Для бухгалтеров и собственников бухгалтерских компаний, которые хотят производить расчет заработной платы быстро, правильно, без косяков и лишних вопросов.
Цель: выстроить прозрачный и надежный процесс начисления, выплаты и отражения с выполнением всех налоговых обязательств и предоставления полного пакета документов сотруднику/клиенту.
Процесс состоит из трех больших этапов:
1. Подготовка
Сбор информации о клиенте (формирование методологии).
2. Настройка
Создание «умной» повторяющейся задачи в CRM.
3. Исполнение
Работа бухгалтера по готовому чек-листу.
Практическое руководство
Расчет заработной платы
Для бухгалтеров и собственников бухгалтерских компаний, которые хотят производить расчет заработной платы быстро, правильно, без косяков и лишних вопросов.
Цель: выстроить прозрачный и надежный процесс начисления, выплаты и отражения с выполнением всех налоговых обязательств и предоставления полного пакета документов сотруднику/клиенту.
Процесс состоит из трех больших этапов:
1. Подготовка
Сбор информации о клиенте (формирование методологии).
2. Настройка
Создание «умной» повторяющейся задачи в CRM.
3. Исполнение
Работа бухгалтера по готовому чек-листу.
📌Автор руководства - Лариса Магафурова
15 лет руковожу бухгалтерской компанией "Умный бухучет"
Финансовый директор с опытом 10+ лет
ТОП-спикер Клерка и Системы Главбух
Автор обучений и инструментов для бухгалтеров и бух компаний
Повышаю стандарты оказания бухгалтерских услуг
Автор канала "Избранное. Для бухгалтеров и бух бизнеса":
канал в Телеграм: https://t.me/larisamagafurova
канал в МАХ: https://max.ru/id745308247678_biz
📑Шаг 1. Формируем методологию клиента (Опрос)
Прежде чем начислять первую зарплату, мы должны собрать у клиента все особенности его бизнеса. Это база, которая ляжет в основу всех будущих задач.
Что нужно выяснить у клиента? Это не просто беседа, а структурированный сбор данных. Вот ключевые блоки вопросов, которые мы подсмотрели в готовых регламентах:
Сроки и способы выплат
- Какого числа аванс, какого числа окончательный расчет? (Проверяем, чтобы разница была около 15 дней, иначе это нарушение).
- Как выплачиваете?
- Кто и как передает информацию по премиям, надбавкам, больничным?
Особенности учета
- Какие счета затрат используем? (Важно: чтобы зарплата торгового отдела не висела на 26 счете, если должна быть на 44-м).
- Есть ли сотрудники на ГПХ?
- Как часто уходят на больничный?
Документооборот
- Кому отправляем платежные поручения на подпись (или загружаем сразу в банк)?
- В каком виде отправляем ведомости и расчетные листки (PDF, Excel)?
- Куда отправляем? (Чат, почта, 1С?)
Результат Шага 1: У вас появляется живой документ «Методология учета клиента», где зафиксированы все эти нюансы.
📑Шаг 2. Создаем повторяющуюся задачу
Для этого шага потребуется готовый ШАБЛОН задачи с регламентом по расчету зарплаты и сервис Finkoper .
- Что такое Finkoper - сервис для организованной работы бухгалтерской компании и специалистов на аутсорсе.
- Что такое шаблоны задач с регламентами? Это подробные инструкции по выполнению работ, представленные в виде задач в системе. Вместо того, чтобы искать инструкции среди сотни файлов Word бухгалтер сразу видит, что надо делать.
🎥Подробнее изучить принцип работы с регламентами можно на видео по ССЫЛКЕ
📌Что делаем:
Берем базовый шаблон
Например, «6.1 Начисление заработной платы».
Копируем блок «Особенности клиента»
Из нашей Методологии (которую собрали на Шаге 1) и вставляем его в начало новой задачи, перед словом «Регламент».
Настраиваем повторение задачи
На те даты, которые назвал клиент (например, 5-го и 20-го числа каждого месяца).
Почему это гениально? Теперь каждый раз, когда у бухгалтера открывается эта задача, он видит не абстрактную инструкцию, а персональный порядок действий для конкретного клиента:
«Аванс платим 20-го через зарплатный проект. Ведомость отправляем Ивану Ивановичу в WhatsApp. Больничные бывают редко, но если приходят — передает Петр Петрович...»
Вся устная информация исчезает, уступая место четкому тексту.
Что делаем:
Берем базовый шаблон
Например, «6.1 Начисление заработной платы».
Копируем блок «Особенности клиента»
Из нашей Методологии (которую собрали на Шаге 1) и вставляем его в начало новой задачи, перед словом «Регламент».
Настраиваем повторение задачи
На те даты, которые назвал клиент (например, 5-го и 20-го числа каждого месяца).
Почему это гениально? Теперь каждый раз, когда у бухгалтера открывается эта задача, он видит не абстрактную инструкцию, а персональный порядок действий для конкретного клиента:
«Аванс платим 20-го через зарплатный проект. Ведомость отправляем Ивану Ивановичу в WhatsApp. Больничные бывают редко, но если приходят — передает Петр Петрович...»
Вся устная информация исчезает, уступая место четкому тексту.
📑Шаг 3. Пошаговый алгоритм работы бухгалтера по задаче (Чек-лист)
Когда бухгалтер открывает задачу С регламентом, он видит четкую последовательность. Он не гадает, «что делать», а просто выполняет пункты.
Вот как выглядит этот порядок действий (встроенный в задачу):
ЭТАП 1: Подготовка и проверка базы
- Получить и утвердить Табель учета рабочего времени у руководителя клиента.
- Сверить остатки отпусков. (Если не проверить, можно уйти в минус).
ЭТАП 2: Начисление
- Создать документ «Начисление зарплаты» в 1С.
- Заполнить и проверить каждого сотрудника: оклады, премии, больничные. (Проверка себя — это обязательный пункт, а не вопрос совести).
ЭТАП 3: Подготовка к выплате
- Сформировать ведомость на выплату.
- Проверить суммы и периоды. (Вдруг мы собрались платить аванс за прошлый месяц?).
- Передать данные на выплату (первичнику или напрямую в банк, как прописано в методологии сверху).
ЭТАП 4: Отражение в учете и контроль
- Провести отражение зарплаты в бухгалтерии (или синхронизировать базы).
- Критично: Проверить корректность проводок. Зарплата попала на нужные счета затрат? (Если это не сделать, главбух клиента или финдиректор получат неверную управленческую отчетность).
ЭТАП 5: Отчетность и коммуникация
- Сформировать расчетные листки и отправить сотрудникам клиента.
- Сформировать платежные поручения по налогам (НДФЛ, взносы) и проверить сроки уплаты.
- Отправить полный комплект документов клиенту (согласно его методологии).
- Важно: Получить подтверждение, что клиент всё получил и ознакомился. (Это собирает «плюсики» в карму и страхует от споров).
ЭТАП 6: Финал
- Проверить, что все налоги уплачены вовремя.
- Если видим, что клиент задерживает оплату налогов — запускаем отдельный шаблон (например, 8.1) для работы с такой ситуацией.
Что делаем:
Берем базовый шаблон
Например, «6.1 Начисление заработной платы».
Копируем блок «Особенности клиента»
Из нашей Методологии (которую собрали на Шаге 1) и вставляем его в начало новой задачи, перед словом «Регламент».
Настраиваем повторение задачи
На те даты, которые назвал клиент (например, 5-го и 20-го числа каждого месяца).
Почему это гениально? Теперь каждый раз, когда у бухгалтера открывается эта задача, он видит не абстрактную инструкцию, а персональный порядок действий для конкретного клиента:
«Аванс платим 20-го через зарплатный проект. Ведомость отправляем Ивану Ивановичу в WhatsApp. Больничные бывают редко, но если приходят — передает Петр Петрович...»
Вся устная информация исчезает, уступая место четкому тексту.
Шаг 3. Пошаговый алгоритм работы бухгалтера по задаче (Чек-лист)
Когда бухгалтер открывает задачу С регламентом, он видит четкую последовательность. Он не гадает, «что делать», а просто выполняет пункты.
Вот как выглядит этот порядок действий (встроенный в задачу):
ЭТАП 1: Подготовка и проверка базы
- Получить и утвердить Табель учета рабочего времени у руководителя клиента.
- Сверить остатки отпусков. (Если не проверить, можно уйти в минус).
ЭТАП 2: Начисление
- Создать документ «Начисление зарплаты» в 1С.
- Заполнить и проверить каждого сотрудника: оклады, премии, больничные. (Проверка себя — это обязательный пункт, а не вопрос совести).
ЭТАП 3: Подготовка к выплате
- Сформировать ведомость на выплату.
- Проверить суммы и периоды. (Вдруг мы собрались платить аванс за прошлый месяц?).
- Передать данные на выплату (первичнику или напрямую в банк, как прописано в методологии сверху).
ЭТАП 4: Отражение в учете и контроль
- Провести отражение зарплаты в бухгалтерии (или синхронизировать базы).
- Критично: Проверить корректность проводок. Зарплата попала на нужные счета затрат? (Если это не сделать, главбух клиента или финдиректор получат неверную управленческую отчетность).
ЭТАП 5: Отчетность и коммуникация
- Сформировать расчетные листки и отправить сотрудникам клиента.
- Сформировать платежные поручения по налогам (НДФЛ, взносы) и проверить сроки уплаты.
- Отправить полный комплект документов клиенту (согласно его методологии).
- Важно: Получить подтверждение, что клиент всё получил и ознакомился. (Это собирает «плюсики» в карму и страхует от споров).
ЭТАП 6: Финал
- Проверить, что все налоги уплачены вовремя.
- Если видим, что клиент задерживает оплату налогов — запускаем отдельный шаблон (например, 8.1) для работы с такой ситуацией.
📌Вместо заключения: Почему не нужно изобретать велосипед?
Посмотрите на этот огромный, но логичный список. Чтобы написать такой регламент с нуля, нужны годы проб и ошибок, увольнения сотрудников со словами «я не знал, что это надо делать» и куча нервов.
В чем главный секрет, который мы разобрали в видео? В том, что этот идеальный порядок действий уже существует. Он уже вшит в готовый шаблон задачи в Finkoper.
Расчет заработной платы — лишь 1 из сотни рабочих процессов, которые должен выполнять бухгалтер. Каждый процесс сложный, помнить все невозможно.
Как результат — бухгалтеры тратят огромное количество времени на поиски нужной информации и перепроверки, но все равно совершают ошибки. А собственники бизнеса 24/7 держат руку на пульсе и все перепроверяют за сотрудниками.
Забудьте про 100500 документов в Google Docs, которые никто не читает. Когда регламент — это просто вкладка в задаче, которая открывается перед бухгалтером каждый месяц:
Работник не может забыть
У него пункт 1, пункт 2, пункт 3 прямо перед глазами.
Руководителю бух копании не нужно объяснять
Всё уже написано. Вопрос «А мне не сказали» больше не работает.
Качество выравнивается
И новичок, и опытный бухгалтер сделают работу одинаково хорошо, сверяясь с одним источником правды.
Что делаем:
Берем базовый шаблон
Например, «6.1 Начисление заработной платы».
Копируем блок «Особенности клиента»
Из нашей Методологии (которую собрали на Шаге 1) и вставляем его в начало новой задачи, перед словом «Регламент».
Настраиваем повторение задачи
На те даты, которые назвал клиент (например, 5-го и 20-го числа каждого месяца).
Почему это гениально? Теперь каждый раз, когда у бухгалтера открывается эта задача, он видит не абстрактную инструкцию, а персональный порядок действий для конкретного клиента:
«Аванс платим 20-го через зарплатный проект. Ведомость отправляем Ивану Ивановичу в WhatsApp. Больничные бывают редко, но если приходят — передает Петр Петрович...»
Вся устная информация исчезает, уступая место четкому тексту.
Шаг 3. Пошаговый алгоритм работы бухгалтера по задаче (Чек-лист)
Когда бухгалтер открывает задачу С регламентом, он видит четкую последовательность. Он не гадает, «что делать», а просто выполняет пункты.
Вот как выглядит этот порядок действий (встроенный в задачу):
ЭТАП 1: Подготовка и проверка базы
- Получить и утвердить Табель учета рабочего времени у руководителя клиента.
- Сверить остатки отпусков. (Если не проверить, можно уйти в минус).
ЭТАП 2: Начисление
- Создать документ «Начисление зарплаты» в 1С.
- Заполнить и проверить каждого сотрудника: оклады, премии, больничные. (Проверка себя — это обязательный пункт, а не вопрос совести).
ЭТАП 3: Подготовка к выплате
- Сформировать ведомость на выплату.
- Проверить суммы и периоды. (Вдруг мы собрались платить аванс за прошлый месяц?).
- Передать данные на выплату (первичнику или напрямую в банк, как прописано в методологии сверху).
ЭТАП 4: Отражение в учете и контроль
- Провести отражение зарплаты в бухгалтерии (или синхронизировать базы).
- Критично: Проверить корректность проводок. Зарплата попала на нужные счета затрат? (Если это не сделать, главбух клиента или финдиректор получат неверную управленческую отчетность).
ЭТАП 5: Отчетность и коммуникация
- Сформировать расчетные листки и отправить сотрудникам клиента.
- Сформировать платежные поручения по налогам (НДФЛ, взносы) и проверить сроки уплаты.
- Отправить полный комплект документов клиенту (согласно его методологии).
- Важно: Получить подтверждение, что клиент всё получил и ознакомился. (Это собирает «плюсики» в карму и страхует от споров).
ЭТАП 6: Финал
- Проверить, что все налоги уплачены вовремя.
- Если видим, что клиент задерживает оплату налогов — запускаем отдельный шаблон (например, 8.1) для работы с такой ситуацией.
Вместо заключения: Почему не нужно изобретать велосипед?
Посмотрите на этот огромный, но логичный список. Чтобы написать такой регламент с нуля, нужны годы проб и ошибок, увольнения сотрудников со словами «я не знал, что это надо делать» и куча нервов.
В чем главный секрет, который мы разобрали в видео? В том, что этот идеальный порядок действий уже существует. Он уже вшит в готовый шаблон задачи в Finkoper.
Расчет заработной платы — лишь 1 из сотни рабочих процессов, которые должен выполнять бухгалтер. Каждый процесс сложный, помнить все невозможно.
Как результат — бухгалтеры тратят огромное количество времени на поиски нужной информации и перепроверки, но все равно совершают ошибки. А собственники бизнеса 24/7 держат руку на пульсе и все перепроверяют за сотрудниками.
Забудьте про 100500 документов в Google Docs, которые никто не читает. Когда регламент — это просто вкладка в задаче, которая открывается перед бухгалтером каждый месяц:
Работник не может забыть
У него пункт 1, пункт 2, пункт 3 прямо перед глазами.
Руководителю бух копании не нужно объяснять
Всё уже написано. Вопрос «А мне не сказали» больше не работает.
Качество выравнивается
И новичок, и опытный бухгалтер сделают работу одинаково хорошо, сверяясь с одним источником правды.
Кому нужны регламенты? Всем!
Готовые регламенты — это не просто тексты. Это основа вашего бухгалтерского бизнеса. Купив однажды этот опыт и наладив нейронные связи, вы перестаете «танцевать с бубнами» и начинаете просто работать как часы, экономя 100500 часов своего времени на объяснениях и контроле.
Прямо сейчас вы можете приобрести пакеты регламентов по 2 направлениям:
Работа с первичной документацией
Проведение аудита базы 1С
Жмите по ссылкам и знакомьтесь со всеми регламентами. Это не просто "очередные" бизнес-инструменты, а инвестиция в качество услуг вашего бизнеса, уверенность ваших сотрудников и ваше спокойствие как собственника бух компании.