Большинство людей ненавидит списки дел. Если вы среди них — то как вы думаете, почему? Может быть, потому что они не работают или работают раз в 100 лет? Или потому что в конце дня вы смотрите на 20 невыполненных задач, и ваш мозг вопит от разочарования?
Проблема в том, что чаще всего люди пытаются составлять списки только тогда, когда чувствуют себя перегруженными, а это худшее время для того, чтобы вспоминать задачи на ходу. А перегруженными мы себя чувствуем почти всегда; ощущение, будто все мы играем в гигантскую игру «Бей крота», только на кону вся наша жизнь. Так есть ли способ вести список дел так, чтобы он спасал, а не вызывал дополнительное напряжение? Есть, сейчас расскажу.
Почему вы постоянно чувствуете себя перегруженными?
Никто не станет отрицать, что мы живем в эпоху, когда уровень занятости достиг небывалых высот. Я также считаю, что все предыдущие поколения говорили то же самое. Как такое возможно?
Загруженность растет с течением времени и развивается параллельно с технологиями. С появлением компьютера и электронной почты мы оказались на связи со своей работой круглосуточно и без выходных. С распространением социальных сетей и мессенджеров мы оказались круглосуточно на связи также с друзьями, родственниками и потоком новостей.
Сама по себе постоянная связь с миром — это, конечно, не плохо. Но задумывались ли вы когда‑нибудь, сколько из этого общения на самом деле приносит вам пользу и удовлетворение? Я как-то решила проверить себя в течение недели: в конце каждого дня фиксировала, сколько времени из того, что я была «на связи», прошло действительно с пользой.
Выяснилось, что по‑настоящему ценным было всего около 10 %. Всё остальное — какая-то ерунда.
И знаете что? Все эти технологические достижения повышают нашу продуктивность и эффективность, но в то же время отнимают огромное количество нашего драгоценного времени — и из‑за этого мы испытываем больший стресс, чем когда‑либо.
Построить дом, продвинуться в карьере, попытаться вести бизнес, поддерживать здоровье, растить детей, не забывать о себе… Когда вы смотрите на всё, что есть в вашей жизни, как на гигантскую мешанину «дел» — без начала и конца, просто огромный спутанный клубок задач, которые вы должны выполнить, — всё это превращается в хаос.
Именно тогда на помощь приходит система списков дел.
Я говорю «система», потому что простой список дел мало что сделает для наведения порядка в вашем хаосе. Вам нужен процесс или система, лежащая в основе создания списка дел — такая, которая позволит достичь поставленной цели: навести порядок в этом безумии.
Почему простые списки дел не работают?
Вам это знакомо?
Да, это список дел. Он понятный и аккуратный, терпеливо ждет, когда вы поставите несколько галочек.
Но подождите. А так?
Выглядит гораздо страшнее.
Видите ли, даже если ни один из пунктов на этих листочках не стал для вас сюрпризом, проблема в том, что вы составляете ваш список дел как будто в вакууме, не учитывая всего остального. И тогда ваш список обречен. Где среди кучи текущих дел вы найдете место для новых задач? Как это все уместить в согласии с временем и силами? По сути, вы пытаетесь навязать жизни свои правила, вместо того, чтобы приспособить ваш список к реальному положению вещей.
Ключевая мысль: нельзя, чтобы ваш список отвлекал вас от вашей обычной жизни и тех приоритетов, которые уже есть.
Вот в чём беда любых списков, которые вы набрасываете наспех, не думая о целой картине, не учитывая жизненный контекст. Чаще всего это реакция на то, что где-то накопилось куча проблем, и вам хочется разом с ними разобраться. Вы пишете список и ждете, что жизнь замрет, чтобы дать вам возможность спокойно выполнить задачи одну за другой.
Увы, так не работает. Иногда, конечно, звезды сойдутся, и у вас получится. Но это будет случайный успех, не влияющий на вашу картину жизни. Поэтому я за то, чтобы построить надежную систему, в которой списки дел учитывали бы все стороны жизни и не противоречили друг другу.
Итак, сначала давайте разберемся, какую пользу должна вам принести система списков.
Как создать эффективную систему списков задач
1. Разделите вашу жизнь на функциональные области
Чтобы начать наводить порядок в хаосе, сначала нужно понять, из чего этот хаос состоит. Это значит — составить список всех сфер жизни, в которых у вас есть какие‑либо задачи.
Вы можете структурировать их в виде иерархического списка, хотя я не рекомендую делать слишком глубокие уровни вложенности. Гораздо проще поддерживать плоские структуры.
Как минимум, подумайте о таких сферах: работа, семья, хобби, друзья. Затем постепенно добавляйте больше деталей.
Вот как я разделяю свою жизнь:
- Дом и семья
- Работа
- Обучение
- Здоровье/физическая форма/уход за собой
- Хобби/развлечения/отдых
- Личное развитие
2. Определите основные цели для каждой функциональной области
Теперь, когда вы разделили свою жизнь на функциональные части, вам нужно обдумать различные цели и проекты для каждой из этих областей.
Это добавит в ваши списки дел критически важный элемент — контекст.
Без контекста сложно расставить приоритеты в списках дел, а без приоритетов невозможно ставить на первое место самое важное.
Проведите мозговой штурм и сформулируйте от одной до пяти основных целей в каждой сфере своей жизни. Поскольку это не упражнение по созданию плана жизни, не стоит ставить перед собой амбициозные цели на несколько лет вперед. Вместо этого сосредоточьтесь на практическом подходе и представьте, чего вы хотите достичь в этих сферах в течение следующих 12 месяцев.
Обратите внимание: в каждой сфере вашей жизни будут следующие типы задач:
- Обязательные дела (Необходимо сделать) — это разовые или повторяющиеся задачи, которые вы должны выполнять в любом случае. Это могут быть административные или повседневные дела, необходимые для поддержания нормального хода жизни.
- Нужные дела (Надо бы сделать) — они не являются критически важными для жизни, но вы понимаете, что их выполнение принесло бы пользу
- Приятные дела (Хочется сделать) — желательные задачи, добавляющие удовольствие и комфорт в каждую сферу жизни. Это своего рода «роскошь» — то, что вы делаете, когда основные и важные задачи уже выполнены.
3. Разбейте каждую цель на связанные подзадачи
Некоторые проекты требуют однократных усилий — например, починить раковину, а другие предполагают несколько этапов последовательных задач, как при подготовке к ремонту.
Для каждой из ваших целей нужно дойти до мельчайшей единицы работы — то есть до наименее сложной задачи, которую вы можете выполнить для достижения этой цели.
По сути, вы классифицируете каждую цель либо как разовый проект, либо как серию этапов. Это важно, потому что этапы зависят друг от друга и, следовательно, имеют естественный порядок приоритетности.
4. Отслеживайте текущие проекты отдельно
Для долгосрочных проектов, требующих временных затрат и прохождения нескольких этапов, таких как строительство дома или открытие бизнеса, вам понадобится отдельный основной список дел.
Вы по‑прежнему будете включать связанные с ними задачи в свои ежедневные и еженедельные списки дел, но вам нужен способ отдельно отслеживать прогресс и ресурсы именно для этих масштабных проектов.
Вот несколько примеров подобных проектов, требующих постоянной работы в течение нескольких месяцев или лет:
- поиск новой работы, требующей освоения нового набора навыков;
- получение новой учёной степени;
- построение бизнеса;
- создание блога;
- покупка/строительство дома;
- рождение ребёнка.
5. Установите порядок приоритетности для каждого набора задач
Когда все ваши проекты и цели выстроены, пришло время расставить задачи в порядке приоритетности. Существует два типа приоритетов:
- Естественный приоритет — возникает из естественного порядка вещей. Например, вы не можете начать строительство крыши, пока не заложили фундамент.
- Приоритет по оценке важности — это приоритет, который вы присваиваете каждой задаче, исходя из собственной оценки её значимости для вашей жизни.
Для начала вам нужно расставить приоритеты между сферами жизни. Я знаю, что это звучит невозможно: в конце концов, как можно расставить приоритеты для дел, которые в любом случае нужно выполнить? Но постарайтесь сделать всё возможное.
6. Назначьте срок выполнения или временной интервал для каждой задачи
Когда вы расставили задачи по степени важности, пришло время назначить им два атрибута:
- Временной интервал (периодичность) — для задач, которые необходимо выполнять регулярно, согласно определённому повторяющемуся графику. Например:
- тренировки — ежедневно
- уборка дома — еженедельно
- «вечер без детей» — раз в две недели
- поход с семьёй в кино — раз в месяц
- чек-ап здоровья — раз в год
2. Крайний срок — для проектов с ограниченным временным периодом, таким как написание научной работы или замена крыши. Если к завершению ведет несколько задач, каждая из них должна иметь свой срок выполнения.
На этом этапе создания вашей системы списков дел у вас уже достаточно информации, чтобы составить:
- ежемесячный список дел на предстоящий месяц;
- еженедельный список дел на предстоящую неделю.
Эти два списка будут включать:
- все повторяющиеся задачи на соответствующие периоды;
- все разовые задачи, срок выполнения которых приходится именно на эти временные отрезки.
7. Отслеживайте выполнение задач
Наконец, один из самых важных шагов — начать выполнять задачи из вашего списка дел в том порядке, в котором они указаны. Поскольку неделя — достаточно короткий период, вы можете отслеживать выполнение задач с помощью еженедельного списка дел.
Однако я твёрдо убеждена в том, что нужно разбивать всё на мельчайшие единицы. Именно поэтому я рекомендую выделять ежедневный список дел из еженедельного или ежемесячного. Ежедневный список гораздо более практичен и побуждает к действию.
*Важное напоминание. Эта система списков дел — не просто обычный чек‑лист. Это инструмент контроля. Она воплощает суть всей вашей жизни и переводит всё ваше существование на практический уровень. Поэтому чем проще она будет — тем лучше для вас.
Если вы отслеживаете задачи только на еженедельном уровне, вы рискуете поддаться прокрастинации и откладывать дела на конец недели. Если же вы потратите время на то, чтобы разбить свой еженедельный список дел на ежедневные приоритетные списки, вы не позволите эмоциям сбить вас с пути. Вместо этого у вас будет список дел, который чётко подскажет, что и когда нужно делать.