«Словами через рот» и по системе: какие документы должны быть у ответственного за персонал

Я из тех руководителей, кто искренне считает:
большинство проблем в бизнесе можно решить простым разговором — словами через рот.

Но есть нюанс.

Чем понятнее система и прозрачнее инструкции, тем меньше «подзатыльников» вообще требуется.
И тем меньше слов нужно тратить на объяснения.

Хаос в HR — это не про «плохих людей».
Это почти всегда про отсутствие структуры.

Сегодня хочу причинить пользу и поделиться базовым списком документов, которые должны быть у ответственного за персонал.
Неважно, кто это в вашей оргструктуре: HRD, HR-менеджер, кадровик, операционный директор или сам предприниматель.

Список универсальный. В каждой компании он корректируется — что-то убирается, что-то добавляется. Но как база — работает почти везде.

🟥 Документы по компании в целом

Это фундамент. Без него любой найм превращается в интуитивный поиск «ну вроде нормального человека».

1. Описание компании
   Профиль, история, миссия, стандарты, ценности.
   Чтобы кандидат понимал, куда он приходит, а не додумывал сам.
2. Технология найма
   воронка подбора
   план интервью
   линии коммуникации
   бланки, чек-листы, шаблоны вопросовНайм — это процесс, а не импровизация.
3. Технология адаптации
   стажировка
   испытательный срок
   система наставничества
   контрольные точкиЕсли адаптация не прописана, сотрудник «плавает» — а потом вы удивляетесь, что он не включился.
4. Организационная структура
   Кто кому подчиняется, кто за что отвечает.
   Без этого начинается любимое «я думал, это не я должен».
5. Метрики, статистики, рейтинги
   Если нет цифр — нет управления.
   Оценка по ощущениям разрушает доверие.

🟥 Документы по каждой должности

Здесь заканчивается хаос формата «нам нужен просто хороший человек».

1. Профиль должности
   Зона ответственности, KPI, результат должности.
2. Профессиональный тест для найма
   Чтобы оценивать не «понравился/не понравился», а компетенции.
3. Портрет кандидата
   Какие навыки, какие личные качества, какой тип мышления.
4. Система мотивации
   Чёткая и понятная. Без «разберёмся по ходу».
5. Заявка на подбор от руководителя / описание вакансии
   Чтобы HR не угадывал, кто вам нужен.

🟥 Документы по каждому сотруднику

Это зона ответственности и прозрачности.

1. Резюме
2. Заполненные тесты, рекомендации
3. План стажировки и ввода в должность
4. Метрики и статистика
5. План индивидуального развития (ПИР)

Когда всё это есть, разговоры становятся проще.
Не нужно «давить». Достаточно открыть документ и обсудить факты.

Почему это важно

Большинство конфликтов в команде — не про характер.
Они про неопределённость.

Люди не понимают:

• что от них ждут
• по каким критериям оценивают
• куда они растут
• что считается результатом

А руководитель злится, потому что «это же очевидно».

Нет. Очевидно — только в вашей голове.

Чем прозрачнее система, тем спокойнее команда.
И тем меньше вам приходится тушить пожары лично.

Если было полезно — дайте знак.
И могу отдельно разобрать, как должна выглядеть «идеальная папка сотрудника», чтобы он точно понимал, чего от него хотят — без догадок и лишних нервов.