Страшный сон любого бухгалтера — цифры, которые никогда не сходятся. К счастью, чтобы сон не стал явью, можно устранить не симптомы, а причину проблемы, и сделать так, чтобы излишков и недостач стало значительно меньше. В статье разбираемся, как этого достичь.
Автор статьи — Марина Мельникова, специалист по товарно-складскому и управленческому финансовому учету, бухгалтер-калькулятор, аналитик. Помогает собственникам навести порядок в учете и увеличить прибыль.
Причина №1. Ошибка бухгалтера в приходе
Иногда действует человеческий фактор. Любой человек может ошибиться и поставить лишний нолик. Вместо 10 кг появляется 1 кг или 100 кг. От таких ошибок не застрахован никто, но чтобы их стало меньше, полезно регулярно отвлекаться от цифр и не доводить себя до чрезмерного утомления, когда пальцы не слушаются, а цифры плывут перед глазами.
Бывает, что бухгалтеры ставят консервированные продукты весом нетто, а нужно чистым весом. Нужно различать надписи на этикетке: вес брутто (с тарой), вес нетто (всё, что внутри тары; с жидкостью), чистый вес или масса основного продукта.
Буквально перед новым годом один шеф-повар пытался доказать мне, что вес нетто — это «вес без всего; то, что приходуем». Пришлось его разочаровать и объяснять разницу между весом нетто и массой основного продукта.
Еще одна подобная ошибка — указывать вес в литрах, а не в килограммах. Например, часто ведро майонеза в 10 л ставят на приход как 10 кг. А на самом деле там 9,4 кг или 9,6 кг.
Напомню: всё, что приходит на кухню, приходуется в килограммах. В бар всё приходуется в литрах.
Причина №2. Ошибки в технологических картах
Например, не поставили процент потерь на холодную обработку.
Лет 20 назад во всех точках общепита был шеф-повар, задача которого — придумать вкусное и интересное блюдо. Задача калькулятора — внести ТТК в программу. А вот составить ТТК — это задача технолога.
В XXI веке должность технолога упразднили. Теперь грамотно составлять ТТК должен либо шеф, либо калькулятор.
На моей практике за 25 лет работы в общепите только четыре шеф-повара умели грамотно составлять ТТК. Когда калькуляторы ставят в ТТК те данные, которые дают шеф-повара, возникают ошибки. Рекомендую именно калькуляторам участвовать в проработках и учиться делать ТТК точными.
Некорректная норма выхода заготовки (указана норма 1 кг, а набор продуктов в ТТК на 3 кг) — пожалуй, самая распространённая ошибка начинающих бухгалтеров.
Собрали руководство по ТТК, которое поможет составлять грамотные и удобные документы.
Причина №3. Невнимательность на кухне
Персонал на кухне нередко готовит не по технологическим картам. Есть те, кто готовит «на глаз». Многие повара в принципе не понимают, по какой колонке брать продукты: брутто или нетто.
Конечно, учить поваров готовить по ТТК — задача шефа, их руководителя. Но грамотный бухгалтер должен вовремя указать шефу на расхождения, чтобы он в принципе был осведомлен о проблеме.
Причина №4. Кражи
Воровство — это то, чего боятся все собственники. Это не только продажа мимо кассы. Бывает, что сотрудники уносят продукты домой или едят на работе что захотят. Здесь поможет только комплексная работа с персоналом и автоматизированный контроль.
В гайде разбираем причины краж и учимся их искоренять.
Всего четыре ошибки — и очень много расхождений, которые из-за них происходят. Проработайте каждую по очереди и заметите, насколько прозрачнее станет учет.