Пластмассовый мир почти победил — продолжаем переходить на ЭДО. Использование цифровых накладных не является обязательным, но мы рекомендуем уже начать адаптацию, тестировать работу и избавляться от ошибок. В статье разберем, что такое ЭТрН, как подписывать накладные онлайн и что потребуется для перехода.
Что такое ЭТрН и зачем она нужна
Транспортная накладная (ТН):
- устанавливает договоренность об условиях перевозки;
- обосновывает легальность перевозки товара;
- фиксирует цену услуг перевозчика;
- содержит информацию о перевозимом грузе;
- служит подтверждением расходов для налогового учета.
Электронная транспортная накладная (ЭТрН) позволяет делать то же самое в цифровом формате. С 2020 года идет тестирование системы, чтобы полностью отказаться от накладных на бумаге.
В частности, работать с ЭТрН придется и общепиту. Использование ЭТрН станет обязательным с 1 сентября 2026 года. Начать готовиться рекомендуем уже сейчас.
Больше о документах, необходимых каждому ресторану, — в гайде.
Что должно быть в ЭТрН
Форма ЭТрН описана в приказе ФНС № ЕД-7-26/1065@ от 09.12.2021. Там содержится то же, что и в напечатанной накладной:
- место и время погрузки/разгрузки;
- транспортное средство;
- особые условия перевозки;
- штрафы за задержку доставки.
Как обмениваться ЭТрН
Обмен ЭТрН происходит через аккредитованного провайдера по схеме:
- Грузоотправитель создает ЭТрН, заполняет данные и подписывает документ квалифицированной электронной подписью (КЭП).
- Документ загружается в ГИС ЭПД (государственную систему электронных перевозочных документов).
- Перевозчик получает накладную, водитель подписывает ее ПЭП через мобильное приложение.
- Приемщик в ресторане проверяет товар и подписывает соответствующий раздел КЭП.
- Перевозчик завершает процесс, подписывая финальный раздел.
Готовые ЭТрН хранятся в ГИС ЭПД. Их можно скачать, информация из них по запросу поступает в МВД, ФНС и Роспотребнадзор.
Как ресторану перейти на ЭТрН
Сотрудникам ресторана, ответственным за приемку, потребуется КЭП. КЭП выдается как физлицам, а затем руководитель выдает машиночитаемую доверенность (МЧД).
Также нужно будет выбрать оператора ГИС ЭПД и подключиться, чтобы иметь возможность работать с документами онлайн.
Накладные необходимы для работы с маркировкой. Скачайте полный гайд по работе с «Честным знаком», чтобы разобраться, как делать это правильно.
Рекомендуем учиться работе с ЭТрН сейчас, чтобы в будущем с этим не возникало сложностей. Поверьте: когда вы перестанете пытаться разобрать буквы на замызганных бумажках, вам станет легче.
Ответы на главные вопросы по ЭТрН
Что такое ЭТрН?
ЭТрН (электронная транспортная накладная) — это цифровой аналог бумажной транспортной накладной, который используется для оформления и подтверждения перевозки грузов автомобильным транспортом.
Документ формируется, передаётся и подписывается в электронном виде через специализированные информационные системы с использованием электронной подписи. ЭТрН имеет ту же юридическую силу, что и бумажный документ.
Кому нужно работать с ЭТрН?
Если компания участвует в оформлении или исполнении договора перевозки, ей необходимо быть готовой к работе с электронными транспортными документами.
В случае общепита ресторан, бар или кофейня является грузополучателем, соответственно, заведению нужно принять и подписать ЭТрН через ЭДО.С ЭТрН работают все участники грузоперевозки:
- грузоотправители;
- перевозчики;
- грузополучатели;
- экспедиторы (если они участвуют в перевозке).
Когда ЭТрН станет обязательной?
Внедрение ЭТрН в России происходит поэтапно. На данный момент использование электронной транспортной накладной допускается на добровольной основе, однако с 1 сентября 2026 года государство планирует сделать её обязательной для большинства перевозок. Рекомендуем бизнесу заранее готовиться к переходу.
В каких случаях оформляется ЭТрН?
Если перевозка требует оформления транспортной накладной, она может быть оформлена как в бумажном, так и в электронном виде — в зависимости от выбранного формата.ЭТрН оформляется в тех же ситуациях, что и бумажная транспортная накладная, а именно:
- при перевозке грузов автомобильным транспортом;
- при наличии договора перевозки;
- при коммерческих грузоперевозках между организациями или ИП.
Что такое ЭТТН и чем она отличается от ЭТрН?
ЭТТН (электронная товарно-транспортная накладная) — это электронный аналог ТТН, которая совмещает в себе:товарную часть (учёт товара);
транспортную часть (перевозка груза).
Основное отличие:
- ЭТрН используется только для подтверждения факта перевозки;
- ЭТТН дополнительно подтверждает передачу и учёт товарно-материальных ценностей.
Проще говоря, ЭТрН — про логистику, ЭТТН — про логистику + бухгалтерский учёт.
Кто должен перейти на ЭТрН?
Даже если обязательность ещё не наступила, переход на ЭТрН снижает бумажную нагрузку и упрощает взаимодействие с контрагентами и контролирующими органами.В перспективе на ЭТрН должны будут перейти:
- компании, регулярно осуществляющие автомобильные грузоперевозки;
- логистические операторы;
- торговые и производственные организации, отправляющие грузы автотранспортом.
Можно ли аннулировать ЭТрН?
Да, ЭТрН можно аннулировать, но только до завершения перевозки и при согласии участников документа.
Аннулирование оформляется в электронном виде через систему ЭДО с указанием причины. После завершения перевозки ЭТрН не аннулируется, а при ошибках оформляются корректирующие документы.
Можно ли обойтись без транспортной накладной?
В ряде случаев — да. Транспортная накладная не требуется, если:
- перевозка осуществляется для собственных нужд без договора перевозки;
- используется иной документ, подтверждающий перевозку, если это допускается законодательством.
Однако при коммерческих перевозках между разными юридическими лицами транспортная накладная (бумажная или электронная) практически всегда обязательна.
Сколько дней даётся на подписание ЭТрН?
Электронный формат позволяет подписывать документ быстрее и без привязки к географии участников. Сроки подписания ЭТрН зависят от условий договора и внутренних регламентов, но, как правило:
- документ подписывается поэтапно всеми участниками перевозки;
- финальное подписание происходит после фактической доставки груза.
Какой формат у ЭТрН?
ЭТрН формируется в структурированном электронном формате (XML), утверждённом на государственном уровне. Документ передаётся через операторов электронного документооборота и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
Когда отменят ЭТрН?
Отмены ЭТрН не планируется. Напротив, электронные транспортные документы рассматриваются как долгосрочное направление цифровизации логистики.
В перспективе бумажные накладные могут быть полностью вытеснены электронными форматами, включая ЭТрН и ЭТТН.
Почему бизнесу выгодно использовать ЭТрН?
Есть несколько основных практических преимуществ:
- сокращение бумажного документооборота;
- снижение ошибок за счёт автоматической проверки данных;
- ускорение обмена документами;
- упрощение хранения и поиска накладных;
- повышение прозрачности перевозок.
Что будет, если не использовать ЭТрН?
Пока точный процесс и правила использования ЭТрН не до конца регламентированы, поэтому и уверенно говорить о рисках сложно. Мы предполагаем, что основные сложности в работе без ЭТрН будут следующими:
- если получатель (ресторан) не подпишет ЭТрН по всем правилам, юридически перевозка не будет завершена. Перевозчик и отправитель не смогут выставить счета-фактуры и закрывающие акты.
- к незавершенным перевозкам также могут возникнуть вопросы у ФНС. Сделку могут признать фиктивной, аннулировать вычеты по НДС и т. п.
- поставщикам, которые перешли на ЭТрН, будет невыгодно и даже небезопасно работать с ресторанами, которые проигнорируют нововведение. Особенно это касается крупнейших поставщиков, которые обычно первые подстраиваются под изменения. Соответственно, ресторан может потерять крупных надежных поставщиков, у которых закупает от 20% продуктов.