Многие руководители и главбухи откладывают автоматизацию архива, потому что представляют себе это как сложный заводской процесс: закупка дорогих терминалов, обучение штата и перестройка всей IT-инфраструктуры.
На самом деле, чтобы внедрить штрихкодирование в 1С, не нужно строить космодром. Всё зависит от вашего объема документов и того, как вы привыкли работать. Разбираем основные методы и технику, которые превратят хаос в систему.
Метод №1: Печать штрихкода прямо из «1С»
Это самый популярный и бюджетный способ. Когда бухгалтер формирует накладную или акт, программа сама генерирует уникальный код и выводит его в углу листа.
- Плюсы: Не нужно покупать наклейки, код нельзя отклеить или потерять, он всегда на своем месте.
- Что нужно: Обычный лазерный принтер и установленный Скан-Архив, который берет на себя всю «математику» по генерации кодов.
Метод №2: Этикетки и наклейки
Если вы работаете с документами, которые приходят от контрагентов (входящая первичка), напечатать код на них заранее нельзя. В этом случае используются самоклеящиеся этикетки. Вы просто наклеиваете штрихкод на свободное место в документе перед сканированием.
- Плюсы: Позволяет оцифровать абсолютно любой «входящий» массив бумаг.
- Что нужно: Небольшой принтер этикеток. Это недорогое устройство, которое окупится за месяц за счет улучшения работы с документами и сокращения времени на ручной ввод.
Какое оборудование выбрать для работы?
Чтобы магия сработала, штрихкод нужно не только нанести, но и быстро считать. Здесь есть два пути:
- Потоковый сканер. Если у вас более 50–100 документов в день, это обязательная покупка. Вы кладете пачку документов в лоток, нажимаете кнопку, и потоковое сканирование в 1С делает всё остальное. Программа сама «разрезает» скан по штрихкодам и привязывает каждую страницу к нужной проводке.
- Обычное МФУ. Подходит для небольших компаний. Да, это чуть медленнее, но Скан-Архив всё равно распознает штрихкоды на сканах и избавит вас от ручного переименования файлов.
Почему это работает?
Главный секрет не в «железе», а в софте. Именно программное решение связывает физический листок бумаги с цифровой записью в вашей базе. Когда внедрена автоматизация привязки скан-образов, бухгалтер перестает работать «руками» и начинает работать «головой».
Короткий чек-лист перед стартом:
- Проверьте, позволяет ли ваша текущая версия программы настроить штрихкодирование: инновация или необходимость именно для вашей отрасли.
- Оцените объем документов. Если их больше 2000 в месяц — штрихкодирование сэкономит вам минимум одного штатного сотрудника.
Хотите подобрать оптимальный комплект оборудования и посмотреть, как это будет работать на ваших документах? Вы можете заказать демонстрацию программы, и эксперты помогут рассчитать эффективность внедрения штрихкодирования под ваши задачи.