Ключевая проблема аккаунт-менеджера – контроль сроков выполнения ставящихся им задач. Чтобы не держать все в голове, нужен инструмент, который будет визуализировать timeline.
Использование диаграммы Ганта – отличный способ планирования и отслеживания задач. С ее помощью можно достичь максимальной прозрачности при совместном ведении проектов с клиентом.
Что такое диаграмма Ганта?
Диаграмма Ганта – это графический метод отображения и контроля проектов. Она позволяет детально видеть задачу и ее характеристики: сроки, длительность, вехи и т.д.
Диаграмма Ганта была разработана американским инженером-механиком Генри Гантом в 20 веке – отсюда и получила свое название. Изначально она была создана для производственных проектов, сегодня – это современный инструмент для совместной работы в режиме реального времени.
Как выглядит диаграмма Ганта?
Компоненты диаграммы:
- На вертикальной оси расположен перечень задач.
- На горизонтальной оси – временная шкала.
- Прямоугольные фигуры (бары) – и есть сами задачи. По размеру и положению каждой фигуры можно отследить длительность задач, а также сроки начала и завершения работы.
- Взаимосвязь задач между собой – зависимости.
- Распределение ресурсов – ответственные лица.
- Статус задач – показывает процент готовности задачи (прогресс).
- Dateline – актуальный на сегодняшнюю дату прогресс.
- Вехи – контрольные точки.
В чем плюсы ее использования?
- Наглядность – вся информация о проекте представлена на едином графике.
- Прозрачность – картина проекта и его текущий статус видны и агентству, и клиенту.
- Оптимизации времени – удобная группировка и визуализация данных позволяют быстро оценивать ситуацию и принимать решения.
- Контроль – возможность отслеживать прогресс и ошибки в режиме реального времени.
- Доверие – диаграмма Ганта обеспечивает совместное ведение и контроль проекта с клиентом. Это способствует более лояльному отношению с его стороны, является гарантом надежности.
Недостатки диаграммы
- Сложность масштабирования при работе с очень крупными проектами. Такие диаграммы может быть тяжело читать – они часто перегружены. Но это касается только значительно весомого перечня задач – например, 1000.
- Отсутствие автоматической динамики. Все изменения и обновления нужно вносить вручную.
Диаграмма Ганта – не панацея. Однако это очень удобный и полезный инструмент. И преимуществ в нем намного больше – нежели недостатков.
Построение диаграммы Ганта
Согласно сведениям FlexiProdject и ATLASSIAN, создание диаграммы состоит из следующих этапов:
- Определение масштаба и целей проекта.
- Определение структуры проекта: задачи, этапы, фазы.
- Установка сроков и продолжительности задач.
- Определение логической цепочки между задачами.
- Выбор платформы для построения диаграммы.
В каких программах можно построить диаграмму Ганта?
Кому необходимо использовать диаграмму Ганта в работе?
Этот инструмент требуется для планирования и ведения крупных проектов, в которых важно отслеживать каждый шаг.
В первую очередь он нужен для аккаунт-менеджеров, руководителей команд и менеджеров проектов.
Но также есть и другие специалисты, которым диаграмма Ганта может облегчить работу:
- бизнес-аналитики,
- стратеги,
- владельцы малого бизнеса.
Для них диаграмма выполняет ту же функцию – помогает отслеживать задачи и планировать действия.
Помимо digital сферы и маркетинга диаграмма Ганта нашла применение в очень разнообразных отраслях:
- фармацевтические компании,
- торговые компании,
- производственные компании.
В данных сферах диаграмма нужна для инвестиционных, научных и оптимизационных процессов.
Наш опыт в контроле тайминга через диаграмму Ганта
Мы уже давно занимаемся проведением рекламных кампаний. В режиме многозадачности и большого объема работ для нас особо важны – прозрачность и точность.
Мы перепробовали множество программ перед тем как прийти к тому уровню планирования, который имеем сейчас.
Какие программы мы использовали:
- Ganttpro
- Jira
- Trello
- BitrixCRM
- Google Sheets
У каждого сервиса были свои преимущества и недостатки. Одни были более специализированы, другие – более удобны в использовании.
Однако у данных программ присутствовали некоторые недостатки, которые делали процесс работы более сложным и продолжительным. К ним относится то, что многие из программ могли контролировать какие-то определенные процессы, но не вмещали в себя все необходимые задачи.
Вскоре мы все же нашли наиболее комфортную для нас программу – Яндекс Трекер. Она полностью совмещает в себе канбан и диаграмму Ганта, что делает ведение проектов удобным как для клиентов, так и для агентства.
Также к плюсам Яндекс Трекера относится:
- возможность автоматизировать действия платформы,
- стабильность и доступность,
- развитая система фильтрации и аналитики,
- полная безопасность данных,
- единая экосистема.
Уже много лет корректная оценка таймингов и использование подходящих инструментов помогают нам более качественно контролировать ход рекламных кампаний.
Если дело касается планирования, важно выбрать не самую крутую программу на рынке – а ту, что наиболее релевантна вашим задачам.
«Мир Рекламы» – гарант точности и надежности в каждом проекте.