Планирование дел давно стало частью нашей жизни.
Кто-то ведёт ежедневник, кто-то использует приложения, кто-то записывает задачи в заметки или держит их в голове.
И всё равно день за днём возникает одна и та же проблема - нехватка времени. И проблема здесь не в количестве дел и даже не в дисциплине. В большинстве случаев дело в том, как именно вы планируете. Ошибки в планировании редко выглядят как ошибки - именно поэтому их сложно заметить. Но именно они и создают ощущение вечной нехватки времени.
Что же это за ошибки?
Я выделил пять самых распространенных:
1. Планировать больше, чем физически возможно выполнить
Базовая и самая распространённая ошибка - переоценивать свои возможности. В такой план попадает буквально всё, а не то, что реально можно выполнить в рамках одного дня, недели или месяца.
Такой список изначально невыполним. Даже при высокой нагрузке часть задач останется незавершённой, что формирует постоянное ощущение того, что вы всё время не справляетесь с работой.
2. Не различать важные задачи и срочные
Я об этом неоднократно говорил и скажу ещё раз. Когда приоритеты не определены, день начинают захватывать самые "шумные" задачи, которые имеют околонулевую важность. Они создают ощущение активности, но редко дают реальный результат. Важные задачи - это те, которые оказывают влияние на вас или вашу работу.
И если вы их откладываете, то в итоге это приводит к тому, что вы не успеваете делать то, что действительно необходимо.
3. Не учитывать реальность и непредвиденные обстоятельства
Многие планируют день так, как будто он пройдёт идеально: без отвлечений, срочных вопросов и внешних факторов. Однако в реальности этого почти не бывает. Когда в плане нет запаса по времени, любой сбой ломает весь день.
4. Планировать задачи слишком абстрактно
Об этом я тоже не раз говорил. Если в плане часто появляются формулировки вроде "поработать с документами" или "разобраться со списками" , то в итоге вам сложно понять с чего в реальности стоит начать. Да, такие пункты выглядят разумно, но на практике плохо работают.
Поэтому чем точнее сформулирована задача, тем выше шанс, что она будет выполнена.
5. Постоянно переписывать план вместо того, чтобы ему следовать
Это ещё одна незаметная, но распространенная ошибка. Многие почему-то считают, что план нужно улучшать, мол так эффективность будет выше. Да и внешне это выглядит как работа с планированием. Но по сути это уход от выполнения этого самого плана. В итоге это приводит к тому, что времени на реальные действия остаётся меньше, чем кажется. Плюс ко всему усиливается ощущение нехватки времени.
Поэтому запомните, что план должен помогать действовать, а не заменять это действие.
Ну и по традиции подводя итог скажу, что нехватка времени редко связана с тем, что у вас действительно слишком много дел. Чаще она возникает из-за незаметных ошибок в планировании, которые повторяются изо дня в день.
И чтобы их не совершать важно понять, что эффективное планирование - это не идеальные списки и контроль каждой минуты, а его реалистичность и простые решения, которые можно выполнить. Иногда, чтобы успевать больше, нужно не усложнять систему, а перестать мешать себе неправильным планированием.