Оформление сотрудников на удаленную работу иногда затягивается неделями. Классическая кадровая процедура плохо адаптируется под дистанционный формат: приходится пересылать бумажные документы, ожидать подписей и вручную вести журналы.
Трудовой кодекс РФ обязывает оформлять дистанционного сотрудника так же строго, как и офисного. Использовать цифровые инструменты, включая КЭДО, становится удобнее, логичнее и безопаснее. Рассказываем, как полностью автоматизировать процесс, избежать задержек и проблем с законом.
Дистанционная работа: законодательная база
Согласно статье 312.1 ТК РФ, дистанционная (или удалённая) работа — это выполнение трудовой функции вне места нахождения работодателя или его подразделений при взаимодействии преимущественно онлайн или по телефону.
Закон выделяет несколько форм дистанционной работы:
- постоянная, когда человек работает удалённо весь срок договора;
- временная, если этот режим вводится на период до полугода;
- гибридная, когда офис и удалёнка чередуются;
- вынужденная, например, в случае чрезвычайных ситуаций, когда временный перевод сотрудника на дистанционную работу может быть выполнен без его согласия и без изменений в трудовом договоре (статья 312.9 ТК РФ).
Работодатель не имеет права снизить сотруднику зарплату из-за перевода на дистанционный формат работы — это прописано в статье 312.5 ТК РФ.
На этапе планирования кадровой политики можно заранее задать формат дистанционной работы в шаблонах трудовых договоров. Так юристы и HR‑отдел экономят время, а риск ошибок при оформлении снизится до минимума.
Подготовка документов при удаленном оформлении
Оформление удаленного сотрудника и прием офисного работника в целом начинаются с одного и того же пакета документов, который утвержден в статье 65 ТК РФ. Вот что в него входит:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- СНИЛС и ИНН;
- сведения о трудовой деятельности или бумажная трудовая книжка;
- документы об образовании;
- для военнообязанных — военный билет.
Если сотрудник работает дистанционно в другом городе, работодатель вправе принять скан-копии документов для оформления на работу. Он может потребовать у соискателя нотариально заверенные бумажные копии необходимых документов.
В модуле «Прием на работу» VK HR Tek этот шаг упрощается. Кандидат заполняет анкету онлайн, прикрепляет сканы, а система автоматически распознает данные и вносит их в поля формы.
После того как кандидат заполнил анкету, кадровику остается проверить корректность. Данные автоматически переносятся в карточку физлица в 1С или другой кадровой системе. Далее новый сотрудник подключается к личному кабинету КЭДО и получает электронную подпись, которой впоследствии подписывает трудовой договор и другие документы, необходимые для оформления.
Трудовой договор с дистанционным сотрудником
Согласно требованиям статьи 57 ТК РФ и статьи 49.1 ТК РФ договор с удаленным сотрудником должен содержать определенные условия. Например, в нем должны быть прописаны:
- Дистанционный характер работы и условия (постоянно или временно).
- Срок действия удаленного режима, если он известен на момент заключения договора.
- Режим труда и отдыха с определенными часами связи (может быть не прописан, но тогда сотрудник сам вправе регулировать свое рабочее время).
- Условия предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска.
- Место выполнения работы — вне места нахождения работодателя.
- Способ взаимодействия с работодателем — каналы связи, сроки ответа, порядок передачи отчетности.
В трудовом договоре с дистанционным работником может предусматриваться дополнительное условие об обязанности работника использовать при исполнении своей трудовой функции оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, предоставленные или рекомендованные работодателем. Основание — статья 312.2 ТК РФ.
Также важно прописать населенный пункт выполнения трудовой функции на уровне города: в этом случае если сотрудник переедет, не уведомив работодателя, можно расторгнуть трудовой договор в одностороннем порядке без его согласия.
Остальные пункты идентичны договору со стационарным работником.
Чтобы организовать перевод штатного сотрудника на удаленку, сначала нужно получить письменное заявление от работника с просьбой перейти на дистанционный формат. А затем оформить дополнительное соглашение к трудовому договору и издать приказ о переходе на удаленную работу.
С помощью VK HR Tek договор можно подписать онлайн: в системе документ формируется по шаблону и отправляется на подпись обеим сторонам. В нем зафиксированы дата и время подписания, а хранится договор в защищенном архиве КЭДО.
После подписания пакета документов новый удаленный сотрудник может пользоваться всеми возможностями КЭДО и личного кабинета на платформе VK HR Tek. В личном кабинете он видит все свои документы и их статусы: «Подписание», «Проверка», «Завершено».
Согласно статье 312.2 ТК РФ и статье 312.3 ТК РФ после подписания трудового договора в системе КЭДО по письменному заявлению сотрудника работодатель должен отправить ему бумажную версию договора в течение трех дней.
Приказ о приеме на работу и уведомления в Социальный фонд
Согласно статье 68 ТК РФ работодатель может издать приказ о приеме дистанционного сотрудника на работу, если это предусмотрено кадровым документооборотом компании. Этот документ не является обязанностью работодателя.
После подписания трудового договора работодатель передает данные в Социальный фонд России в подразделе 1.1 формы ЕФС-1. Это нужно сделать не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме. В графе 6 нужно добавить к кодировке по общероссийскому классификатору занятий специальный код «ДИСТ». Процедура регулируется Приказом СФР от 17.11.2023 №2281.
Чтобы перевести действующего сотрудника на дистанционную работу, следует прописать для него новые условия в дополнительном соглашении к трудовому договору.
Организация рабочих условий и коммуникации
Так же, как и офисный сотрудник, удаленщик нуждается в условиях для работы. Работодатель выдает оборудование или компенсирует использование его личного имущества, предоставляет доступ к корпоративным цифровым ресурсам, проводит инструктаж по охране труда и информационной безопасности.
В VK HR Tek можно ознакомить сотрудника с локальными нормативными актами дистанционно. Он ознакомится и подпишет документы электронной подписью, а система зафиксирует факт. При проверках ГИТ записи об ознакомлении персонала с ЛНА можно выгрузить из системы.
Как облагаются НДФЛ доходы дистанционных сотрудников
Налоговые ставки удаленщиков не отличаются от ставок офисных сотрудников. С 2025 года, на основании п.1, п. и п. 3.1 статьи 224 НК РФ к доходам дистанционных работников, вне зависимости от их статуса (резидент или нерезидент), применяется пятиступенчатая шкала ставок НДФЛ:
- 13% — по доходам, не превышающим с начала года 2,4 млн руб.
- 15% — с суммы доходов, превышающей 2,4 млн руб., если сумма доходов за налоговый период превышает 2,4 млн руб. и составляет не более 5 млн руб.
- 18% — с суммы доходов, превышающей 5 млн руб., если сумма доходов за налоговый период превышает 5 млн руб. и составляет не более 20 млн руб.
- 20% — с суммы доходов, превышающей 20 млн руб., если сумма доходов за налоговый период превышает 20 млн руб. и составляет не более 50 млн руб.
- 22% — с суммы доходов, превышающей 50 млн руб., если сумма доходов за налоговый период превышает 50 млн руб.
Если дистанционный сотрудник живет за границей, работодатель не может обеспечить охрану труда и не может заключить с ним дистанционный или любой другой трудовой договор. Варианты взаимодействия с таким сотрудником:
- заключить договор ГПХ;
- оформить трудовой договор и длительную командировку за пределы РФ.
Что дает автоматизация приема на работу удаленных сотрудников
Дистанционное взаимодействие сотрудников с работодателем сокращает процесс найма с десяти дней до нескольких часов: от отправки оффера, до подключения к КЭДО и подписания пакета документов в один клик. С помощью модуля «Прием на работу» VK HR Tek бизнес получает не только скорость, но и другие преимущества:
✅ Автопроверку анкеты — кандидат сможет ее отправить, только если корректно заполнит все поля.
✅ Положительное влияние на HR-бренд — простой процесс трудоустройства без бюрократии и бумажной волокиты.
✅ Уверенность в безопасности персональных данных.
КЭДО также позволяет сэкономить бюджет на нескольких пунктах: распечатка бумажных документов, почтовая пересылка и услуги курьеров, а также аренда архивных помещений. В VK HR Tek документы хранятся на нескольких серверах: информация не потеряется даже в случае сбоя или аварии в дата-центре.
Если при проверке трудовой инспекцией выяснится, что сотрудник забыл поставить подпись в трудовом договоре, работодатель заплатит штраф до 50 000 рублей. Оформление на работу в цифровом формате сводит риск такого нарушения к нулю.
Автоматизация найма: примеры компаний СГМК, «Островок» и 3Z
Группа компаний «Островок» принимает сотрудников на разные форматы работы: офисный, дистанционный, дистанционный с районным коэффициентом, с графиком 5/2 или 2/2. В каждом формате — разный пакет документов. Раньше им приходилось отправлять бумаги по почте, сканировать их и сохранять в PDF. После внедрения VK HR Tek пакет из 10-20 электронных документов автоматически заполняется и отправляется кандидату в один клик.
Сеть офтальмологических клиник 3Z перешла на VK HR Tek и автоматизировала рабочие процессы — в том числе и прием на работу. В компании — пять хирургических филиалов и 29 диагностических центров в девяти регионах. Команда перевела в цифру документооборот и ускорила согласование заявок.
Сибирская горно-металлургическая компания (СГМК) перешла на VK HR Tek с другого вендора. Они используют модуль приема на работу и другие возможности системы — это позволило увеличить производительность труда кадровиков. Если раньше один специалист работал с документами 150 сотрудников, то теперь он обрабатывает заявки 250+ человек.
Чек‑лист: оформление дистанционного сотрудника по ТК РФ
1. Определите формат дистанционной работы. Зафиксируйте, будет ли это постоянная удаленка, временный проект до полугода или гибридный график с чередованием работы дома и в офисе. От этого зависит формулировка в трудовом договоре, а в VK HR Tek формат дистанционной работы выбирается одним кликом в шаблоне документа, что исключает юридические ошибки.
2. Запросите и проверьте документы. Соберите стандартный пакет по статье 65 ТК РФ — паспорт, СНИЛС, ИНН, дипломы, трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, военный билет при необходимости. В VK HR Tek кандидат загружает сканы онлайн, а система распознает данные и переносит их в карточку, экономя HR‑отделу время на ручную проверку.
3. Составьте и подпишите договор через КЭДО. В договоре важно прописать вид работы, режим, порядок связи и компенсации, а также населенный пункт, как требуют статья 57 и статья 312 ТК РФ. Модуль «Прием на работу» VK HR Tek формирует документ по утвержденному шаблону и позволяет обеим сторонам подписать его электронной подписью без обмена бумагами.
4. Издайте приказ и отправьте сведения в СФР. Приказ о приёме оформляется на основе подписанного договора, а сведения по форме ЕФС‑1 с кодом «ДИСТ» нужно направить в СФР на следующий рабочий день.
5. Организуйте место работы дистанционного сотрудника и проведите инструктажи. Предоставьте сотруднику оборудование или предоставьте компенсацию за использование личного имущества, настройте доступы к сервисам, проведите инструктаж по охране труда и информационной безопасности. В VK HR Tek инструктажи можно отправить дистанционно, зафиксировать подпись о прохождении и выгрузить отчёт для проверяющих органов.
6. Проинструктируйте сотрудника по использованию VK HR Tek. После оформления он сможет видеть в личном кабинете все кадровые документы, заявки и уведомления, заказывать справки, планировать отпуска, просматривать отсутствия коллег, расчетные листки и ЛНА. Возможности платформы помогут сделать его взаимодействие с работодателем полностью прозрачным.
FAQ
Как оформить удаленного сотрудника по ТК РФ?
Чтобы оформить удаленного сотрудника по ТК РФ, определите формат дистанционной работы (ст. 312.1 ТК РФ), соберите стандартный пакет документов по ст. 65 ТК РФ, заключите трудовой договор с указанием дистанционного характера работы, при необходимости издайте приказ о приеме и направьте сведения в СФР по форме ЕФС‑1 с кодом «ДИСТ». Все эти шаги можно выполнить онлайн через КЭДО, например, с помощью VK HR Tek.
Можно ли оформить сотрудника дистанционно полностью онлайн? И как это сделать?
Да, при наличии электронной подписи — через КЭДО. Например, VK HR Tek позволяет полностью оцифровать прием на работу.
Чем отличается постоянная удаленка от временной удаленной работы?
Сроками и тем, как это прописано в договоре.
Нужна ли компенсация за личную технику?
Да, если она используется для работы — и это следует указать в договоре.
Как долго следует хранить электронные кадровые документы?
Если договор оформлен до 2003 года, он хранится 75 лет (при условии проверки ЭПК). Если договор оформлен после 2003 года — 50 лет.
Как подключить модуль «Прием на работу» на платформе VK HR Tek?
Если у вас уже подключен VK HR Tek, обратитесь к вашему менеджеру или напишите нам на sales@hrtek.ru. Если не подключен, оставьте заявку в форме ниже.
Почему VK HR Tek
Единая модульная платформа VK HR Tek — это не только КЭДО, но и целый набор готовых сервисов для повышения эффективности работы и развития сотрудников компании.
✅ Удобный личный кабинет для дистанционного взаимодействия сотрудников, HR-специалистов и согласующих руководителей.
✅ Интеграция с 1С с автоматической подгрузкой персональных данных сотрудников, созданием и прикреплением кадровых документов к заявкам.
✅ Система валидаторов и дедлайнов для контроля сроков подачи и исполнения заявок.
✅ Интеграция c Битрикс, SAP и другими учетными системами.
✅ Планирование и согласование графиков отпусков в удобном формате.
✅ Сервис входит в реестр российского ПО и соответствует требованиям 152-ФЗ и 63-ФЗ. Есть аттестат соответствия облачной системы требованиям ФСТЭК по защите информации.
✅ Дружелюбная и ответственная команда интеграции и сопровождения VK Tech.