Госзакупки — это сфера, где риски высоки как для заказчиков, так и для поставщиков. Ошибки на любом этапе могут привести к финансовым потерям, штрафам или внесению в Реестр недобросовестных поставщиков (РНП). Собрали для вас самые распространенные ошибки и дали советы, как их избежать.
Ошибки поставщиков
1️⃣ Непродуманный выбор закупки
Часто поставщики принимают участие в закупках, ориентируясь лишь на общую информацию о предмете закупки, не изучив ТЗ, проект, требования к исполнению и т.д. Итог: выигранный контракт оказывается слишком сложным для поставщика и он его не исполняет, деньги теряются, а компания попадает в РНП.
Совет: всегда детально изучайте закупочную документацию, оценивайте требования и свои возможности до подачи заявки.
2️⃣ Недооценка рентабельности
Не редки случаи, когда поставщики выигрывают закупки без расчетов себестоимости и маржи. В такой ситуации поставщик рискует работать в убыток. Это особенно актуально при сложных проектах, где скрытые расходы могут значительно повлиять на ожидания.
Совет: всегда рассчитывайте себестоимость контракта прежде, чем его выигрывать.
3️⃣ Несоответствие ресурсных возможностей
Даже если поставщик выиграл контракт, у него может не быть достаточного персонала, оборудования или времени для его исполнения. В результате срыв сроков, штрафы и репутационные потери.
Совет: заранее оценивайте свои ресурсы и реальный потенциал по каждому лоту.
Ошибки заказчиков
1️⃣ Несоответствие сложности закупки процедуре
Когда закупается сложный товар или услуга, исполнение которой требует наличие у поставщика квалифицированных кадров, опыта и финансовых ресурсов, а заказчик для закупки выбирает самую простую процедуру с минимальными требованиями к участнику, то на такую закупку приходит множество неподготовленных поставщиков. В итоге контракт может быть заключен с поставщиком, который физически не способен его выполнить.
Пример: закупка сложного оборудования с его монтажом и пуско-наладкой через простой электронный аукцион без строгих требований к квалификации поставщика приводит к большому понижению цены, и в итоге, поставщик, заключив контракт, оказывается неспособным его исполнить.
Совет: для сложных предметов закупки выбирайте сложный отбор, детально прописывая требования к поставщику, включая опыт, квалификацию и ресурсы. Это снизит риски того, что закупку выиграет неопытный участник.
2️⃣ Непонимание процессов деятельности поставщика
Заказчики часто не учитывают, что у поставщика есть свои внутренние процессы и специфика работы. Когда сложную закупку выигрывает непонятный или неподготовленный поставщик, возникают абсурдные ситуации с непониманием логики действий поставщика. Когда заказчик убежден, что если поставщик заключил контракт, то он имеет возможность его исполнить. Это выглядит логично. Но на практике это не так.
Совет: изучайте поставщиков, их опыт и реальные возможности, взаимодействуйте с ними заранее и не создавайте ситуации, позволяющие не отдающему себе отчет поставщику выигрывать сложные для исполнения контракты.
3️⃣ Пассивная позиция при возникновении сложностей
Иногда поставщик обращается за помощью к заказчику для решения сложных вопросов (например, привлечение специалиста заказчика для интеграции ПО). Если заказчик действует только в рамках контракта и не оказывает содействия, так как не обязан этого делать, процесс тормозится, что ведет к задержкам и рискам для обеих сторон. Контракт может быть в итоге не исполнен.
Совет: активное взаимодействие с поставщиками, совместное решение проблем — залог успешного исполнения контракта.
Ошибки возникают там, где участники рынка госзаказа не учитывают свои возможности и возможности друг друга, а так же специфику закупки, которую проводят или в которой участвуют. Четкая оценка закупочной документации, ресурсов и процессов исполнения снижает риски и помогает строить долгосрочные отношения как заказчикам, так и поставщикам.