.
Точка заказа = (Средний расход × Средний срок поставки) + Страховой запас
В нашем примере: (3,3 × 2) + 19 = 6,6 + 19 = 26 рулонов.
Осталось 26 рулонов — заказываем новую партию в 110 рулонов. Идеально.
4. Пересматривайте приговор раз в полгода. Цены растут, рынок меняется, поставщики опаздывают по-новому. То, что работало вчера, завтра может стать убыточным.
В сухом остатке
Страховой запас — это не паранойя и не жадность. Это чистая математика.
1. Если его нет — вы рискуете остановить завод и потерять репутацию. (Сценарий 1)
2. Если его слишком много — вы закапываете деньги компании в землю. (Сценарий 2)
3. Если он посчитан правильно — о вашей работе никто не узнает. А это, как мы помним, высший пилотаж.
Задание со звездочкой:
Прямо сейчас откройте статистику продаж или отпуска материалов за прошлый год. Возьмите самую дорогую позицию на складе — ту, за которую вас ругает финдиректор.
Посчитайте для нее страховой запас по формуле Василия.
Сравните с тем, что лежит у вас на полках.
Если разница больше 20% — поздравляю! Вы только что нашли деньги на свой новогодний корпоратив (или на премию для отдела закупок).
Напишите в комментариях, сколько удалось найти. И не забудьте поделиться статьей с коллегой, у которого на складе тоже лежит «мертвый миллион».