Представьте классическую планерку. Сидят трое: Главный бухгалтер, Финансовый директор и Собственник. Обсуждают новый дорогой станок.
- Бухгалтер: «Мы его еще не ввели в эксплуатацию, документов нет, амортизация не идет».
- Финдир: «Для банка нам нужно показать этот актив в отчете МСФО уже сейчас, чтобы улучшить EBITDA».
- Собственник: «Да мне все равно, что там в бумажках! Станок уже неделю детали точит, скажите мне, какова себестоимость продукции?»
И обычно в этот момент начинается бардак. Три разных человека смотрят в три разные таблички Excel и видят три разные цифры. Это называется «учетный разрыв». И это та самая головная боль, которую мы сегодня будем лечить с помощью архитектуры 1С:ERP.
Актив Шредингера: три измерения в одной базе
Один и тот же физический объект (будь то здание, сервер или автомобиль) может быть в 1С:ERP одновременно в трех параллельных вселенных. И для этого не нужно три раза вбивать данные.
- Регламентированный учет (БУ/НУ). Это священная корова для бухгалтерии. Здесь все строго по ФСБУ и Налоговому кодексу. Если по закону срок амортизации 10 лет – значит, ставим 10. Цель – сдать отчетность и не получить штраф.
- Международный учет (МСФО). Нужен, если у вас иностранные инвесторы, выходите на IPO или просто отчитываетесь перед банком по международным стандартам. Система берет данные из БУ и транслирует их на планы счетов МСФО. Без двойной работы.
- Управленческий учет. Самое вкусное для бизнеса. Здесь мы игнорируем формальности. Если мы знаем, что станок реально износится за 3 года (а не за 10, как в паспорте), мы ставим 3 года. Мы видим реальную экономику, без «бумажных» искажений.
Гибкость, которая спасает нервы
Раньше настройки системы были весьма однозначными: принял к учету – значит, принял везде. 1С:ERP работает тоньше. Она понимает, что жизнь сложнее инструкций.
Вы можете принять оборудование к управленческому учету сегодня (потому что оно уже работает и приносит деньги), а к регламентированному – только через месяц (потому что поставщик, как обычно, забыл прислать оригиналы документов).
Система не заставляет вас вести все и сразу. Работает принцип конструктора:
- Хотите только БУ + Управленку? Пожалуйста.
- Нужен только БУ + МСФО? Легко.
Вы не плодите лишние сущности и не заставляете сотрудников заполнять поля, которые никому не нужны.
Сердце системы: Карточка объекта
Вся магия происходит в справочнике «Объекты эксплуатации».
Документ «Принятие к учету ОС»
В документах по учету внеоборотных активов (ВНА) в системе доступна гибкая настройка их отражения. Пользователь может выбрать, в каких именно подсистемах учета будет учитываться актив, из следующих вариантов:
• все виды учета;
• только управленческий учет;
• бухгалтерский и налоговый учет;
• только бухгалтерский учет;
• только налоговый учет;
• управленческий и бухгалтерский учет;
• управленческий и налоговый учет.
Такая возможность является важным преимуществом ERP-системы, так как позволяет организации вести учет избирательно — только в тех разрезах, которые действительно необходимы. Это исключает нагромождение лишних данных, повышает прозрачность и упрощает работу как для бухгалтерии, так и для управленческого персонала.
Вкладка «Основное»
Содержит следующие обязательные реквизиты.
• Операция — выбирается из вариантов: принятие к учету основных средств, принятие к учету по договору аренды, принятие к учету на основании инвентаризации
• Организация и подразделение — место учета актива
• Договор — при выборе договора аренды к учету можно принять только активы, предусмотренные этим договором
• Материально-ответственное лицо — сотрудник, ответственный за сохранность актива
• Адрес — фактическое местонахождение объекта
• Направление деятельности — используется для учета целевого финансирования и детализации затрат в проектном учете
• ЕГДС — генерируемая единица, объединяющая принимаемые к учету ОС
• Вид аналитики капитализации расходов — определяет объект, на котором аккумулировались расходы по приобретению (основное средство или объект строительства)
• Частичный ввод в эксплуатацию — позволяет поэтапно принимать объект строительства как несколько отдельных ОС
• Амортизационная группа — определяет группу ОС по сроку полезного использования для налогового учета
Вкладка «Основные средства»
Содержит перечень активов, принимаемых к учету. Для каждого объекта указывается первоначальная стоимость, которая может быть:
• Предварительной — устанавливается на момент принятия к учету
Фактической — рассчитывается автоматически при закрытии месяца
Если указана предварительная стоимость, фактическая определяется операцией «Расчет стоимости ОС и НМА» при закрытии месяца. Система контролирует, чтобы предварительная стоимость не превышала фактическую.
Ликвидационная стоимость — оценка суммы, которую организация предполагает получить от выбытия актива по окончании срока его полезного использования за вычетом затрат на выбытие.
Вкладка «Отражение расходов»
Содержит параметры для учета амортизации и имущественных налогов. Заполнение зависит от выбранной группы ОС и амортизационной группы.
При необходимости передачи расходов по амортизации в головную организацию устанавливается соответствующий флаг с указанием организации-получателя. Внедрение 1С:ERP – это переход от споров о том, чья табличка правильнее, к единой версии правды. Система позволяет бухгалтеру спать спокойно, финдиру – быстро готовить отчеты для банков, а собственнику – видеть, сколько реально зарабатывают его активы, а не сколько они стоят на бумаге.
Есть вопросы по настройке учета под специфику вашего бизнеса? Наши эксперты готовы разобрать ваш кейс.