Когда компания решает автоматизировать учёт на 1С, первое, что предлагают подрядчики — провести предварительное обследование. Многие заказчики относятся к этому этапу как к формальности: «лишь бы бумажку получили и начали уже внедрять». Но именно на этом этапе закладываются сроки, бюджет и то, будет ли система реально работать или станет головной болью.
Предварительное обследование БИЗНЕСУ нужно, чтобы:
- увидеть, как процессы работают на самом деле, а не только в головах руководителей;
- внедрить лучшие практики, которые консультанты уже наработали на похожих проектах;
- понять, насколько выбранная система подходит под реальные задачи компании;
- заранее заметить свои уникальные фишки и заложить их в проект, а не допиливать потом;
- уточнить бюджет и сроки с учётом доработок под свои процессы;
- понять, какую документацию и в каком виде вы получите на выходе, чтобы она действительно помогала работать, а не пылилась на полке;
- оценить, каких людей и ресурсов потребует внедрение, и выделить их вовремя, чтобы не тормозить проект;
- увидеть риски, которые могут испортить результат;
- сэкономить на этапе запуска за счёт того, что часть работ можно сделать своими силами;
- прикинуть, когда вложения в автоматизацию начнут приносить деньги.
Но если подойти к обследованию неправильно, можно получить кипу бумаг, а не понятный план внедрения. Частые ошибки, которые заказчики совершают чаще всего, пытаясь «помочь» или сэкономить.
1. Игнорирование регламента и соглашения
Фраза «Давайте без бюрократии, сразу к делу» звучит разумно, но на практике означает, что мы не фиксируем в документах предпроектного обследования ничего: ни сроки, ни критерии приёмки, ни время на доработки, ни ответственных.
Последствия: Внедрение либо никогда не завершится, потому что нет точек входа и выхода, либо при исчерпании бюджета просто замёрзнет — с недоделанной системой и испорченными отношениями.
Как правильно: Утверждённый регламент и подписанные документы на этапе обследования — это ваш единственный инструмент зафиксировать правила игры. Без них вы не контролируете ни сроки, ни деньги, ни результат.
2. Требование избыточной детализации
Заказчики часто просят расписать процесс до мельчайших бытовых подробностей. Или наоборот — считают, что раз что-то делается в Excel или по телефону, то это не относится к автоматизации.
Последствия: Если описывать всё подряд, документация раздувается, и вы тонете в согласованиях. А если пропускать важные «ручные» операции (например, Мария Ивановна меняет статус заказа в Excel после звонка), система потом не будет отражать реальность, и вы ничего не автоматизируете по-настоящему.
Как правильно: Мы фиксируем все точки, где рождаются или меняются данные, даже если сейчас это происходит за пределами 1С. Статус заказа, договорённости по телефону, пометки в Excel — если это влияет на учёт или управление, это должно быть учтено.
А вот действия, которые никак не отражаются в системе (например, курьер привёз бумажный документ и положил в папку — но данные ещё не введены), можно оставить за скобками.
3. Ставка на анкетирование сотрудников
«Зачем интервью? Разошлите анкеты, они заполнят» — так думают многие. И ошибаются.
Последствия: Анкеты заполняются формально. Только очное интервью позволяет аналитику выявить реальную картину учета и те «костыли», о которых никогда не напишут в официальном опроснике, но которые потом аукнутся на этапе внедрения.
Как правильно: Проводить интервью с ключевыми сотрудниками лично. Анкеты можно использовать как подготовку к разговору, но не как основной источник.
4. Затягивание сроков обследования
Последствия: Если процесс затягивается на месяцы, ваши же эксперты устают и начинают саботировать встречи. Люди теряют фокус, а описанные процессы устаревают быстрее, чем вы их успеваете утвердить.
Как правильно: Укладываться в оптимальные сроки. Для 100–120 процессов это 10–11 недель. Дольше — теряете и время, и качество.
5. Попытка пропустить описание «Как есть»
Многие хотят сразу описывать «Как должно быть».
Последствия: Без понимания текущей методологии учета невозможно достоверно оценить три параметра: объем доработок, бюджет и сроки. Если вы пропускаете этот этап, смета превращается в лотерею: доработки всплывут позже, когда деньги уже распределены.
Как правильно: Сначала зафиксировать, как работает сейчас. Потом решать, что менять. Иначе вы будете строить новую систему на том, чего не понимаете.
6. Боязнь кастомизации и боязнь типовых решений
Одни заказчики боятся кастомизации: настаивают только на типовом функционале, а всё остальное, мол, «девочки в Excel доделают». Другие боятся типовых решений и пытаются зашить в программу всё подряд, даже то, что вообще не требует автоматизации.
Последствия: В первом случае ваши уникальные преимущества остаются за бортом системы. Во втором — программа раздувается как воздушный шар, внедрение становится дорогим, а обновления — мучительными.
Как правильно: И те, и другие неправы. Задача аналитика — найти баланс между типовым функционалом и разумной кастомизацией, чтобы система защищала ваш бизнес, но не превращалась в монстра.
7. Игнорирование читаемости схем
Схема — это рабочий инструмент для вас, а не для архива.
Последствия: Если требовать горизонтальные «простыни», их будет невозможно нормально распечатать и изучить.
Как правильно: Вертикальные схемы позволяют быстро проследить логику процесса от начала до конца. Это не просто стандарт, а способ сделать структуру вашего бизнеса прозрачной для всех — от директора до рядового исполнителя.
Не допускайте этих ошибок в предпроектном обследовании, чтобы не получилось как в анекдоте:
Главная тайна внедрения 1С: никто точно не знает, чем заканчивается предпроектное обследование. Оно либо переходит в проект, либо в арбитраж.
Читайте мои статьи — у вас внедрения будут переходить только в проекты! 👋
#1С #Автоматизация #БизнесПроцессы #QA #ИТКонтент