🔥 «5 статей расходов, которые вы не замечаете, а они съедают 15% прибыли»

Собственник: «Олег, выручка растёт, а прибыль стоит на месте. Я ничего не понимаю».

Я: «Давай посмотрим твои расходы».

Он открывает отчёт. Там: зарплата, аренда, налоги, закупки. Всё как обычно.

Я: «А это что?» - показываю на строчку «прочие расходы».

Он: «А, это мелочи. Там канцелярка, вода, хознужды».

Я: «Сколько там за год?»

Он смотрит. Бледнеет.

«1,2 млн».

Коротко

У каждого бизнеса есть «тихие убийцы» прибыли.

Это расходы, которые:

• вы не замечаете, потому что они маленькие
• вы считаете обязательными, хотя это не так
• вы привыкли и не пересматриваете годами
• прячутся в строчке «прочее»

По отдельности они кажутся ерундой.
Вместе съедают до 15% вашей прибыли.

Я собрал 5 таких статей.
Проверьте себя.

Расход 1. Подписки, которые не используют

Как это выглядит

Вы когда-то подписались на:

• CRM (тариф на 50 пользователей, а работает 20)
• сервис рассылок (платите за 10 000 писем, а отправляете 1 000)
• антивирус на все компьютеры (а три компьютера уже год не работают)
• доступ к базе данных (которую никто не открывал полгода)
• онлайн-бухгалтерию (двойной тариф, потому что «запас не помешает»)

Всё это списывается с карты автоматически.
Вы не замечаете.
Год за годом.

Реальная история

Компания, оптовая торговля.
Платили за CRM 25 000 в месяц.
Я спросил: «Сколько пользователей реально работают?»
Открыли статистику - 12 из 50.

Перешли на тариф на 15 пользователей.
Экономия - 15 000 в месяц.
180 000 в год.

Нашли ещё:

• подписка на Photoshop для дизайнера, который уволился год назад - 15 000 в год
• сервис аналитики, который никто не открывал - 12 000 в год
• хостинг для сайта, который уже не работает - 8 000 в год

Итого только на подписках - 215 000 в год.

Что делать

Шаг 1. Соберите все регулярные платежи за последние полгода.
Шаг 2. По каждому спросите: «Кто этим пользуется? Когда в последний раз? Реально нужно?»
Шаг 3. Если ответа нет - отключите.
Шаг 4. Через месяц проверьте, кто жалуется.
Шаг 5. Не жалуются - значит, не нужно было.

Расход 2. Банковские комиссии и эквайринг

Как это выглядит

Вы платите:

• за обслуживание счёта
• за каждый платёж
• за SMS-информирование
• за интернет-банк
• за эквайринг (2-3% с каждой оплаты картой)

Вы привыкли.
Думаете: «ну так у всех».

А теперь посчитайте.

Цифры

Оборот 10 млн в месяц.
Эквайринг - 2,5% = 250 000.
Комиссии банка - ещё 15-20 000.
Итого 270 000 в месяц.
3,2 млн в год.

А теперь вопрос: вы знаете, что есть банки с эквайрингом 1,5%?
Что можно перевести часть платежей на расчётный счёт без комиссии?
Что многие банки готовы пересмотреть тарифы, если вы пригрозите уходом?

Что делать

Шаг 1. Раз в год устраивайте тендер среди банков.
Шаг 2. Соберите предложения 3-5 банков.
Шаг 3. Покажите своему банку - пусть бьются за вас.
Шаг 4. Пересмотрите тариф эквайринга (если оборот вырос - ставку можно снизить).
Шаг 5. Посчитайте, сколько можно сэкономить.

Разница может быть 1-2% от оборота.
Это чистая прибыль.

Расход 3. Сверхурочные и переработки

Как это выглядит

Сотрудники задерживаются после работы.
Приходят в выходные.
Пишут вам в 22:00.

Вы думаете: «Какие ответственные!»
А они думают: «Я не успеваю за 8 часов, потому что работы много».

Почему работы много?
Потому что:

• процессы не настроены
• задачи ставятся нечётко
• люди отвлекаются на ерунду
• кто-то не делает свою работу, и её перекладывают на других

Вы платите за переработки.
Иногда прямо (оплата сверхурочных).
Иногда косвенно (бонусы, премии «за лояльность»).
Иногда просто принимаете низкую производительность как норму.

Реальная история

Компания, логистический оператор.
Склад работал с 9 до 21, потому что не успевали обрабатывать заказы.
Платили сверхурочные - 200-300 тыс в месяц.

Пришли, посмотрели.
Оказалось, что:

• две смены работают неэффективно (курят, пьют чай, тупят в телефон)
• маршруты не оптимизированы (ездят по 2 раза в одни и те же точки)
• часть заказов можно было отдать на аутсорс дешевле, чем свои сверхурочные

Оптимизировали.
Склад стал работать с 9 до 18.
Экономия - 2,5 млн в год.

Что делать

Шаг 1. Посчитайте реальные переработки за последний месяц.
Шаг 2. Переведите в деньги.
Шаг 3. Спросите: «Почему люди не успевают?»
Шаг 4. Ищите причину в процессах, а не в людях.
Шаг 5. Перестройте процессы, чтобы успевали за 8 часов.

Расход 4. Штрафы, пени, неустойки

Как это выглядит

• опоздали с отгрузкой - штраф клиенту
• забыли оплатить налог вовремя - пени от налоговой
• не продлили договор аренды вовремя - неустойка
• ошиблись в документах - штраф от контрагента
• просрочили отчёт - штраф от регулятора

Вы думаете: «это форс-мажор, бывает».

Бывает.
Раз в год - бывает.
Раз в месяц - это не форс-мажор.
Это дыра в процессах.

Цифры

Компания, строительный подрядчик.
Срывали сроки сдачи документов заказчику.
Штрафы - 50-100 тыс в квартал.

Причина: юрист загружен, не успевает проверять.
А заказчик не ждёт.

Посчитали за год - 350 тыс штрафов.
Наняли помощника юриста за 40 тыс в месяц.
Штрафы прекратились.

Экономия - 350 тыс в год минус зарплата помощника = минус 130 тыс? Нет, считаем дальше.

Помощник не только штрафы отменил.
Он ещё и договоры стал быстрее готовить, и сделок стало больше.
Но даже без этого - 350 тыс штрафов против 480 тыс зарплаты помощника.
Разница 130 тыс в минус? Не торопитесь.

Помощник работает второй год.
Штрафов нет.
Экономия 350 тыс в год × 2 = 700 тыс.
Зарплата за 2 года - 960 тыс.
Всё ещё минус 260 тыс? Опять не так.

Потому что без помощника юрист уволился бы (перегруз).
А нового искать - ещё дороже.
И сделки без помощника шли бы медленнее.
И клиенты уходили.

Сложно посчитать точно, но факт: после найма помощника прибыль выросла.

Что делать

Шаг 1. Соберите все штрафы и пени за последний год.
Шаг 2. Посчитайте сумму.
Шаг 3. По каждому спросите: «Как сделать, чтобы это не повторилось?»
Шаг 4. Внедрите контрольные точки.
Шаг 5. Если сумма большая - наймите человека или настройте робота, который будет следить.

Расход 5. «Лишние» люди

Как это выглядит

У вас есть сотрудники, которые:

• работают, но результат не виден
• всегда заняты, но чем - непонятно
• без них «никак», но что именно они делают - не объяснят
• пришли «по знакомству» и сидят
• просто «всегда были», ещё с тех времён, когда компания была маленькой

Вы держите их годами.
Платите зарплату.
Терпите.

Почему?
Потому что страшно убрать - а вдруг что-то сломается?
Потому что неудобно перед человеком.
Потому что «он же старается».

Реальная история

Компания, производство мебели.
Штат - 50 человек.
Пришёл новый финдир, начал смотреть эффективность.

Нашёл:

• кладовщик, который «помогает на отгрузках» - 45 000 в месяц. За месяц помог на 2 часа.
• бухгалтер по зарплате - 60 000 в месяц. Начисляет зарплату 15 числа, а в остальное время «помогает с первичкой». Первичку за неё делают другие.
• менеджер по закупкам - 70 000 в месяц. Закупает канцелярию и воду. Раз в месяц. Остальное время «мониторит рынок».
• помощник руководителя - 50 000 в месяц. Ставит чай, заказывает обеды, записывает к стоматологу.

Сумма - 225 000 в месяц.
2,7 млн в год.

Оптимизировали:

• кладовщика убрали (его 2 часа могут делать грузчики)
• бухгалтера по зарплате отдали на аутсорс за 15 000 в месяц
• закупки отдали производственному отделу
• помощника оставили, но сократили до 30 000 (потому что работы на 30, а не на 50)

Экономия - 150 000 в месяц.
1,8 млн в год.

Что делать

Шаг 1. Составьте список всех сотрудников.
Шаг 2. По каждому напишите: что конкретно он делает? какой результат? сколько времени занимает реальная работа?
Шаг 3. Посчитайте стоимость часа каждого.
Шаг 4. Прикиньте, сколько денег приносит (или экономит) этот сотрудник.
Шаг 5. Если приносит меньше, чем получает - у вас проблема.

Чек-лист. Ищем невидимые расходы

Пройдитесь по этим пунктам.

Подписки

• Есть ли подписки, которые никто не использует?
• Можно ли перейти на более дешёвый тариф?
• Давно ли пересматривали список?

Банки

• Какой процент вы платите за эквайринг?
• Есть ли банки с более выгодными условиями?
• Давно ли торговались со своим банком?

Переработки

• Есть ли сотрудники, которые постоянно задерживаются?
• Посчитали ли вы стоимость этих переработок?
• Почему они не успевают за 8 часов?

Штрафы

• Какие штрафы были за последний год?
• На какую сумму?
• Что сделано, чтобы они не повторялись?

Люди

• Есть ли сотрудники, результат которых не виден?
• Кто из них реально нужен?
• Кого можно отдать на аутсорс?

Что делать прямо сейчас

Шаг 1. Откройте отчёт о расходах за последний год

Не смотрите на общие цифры.
Смотрите на детали.
Особенно на строчку «прочие».

Шаг 2. Найдите 5 самых подозрительных статей

Те, где сумма не соответствует ожиданиям.
Где «почему так много?»
Где «а это вообще что?»

Шаг 3. Копните каждую

Позвоните поставщикам.
Спросите у сотрудников.
Посмотрите договоры.

Шаг 4. Посчитайте потенциальную экономию

Не надо резать сразу.
Просто посчитайте, сколько можно сэкономить, если оптимизировать.

Шаг 5. Примите решение

По каждой статье - оставляем, меняем, режем.
Назначаем ответственного.
Ставим срок.

P.S. Про MAX

В MAX я каждый день показываю, как находить такие дыры.

Без сложного фин анализа.
Без «наймите аудитора».
Просто чек-листы и примеры из реальных компаний.

👉 Присоединиться в MAX

Там уже есть:

• шаблон анализа расходов
• примеры, где находят деньги
• история, как одна компания сэкономила 5 млн
• чек-листы для самопроверки

Берите и делайте.

P.P.S. Прямо сейчас.

Откройте банк.
Посмотрите списания за последний месяц.
Найдите три подписки, про которые вы забыли.

Отпишитесь от них.
Это займёт 10 минут.
А деньги будут приходить каждый месяц.