Каждый день расписан по минутам: десятки задач, встреч и срочных вопросов, а времени на всё не хватает? Наверняка, когда вы открывали бизнес, мечтали о другом ритме жизни, хотели больше свободы и реализации, а не 24 часа рабочего времени в сутки. В этой статье мы собрали эффективные инструменты тайм-менеджмента, которые помогут пересмотреть подход к планированию задач и найти время на стратегическое развитие бизнеса.
Что такое тайм-менеджмент
Тайм-менеджмент — это способ эффективного планирования времени, который строится на умении управлять своим фокусом и вниманием, расставлять приоритеты. Сильный тайм-менеджмент помогает отойти от операционки и освободить время для задач, которые двигают дело вперед.
Управлять временем в бизнесе непросто. Текущие задачи часто отнимают время на стратегию и развитие. Это случается со многими. Разберем самые распространенные ошибки, которые мешают заниматься планированием времени.
1. Первая ошибка — считать тайм-менеджмент не применимым к реальной жизни. На самом деле, его эффективность давно доказана на практике. Тайм-менеджмент используют для систематизации работы, снижения операционных затрат и повышения личной эффективности. Его принципы лежат в основе организации процессов в большинстве успешных компаний.
2. Отсутствие четкой цели. Часто предприниматели не знают, куда идут, и поэтому берутся только за срочные задачи, а не планируют наперед. Получается работа ради работы, которая не приносит конкретных измеримых результатов.
3. Неумение делегировать приводит к перегрузке и выгоранию. Дело перестает приносить радость и вдохновение, так как вместо того, чтобы сосредоточится на управлении, предприниматель тратит силы и время на всё подряд. Важно уметь распределять задачи между сотрудниками или настраивать процессы так, чтобы операционка не занимала всё рабочее время.
Основные принципы эффективного планирования времени
При внедрении тайм-менеджмента важно наладить бизнес-процессы и выстроить распорядок дня так, чтобы он помогал на постоянной основе, а не разово. Чтобы лучше понять, как эффективно управлять временем, запомните несколько правил:
1. Научитесь заранее планировать свой рабочий день
Расписывайте задачи на следующий день в конце текущего рабочего дня. Распределите задачи в расписании так, чтобы день был загружен равномерно. При этом ориентируйтесь на свою работоспособность в течение дня. Например, на утро, пока есть силы, поставьте сложные и важные задачи, а на вечер оставьте более мелкие, которые не требуют больших энергозатрат.
2. Делегируйте
Не бойтесь передавать часть своей рутины помощникам и подчиненным. Делегирование помогает освободить время для решения стратегически значимых задач. Кроме того, когда вы передаете часть своих обязанностей сотрудникам, то даете им возможность обучиться, получить важные навыки и знания, чтобы в будущем быть самостоятельнее в решении разных вопросов.
3. Минимизируйте отвлекающие факторы
Из-за постоянных уведомлений и сообщений концентрироваться на задаче сложнее. Трудно вернуть внимание после того как отвлекся на сообщение или звонок, не относящиеся к делу. Постарайтесь перестать метаться между разными задачами и сосредоточьтесь на одной. Отключите уведомления в социальных сетях и на почте, создайте комфортное рабочее пространство, которое будет помогать сконцентрироваться на делах.
4. Расставляйте приоритеты
Перед тем как приступить к выполнению задачи, нужно определить степень её важности и сложности. Все рабочие задачи разбейте на категории: срочные — не срочные, важные — не важные, простые — сложные. Приоритетные задачи выполняйте в первую очередь. Рекомендуем планировать одну сложную и важную задачу в день. Это поможет сфокусироваться на более значимых вещах и быстрее достичь результатов.
5. Структурируйте задачи
Чтобы легче выполнить объемную задачу, которую откладывали уже много раз, разбейте её на мелкие подзадачи и распределите их на неделю. Выполнение каждого маленького шага приносит чувство удовлетворения, что стимулирует двигаться дальше, тогда как ожидание результата от «гигантской» задачи может затянуться.
5 методов планирования
Сначала съешьте лягушку
Суть метода заключается в том, чтобы выполнить самую сложную и неприятную задачу в первую очередь и обязательно довести её до конца. На вторую половину дня оставьте мелкие или не особо важные задачи. «Лягушка» для предпринимателя — задачи, от которых зависит рост и стабильность бизнеса, но которые хочется постоянно отложить. Вы можете начинать каждое рабочее утро с «лягушек», тогда прием войдет в привычку и будет приносить пользу.
Методы фиксированного времени
Владельцы бизнеса часто работают без остановки, перескакивая с задачи на задачу. Методы фиксированного времени помогут сохранить фокус на одной задаче и не выгореть.
К данным методам относятся техника Pomodoro — система «25 минут». «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут. Вы работаете 25 минут, пять минут перерыва, затем снова уходите в работу. Обычно цикл длится два часа, это четыре повторения по 25 минут и четыре коротких перерыва по пять минут между повторениями.
Методы «90 на 30» и «52 на 17» строятся на похожих правилах. Первое значение — время, которое нужно отводить на работу, второе значение — время на отдых. То есть, 90 минут отводим на работу и 30 минут на отдых.
Матрица Эйзенхауэра
Система приоритезации задач, согласно которой все текущие задачи разделяются на четыре категории в зависимости от срочности и важности. Метод поможет понять, что требует вашего личного участия, а что можно делегировать или убрать вовсе.
Матрица условно делится на четыре части. В первую очередь разберитесь с задачами из квадранта «Важно и срочно». От их скорейшего выполнения зависит работа всего бизнеса. Например, починка кофемашины в кофейне или проект от заказчика с горящим дедлайном.
В квадрант «Важно, но не срочно» ложатся задачи, которые нужно запланировать. К таким задачам обычно относятся те, что важно выполнить, ведь они помогают достичь цели. Но так как они не срочные, их выполнение может быть более обдуманным и сосредоточенным. Например, это обучение команды или саморазвитие, разработка нового проекта для улучшения работы компании.
Задачи в квадранте «Срочно, но не важно» требуют быстрого решения, но по факту не влияют на развитие бизнеса: регулярная отчётность, учёт рабочего времени сотрудников, верстка презентации и другие. Их лучше делегировать или автоматизировать.
Например, ежедневный ручной контроль рабочего времени сотрудников можно доверить видеонаблюдению с функцией видеоаналитики «Контроль активности персонала». Система сама фиксирует время прихода и ухода, отслеживает отсутствие на рабочем месте. Одна камера контролирует сразу несколько сотрудников. В итоге вы получаете готовые отчёты и графики и не тратите время на рутину.
Подробнее о функциях видеоаналитики на Дом.ру Бизнес: b2b.dom.ru
Квадрант «Не важно и не срочно» содержит в себе задачи, которые с одной стороны отвлекают от важных задач, а с другой — могут быть полезны для отдыха, если распределять их в течение рабочей недели с умом. Среди таких задач — скроллинг ленты конкурентов без конкретной цели или переделывание работы за сотрудником из-за убеждения, что легче сделать самостоятельно, чем научить кого-то делать правильно.
Система 4D
Это своеобразный «фильтр», который помогает решать, точно ли нужно выполнять все задачи и с какой стоит начать. Данный метод подойдет, когда накопилось много задач и вы не знаете, за что браться. Он основан на четырех принципах «D»: Delete — удалить ненужное, Delegate — делегировать, Delay — отложить, Do — сделать сразу. Этот способ помогает сократить список задач, убрав всё лишнее. Вы сразу увидите объём работы и вам будет проще грамотно выстроить свое время на день или неделю, так, чтобы еще осталось время сходить в спортзал.
Метод Getting Things Done, GTD
Это система управления временем и задачами, которая направлена на освобождение от постоянного запоминания дел и снижение стресса. Ключевой принцип — перенос всей информации во внешние списки или приложения, а не хранение информации в голове. Данный метод строится на пяти основных шагах:
В результате планирования по методу GTD вы перестанете держать все задачи в голове и начнете спокойно работать. Вы ничего не забываете: все задачи, идеи и поручения собраны в одном месте, и мозг перестает постоянно напоминать о забытых делах. Исчезает тревога из-за кучи дел — когда всё расписано и разложено по полочкам, уходит чувство, что вы о чём-то забыли или что объём работы вас раздавит.
Коротко о главном
- Тайм-менеджмент – способ планирования времени, который поможет выполнить большее количество задач за меньший срок и правильно расставить приоритеты.
- Для того чтобы успешно внедрить техники тайм-менеджмента в свою рабочую рутину, нужно опираться на ряд принципов, которые помогут выстроить бизнес-процессы так, чтобы тайм-менеджмент помогал вам на постоянной основе.
- Существуют различные методы тайм-менеджмента. Важно подобрать те, которые подойдут именно вам и упростят рабочий процесс.