В октябре 2025 года Минфин напомнил позицию, которая регулярно приводит бизнес к доначислениям по НДФЛ. Поводом стало письмо от 24.10.2025 № 03-04-05/103488, в котором ведомство указало, что для налогообложения имеет значение не название выплаты, а наличие у работника экономической выгоды.
Если сотрудник использует командировочные не по назначению, такие суммы могут быть признаны его доходом. На практике это выявляется при проверках, когда инспекция анализирует авансовые отчёты и фактические траты.
В чём позиция Минфина
В письме от 24.10.2025 № 03-04-05/103488 Минфин сослался на пункт 1 статьи 210 Налогового кодекса РФ. В нём указано, что в налоговую базу по НДФЛ включаются все доходы физического лица, включая денежные выплаты, натуральные доходы и материальную выгоду.
Ведомство не разбирало конкретную ситуацию, но обозначило общий принцип. Если работнику выданы деньги и в результате их использования у него возникает личная экономическая выгода, такие суммы подлежат обложению НДФЛ независимо от того, как они отражены в документах.
Как деньги превращаются в доход работника
Для налоговых органов важна не формулировка в приказе или авансовом отчёте, а фактическое использование средств. Сначала сотрудник получает деньги под отчёт, после чего проверяется их связь с целями командировки.
Доход у работника возникает, если одновременно выполняются следующие условия:
- деньги выданы работодателем;
- расходы не связаны с задачами командировки;
- у сотрудника появилась личная экономическая выгода.
При таком сочетании командировочные перестают рассматриваться как компенсация затрат и включаются в налоговую базу по НДФЛ.
Когда командировочные перестают быть необлагаемыми
Проблемы обычно возникают не из-за самой командировки, а из-за того, как оформлены и проверены расходы. Инспекция сопоставляет цель поездки с тем, на что фактически были потрачены деньги.
Командировочные могут быть признаны доходом работника, если:
- отсутствуют подтверждающие документы;
- часть расходов не связана с выполнением служебного задания;
- авансовый отчёт утверждён без анализа его содержания.
В таких случаях выплата рассматривается как личный доход, облагаемый НДФЛ.
Кто отвечает за НДФЛ
В подобных ситуациях ключевую роль играет статус работодателя как налогового агента. Именно компания обязана правильно квалифицировать выплаты и удерживать с них НДФЛ, если у работника возникает облагаемый доход.
Даже когда личные траты совершены по инициативе сотрудника, налоговые органы оценивают ситуацию через призму контроля со стороны работодателя. Если отчёт был принят без проверки, риск переквалификации ложится на компанию. По этой причине ФНС не разделяет случаи, когда работник потратил деньги не по назначению, и ситуации, когда контроль был формальным.
Какие доначисления возможны
Когда инспекция признаёт часть командировочных доходом работника, это влечёт налоговые последствия для компании как налогового агента.
В таких случаях обычно доначисляются:
- сумма НДФЛ с переквалифицированных выплат;
- пени за просрочку перечисления налога;
- штраф за неисполнение обязанностей налогового агента.
Даже при небольших суммах расходов эти начисления могут существенно увеличиваться, если нарушения выявлены за несколько периодов.
Что это значит для бизнеса
Проблемы с командировочными, как правило, выявляются не по одной операции, а по всему периоду. Инспекция анализирует авансовые отчёты, сопоставляет расходы с целями поездок и проверяет движение средств по корпоративным картам.
В практике компаний Екатеринбурга такие ситуации возникают регулярно, особенно там, где используются корпоративные карты и упрощённый контроль за подотчётными расходами. Именно по этим операциям инспекция чаще всего находит расхождения между документами и фактическими тратами.
В результате под риск попадает не только отдельный сотрудник, но и сама система работы с подотчётными суммами. Формально корректные документы не всегда снимают вопросы, если фактические траты не соответствуют служебным задачам.
Где начинается зона налоговых юристов
Когда проверка доходит до переквалификации командировочных в доход работника, ситуация выходит за рамки бухгалтерских корректировок. ФНС оценивает экономическую выгоду и обязанности налогового агента, а выводы фиксируются в акте проверки.
На этом этапе обычно требуется профессиональное сопровождение налоговых проверок. Для бизнеса в Екатеринбурге такие вопросы входят в практику Sailex, где подобные ситуации рассматриваются с учётом позиции Минфина, судебной практики и фактических обстоятельств конкретной компании.
Материал доступен и на сайте юридической компании Sailex в разделе, посвящённом налоговым вопросам и сопровождению бизнеса.