Налоговые агенты должны представлять расчет по форме 6-НДФЛ согласно п. 2 ст. 230 НК РФ. За 2025 г. он подается не позднее 25.02.26. Форма, форматы и порядок заполнения утверждены приказом ФНС от 19.09.23 № ЕД-7-11/649@ (в ред. приказа от 09.01.24 № ЕД-7-11/1@). Рассмотрим заполнение расчета в «1С:Бухгалтерия».
Формирование расчета по 6-НДФЛ в 1С:Бухгалтерии
Автоматизированное формирование расчета в «1С:Бухгалтерии» обеспечивает удобство подготовки отчетности, но для этого важно подготовить данные:
- Доходы физлиц. Доходы за налоговый период должны быть отражены. Это: зарплата, премии, компенсации и др. виды доходов, облагаемых НДФЛ.
- Право на вычет. Надо ввести данные о стандартных, проф., имущественные и соц. вычеты. Если работник использовал это, данные нужно зафиксировать.
- Расчет сумм. Программа учитывает начисленный и удержанный налог. Важно следить за учетом операций, влияющих на налогооблагаемую базу и сумму.
Убедитесь, что программа актуальна. Проверьте наличие обновлений и установите нужные. В разделе «Отчеты» → «1С-Отчетность» → «Регламентированные отчеты» найдите «Регламентированная отчетность». Тут есть форма 6-НДФЛ начиная с 2021 г. Чтобы приступить к созданию формы, выберите «Создать» - появится окно выбора отчета. Выберите «6-НДФЛ (с 2021 года)» и подтвердите. Откроется форма, где надо указать компанию, для которой формируется отчет (если учет по нескольким). Определите период, за который готовится отчет и нажмите «Создать».
Формирование расчета для подразделений: если компания имеет территориально обособленные подразделения, невыделенные на отдельный баланс, надо заполнить форму для всех. Отправьте отчет в налоговый орган по регистрации. При создании единого расчета для филиалов воспользуйтесь функцией группировки по налоговым органам. Установите флаг «Создать для нескольких налоговых органов». Перейдите по ссылке «Налоговые органы» и отметьте подразделения. Нажмите «Выбрать» и создайте отчет. 1С создаст расчеты по каждому выбранному налоговому органу.
Если автоматический процесс невозможен, выполните ручной. Укажите головную компанию или подразделение. Задайте регистрацию налогового органа в поле «Представляется в налоговый орган (код)». Заполните кнопкой «Заполнить».
Заполнение титульного листа расчета в 1С:Бухгалтерии
Оформление титульного листа играет важную роль в обеспечении корректности налоговой отчетности. Он должен содержать отчетный период и данные для идентификации налогоплательщика. Рассмотрим заполнения каждого поля.
В поле «КПП» указывается код причины постановки на учет в налоговом органе. Код определяется местом расположения головного офиса/подразделения. В поле «ИНН» отображается индивидуальный налоговый номер компании из свидетельства о постановке на учет. Подразумевается, что это первичный расчет: в поле «Номер корректировки» ставится «0». Следующие корректировочные расчеты будут иметь нумерацию в зависимости от изменений. Показатель «Отчетный период (код») формируется из периода. Для 2025 г. ставится «34». В поле «Календарный год» указывается год, за который предоставляется отчет. Он совпадает с периодом.
В поле «Налоговый орган (код)» ставится четырёхзначный код налогового органа, в который направляется отчёт. Его можно найти в документах/справочниках налоговых служб. Поле «Место представления расчёта (код)» определяет место подачи. Способы включают представление по месту основного офиса, регистрации подразделений. Коды представлены в приложении №2 к порядку заполнения. Компания представляет расчёт по коду «214», а подразделение по коду «220». В поле «Название налогового агента» указывается название компании по уставным документам. Допускаются сокращения, принятые в бумагах.
В поле «Форма реорганизации (ликвидация)/лишение полномочий (закрытие) обособленного подразделения» заносится код, определяемый налогообложением, если компания проходит ликвидацию/изменение структур. Если этого нет, поле будет пустым. В поле «Реорганизация или закрытие обособленного подразделения», при реорганизации/прекращении деятельности подразделения ставится реквизит: код формы реорганизации, ИНН/КПП подразделения. В поле «ОКАТО/ОКТМО» ставится муниципальный код, закрепленный за компанией/подразделением. Данные берутся из классификаторов муниципальных образований. Поля «Телефон» и «ФИО» служат контактными данными лица, которое подписывает отчет (уполномоченные отвечать за фин. отчет). Подтверждение осуществляется директором подписанием титульника.
Поля должны быть заполнены точно и своевременно. Проверяйте реквизиты (ИНН, КПП, ОКАТО/ОКТМО). Корректировка номеров страниц возможна после первого предоставления отчетности. Следуйте правилам оформления заголовочной части.
Заполнение раздела 1 расчета в 1С:Бухгалтерии
Раздел 1 предназначен для отражения данных о суммах удержанных/перечисленных НДФЛ. Он поможет обеспечить прозрачность, точность налоговой отчетности. Рассмотрим, как заполнить раздел в «1С:Бухгалтерии».
Строка 010 предназначена для кода бюджетной классификации, связанного с НДФЛ. Разные ставки НДФЛ имеют разные КБК, и каждая требует заполнения. Основные: 182 1 01 02010 01 1000 110 (13% с доходов в виде оплат труда, мат. выгоды до 2,4 млн руб.), 182 1 01 02080 01 1000 110 (15% с доходов сверх 2,4 млн руб. до 5 млн руб.), 182 1 01 02150 01 1000 110 (18% с доходов сверх 5 млн руб. до 20 млн руб.), 182 1 01 02130 01 1000 110 (13% с доходов в виде дивидендов до 2,4 млн руб.), 182 1 01 02140 01 1000 110 (15% с доходов в виде дивидендов выше 2,4 млн руб.), 182 1 01 02020 01 1000 110 (35% с доходов в виде мат. выгоды от экономии на процентах по договорам займа). Каждый КБК соответствует определенной ставке: для каждой заполняется страница.
В строке 020 указывается величина удержанного налога для перечисления в бюджет с начала периода. Сумма складывается из удержанных налогов за период. Она равна сумме строк 021-026 за все кварталы года. Они предназначены для детализации удержанных сумм по интервалам. Они соответствуют разным срокам уплаты налога в течение квартала: 021 – 11.10-22.10, 022: - 23.10-31.10, 023 – 11.11-22.11, 024 – 23.11-31.11, 025 – 1.12-22.12, 026 – 23.12-31.12. Сроки перечисления зависят от даты удержания налога. Если налог удержан 1-22, он должен быть перечислен не позднее 28 числа. Если он удержан с 23 по последний день, он должен быть перечислен не позднее 5 числа следующего месяца. Если налог удержан 23.12-31.12, он должен быть перечислен не позднее последнего рабочего дня.
В строке 030 указывается сумма налога, возвращённая налоговым агентом физлицам вследствие излишнего удержания. Она равна сумме значений строк 031-036 за все кварталы года. Они аналогичны 021-026, но относятся к возврату удержанного налога. Суммы 020-026 не уменьшаются на суммы 030-036. Компании порой сталкиваются с ситуациями, когда доход получают физлица не в штате. Это подлежит учету и отражению в разделе. Документы типа «Операции учета НДФЛ»/«Дивиденды» позволяют зафиксировать суммы налога для сторонних лиц.
В «1С:Бухгалтерии» процесс удержания и перечисления налога автоматизирован. При проводке документов выплат, сумма фиксируется и отражается в полях. Для удобства анализа удержанных сумм за периоды есть отчет «Удержанный НДФЛ». Откройте меню «Зарплата и кадры» → «Отчеты по зарплате». Найдите отчет, выберите период и получите данные о суммах удержанного налога. Это поможет сверить их перед формированием отчетности.
Заполнение раздела 2 расчета в 1С:Бухгалтерии
Раздел 2 служит для обобщения данных о доходах физлиц и удержанном НДФЛ за период. Он заполняется нарастающим итогом с начала периода и охватывает операции по выдаче доходов и удержанию налога. Данные даются раздельно по видам доходов и ставкам. Заполняется одна страница на каждую ставку и КБК.
В строке 100 указывается процентная ставка налога, применяемая к доходам физлиц. Распространенные ставки: 13% основная ставка для резидентов России, 15% при превышении годовой налоговой базы в размере 2,4 млн руб., 35% используется для некоторых видов спец. доходов (мат. выгода от займов и кредитов). В строке 105 каждая ставка связана с КБК для распределения средств в бюджет: 182 1 01 02010 01 1000 110 используют для 13%, 182 1 01 02080 01 1000 110 для 15%, 182 1 01 02020 01 1000 110 для 35%.
В строке 110 приводится число работников, получивших налогооблагаемый доход в периоде. Выделяется строка 111 для высококвалифицированных специалистов, работающих по трудовому, гражданско-правовому договору. Строка 120 отражает сумму дохода, включая налоги и вычеты, которую получили работники за период: зарплата, бонусы, компенсации и др. Необлагаемые доходы не включаются.
Строка 130 учитывает суммы вычетов, применяемых работниками (соц., проф. имущественные и др. вычеты). Они снижают налогооблагаемую базу. В строке 131 налогооблагаемая база определяется как разница между общим доходом (120) и вычетами (130). В строке 140 исчисленный налог вычисляют умножением базы на ставку налога в строке 100.
Строка 150 включает сумму аванса для уменьшения рассчитанной суммы налога. Применяется для нерезидентов, но может использоваться для тех, кто получает зарплату за границей. Строка 160 показывает объем налога, удержанного с начала периода. Дата удержания привязана к моменту выплаты дохода. Например, если зарплата за декабрь выплачена в январе, налог удерживается в январе и попадает в строку 160 первого квартала следующего года.
Значение строки 170 появляется, если налог не мог быть удержан (например, если сотрудник получил доход в натуральной форме, а ближайшей выплаты не было). Сумма налога, не удержанная в предыдущем квартале, переносится в следующий. Строка 180 используется для ситуаций, когда работник возвращает налог ввиду ошибки в подсчётах или неправомерного удержания. В ситуации, когда работодатель ошибочно удержал больше положенного, он обязан вернуть разницу. Сумма возвращается и отражается в строке 190.
Контрольные соотношения помогают проверять раздел. Строка 160 не должна превышать строку 140. Сумма налога должна соответствовать сумме удержанного налога и исправленной задолженности (строка 170). Наличие неотражённых доходов или ошибочных данных приведет к несоответствию с декларацией. Кроме того, есть особые правила учёта дат начисления и удержания налога. Дата получения дохода определяется в соответствии со статьей 223 НК РФ. Зарплата признается полученной в тот день, когда она выплачена. Факт удержания привязан к дате выдачи дохода. Если зарплата за ноябрь выплачена в декабре, налог удерживается в декабре.
Для проверки данных можно воспользоваться инструментами программы. Анализ НДФЛ по месяцам помогает отслеживать динамику удержаний и начислений. Справка 2-НДФЛ - основа для сравнения с данными раздела. Реестр по разделу генерирует список всех операций, используемых для формирования раздела.
Представление расчета по 6-НДФЛ в 1С:Бухгалтерии
Представление расчета - обязательная процедурой для налоговых агентов. Она осуществляется посредством электронной сдачи отчетности. Рассмотрим этапы подготовки и передачи расчета в налоговый орган с «1С:Бухгалтерией».
Проверка: перед подачей расчета важно провести проверку на соответствие контрольных соотношений. В программе есть механизм «Проверка контрольных соотношений». Нажмите «Проверка»: при ошибках система выведет данные о каждой и предложит пути исправления. В закладке «Общее настроек отчета» поставьте флаг рядом с пунктом «Проверять соотношения показателей при печати и выгрузке». Это обеспечит защиту от ошибок при передаче файла.
Печать: есть два способа представления расчета. Электронный обмен экономичен и удобен. Чтобы подготовить эту версию нажмите «Выгрузить». 1С предложит выбрать папку для сохранения. После файл можно передать оператору связи для отправки в налоговый орган. Имена файлов формируются системой. Рекомендуем ознакомиться с правилами форматирования электронных документов от ФНС. Можно распечатать расчет на бумаге. Нажмите «Печать» - появится окно настройки вида формы. Рекомендуемая –с двухмерным штрих-кодом PDF417 для машинного считывания.
Отправка: в современных версиях 1С есть механизм отправки расчетов в налоговый орган через ЭДО. Убедитесь, что настроено подключение к «1С-Отчетности». Нажмите «Отправить» и произведите форматно-логический контроль. Завершите процесс, нажимая последовательно подсказываемые команды. При использовании услуг операторов связи, выгруженный файл надо направить через провайдера.