Центры финансовой ответственности – фундамент бюджетирования и прозрачного управленческого учёта. Они показывают, где бизнес зарабатывает, где возникают расходы, кто и как влияет на результат. Благодаря ЦФО собственник получает картину по эффективности направлений, может принимать решения об оптимизации.
В статье разбираем логику построения системы ЦФО, виды центров ответственности, принципы построения финансовой структуры. Показываем, как это работает в БИТ.Финанс и как правильно внедрять ЦФО, чтобы цифры в отчётах отражали реальную ответственность, а решения опирались на данные.
Как работает система центров финансовой ответственности и зачем она нужна бизнесу
У компаний на этапе масштабирования часто возникает одна и та же проблема: деньги активно приходят и расходуются, но непонятно, какое подразделение создаёт результат, а какое – тратит ресурсы неэффективно. Решить эту проблему помогает разделение на центры финансовой ответственности.
Центр финансовой ответственности представляет собой выделенную структурную единицу бизнеса, ответственную за конкретный финансовый поток: доходы, расходы, прибыль или инвестиции. В роли ЦФО может выступать не только отдел, но и филиал, производственный участок, проектная команда или даже отдельный сотрудник – в зависимости от масштабов и структуры бизнеса. Каждый ЦФО управляет частью доходов или расходов компании и несёт ответственность за соответствие установленным финансовым показателям.
Такое распределение также повышает мотивацию: сотрудники лучше понимают связь между собственной работой и результатами подразделения – и внимательнее относятся к бюджету, процессам и дисциплине.
Несмотря на название, центры финансовой ответственности относятся не к регламентированному, а к управленческому и финансовому учёту: связывают между собой стратегию, бюджетирование и систему мотивации руководителей.
Виды ЦФО и их роль в компании
У каждого центра финансовой ответственности своя зона влияния и набор показателей эффективности.
Центры доходов отвечают за выручку и её рост: отделы продаж, розничные точки, филиалы. Они управляют клиентами, ценами, выполнением планов, сбором дебиторки. При этом центр доходов не управляет своими расходами. Например, отдел продаж может влиять на выручку через работу с ценообразованием, но не контролирует закупочные цены или производственные затраты.
Центры расходов тратят ресурсы на обеспечение работы компании – это производство, административные отделы, IT, маркетинг. Они не приносят прямой выручки, но влияют на эффективность за счёт оптимального использования бюджета.
Центры прибыли объединяют в себе доходы и расходы. Руководители таких центров управляют полным финансовым результатом – например, это может быть филиал, бизнес-направление или завод, имеющий собственные продажи и затраты.
Центры инвестиций отвечают за развитие: открытие филиалов, запуск новых продуктов, модернизацию производства. Их оценивают по возврату инвестиций и достижению стратегических целей.
Как выстроить систему ЦФО: методологический подход
Аналитика отчётности в разрезе центров финансовой ответственности помогает принимать обоснованные управленческие решения. Например, руководство может опираться на неё при планировании бюджетов, изменении системы мотивации. Поэтому начинать построение системы ЦФО необходимо не с оргструктуры и привычных отделов, а с целей бизнеса.
От целей – к структуре
Вначале важно определить, какие цели стоят перед бизнесом: рост прибыли, повышение рентабельности направлений, снижение затрат, подготовка к масштабированию. Под каждую из целей выстраивается финансовая архитектура: где – центры дохода, где – центры затрат, где – инвестиционные узлы. Уже потом эта логика «привязывается» к людям и подразделениям.
ЦФО не обязаны полностью повторять организационную структуру компании, но они и не существуют отдельно от неё. Наоборот, система опирается на оргструктуру, выделяя в ней ключевые зоны ответственности и взаимосвязи. Иногда ЦФО может объединять несколько подразделений, а иногда – разделять одно на части. Например, отдел продаж может включать два центра: оптовый (центр прибыли) и розничный (центр дохода).
От структуры – к ответственности
У каждого ЦФО должен быть руководитель – тот, кто отслеживает финансовый результат и может на него влиять в пределах своей зоны ответственности. Это управленческая ответственность: руководитель принимает решения, которые формируют доход или расход. Поэтому у центров затрат и доходов есть своя подчинённость: они координируются через центр прибыли, а тот – через центр инвестиций.
Так формируется иерархия финансовой ответственности. В холдинге, например, головной офис становится центром инвестиций, филиалы – центрами прибыли, а внутри филиалов создаются свои центры расходов и доходов. Такая логика позволяет выстроить «цепочку ценности» – от каждой затраты до итоговой прибыли компании.
От ответственности – к цифрам
После того как определены границы и подчинённость, выстраивается финансовая модель: бюджеты, план-факт, отчёты, показатели эффективности (KPI) и система мотивации. Важно, чтобы все эти инструменты были связаны между собой. Если мастеру производственного участка поставлен KPI по снижению себестоимости, но при этом бюджет формируется без его участия – система работать не будет.
Как не ошибиться при построении ЦФО? Ключевая ошибка – формальный подход, когда ЦФО создаются без учёта управленческой логики конкретного бизнеса. Тогда система не будет приносить компании пользу, не станет основой для принятия управленческих решений.
Как реализованы ЦФО в Бит Финанс
В справочнике «Центры финансовой ответственности» задаётся иерархия ЦФО: каждое подразделение или направление бизнеса получает свои данные о получателях или держателях бюджета, возможна вложенность.
Для каждого центра можно назначать руководителя, ответственного за результаты, фиксировать разрезы аналитики (вид деятельности, проект, юрлицо). Это позволяет отслеживать результат по каждому центру.
При вводе документов (бюджет, заявка на оплату, движение денежных средств) система также предлагает выбрать ЦФО.
Связь ЦФО с бюджетированием, лимитами и отчётностью
В модуле бюджетирования можно создавать формы ввода бюджета, где одним из обязательных пунктов ввода данных является ЦФО (для будущей аналитики в этом разрезе). Пользователь заполняет бюджет по каждому центру: доходы, расходы, инвестиции.
После утверждения бюджета задаются лимиты: например, расход не может превысить сумму, указанную по ЦФО. При вводе заявки на расход денежных средств осуществляется автоматическая проверка: сумма заявки ≤ лимит по конкретному центру.
В отчётных формах можно отслеживать данные в разрезе ЦФО: план-факт, анализ отклонений, исполнение бюджета. Например: отчёт «План-Факт по БДДС» позволяет вывести данные по ЦФО.
Особенности и преимущества реализации ЦФО в БИТ.ФИНАНС
- Гибкость аналитики. В справочниках можно добавить дополнительные реквизиты ЦФО, настроить соответствие «ЦФО – подразделение», «ЦФО – проект».
- Наглядные рабочие места. Специалист сразу видит данные своего центра: бюджет, выбытия, отклонения от плана. Руководитель может оперативно получить обзор по всем подразделениям.
- Интеграция с бюджетами и казначейством. Структура ЦФО связана и с движением денежных средств, и с бюджетами. Это позволяет не только видеть расходы, но и отслеживать их влияние на ликвидность и результат.
- Ускорение принятия решений. Благодаря реализации ЦФО в рамках единой системы финансового учёта, руководители получают данные по своему центру без переключения между системами, без Excel-сводок. Это снижает трудозатраты, минимизирует влияние человеческого фактора.
Как происходит внедрение ЦФО в рамках внедрения Бит Финанс
Внедрение системы ЦФО, как правило, не происходит отдельно. Это часть проекта по внедрению программного продукта Бит Финанс или иного продукта на платформе 1С.
Такой проект, в первую очередь, методологический, а уже потом – технический. Рассказываем о том, как мы в Кораде выстраиваем для своих заказчиков систему финансового учёта и управления при внедрении Бит Финанс – так, чтобы она отражала управленческую и финансовую логику бизнеса.
Этап 1. Обследование. На этом этапе мы изучаем, как устроен бизнес: организационная структура, бизнес-процессы.
Наша цель – понять, кто влияет на результат, где формируются доходы, а где возникают расходы. Это помогает корректно выделить ЦФО, определить их виды: центры дохода, затрат, прибыли или инвестиций.
Этап 2. Моделирование финансовой структуры. Далее создаём финансовую модель компании, в которой отражена логика подчинённости и взаимосвязи ЦФО. Иерархия строится с учётом оргструктуры, но без её полного копирования. Параллельно определяется связь ЦФО с бюджетами, лимитами, маршрутами согласования и ключевыми показателями эффективности. На выходе – финансовая модель, которую можно будет переложить на учётную систему.
Этап 3. Реализация и настройка. Когда методология утверждена, переходим к технической части. Переносим модель на систему (БИТ.Финанс или иную конфигурацию 1С), реализуем доработки, подключаем источники данных, загружаем справочники, настраиваем интеграции. Демонстрируем промежуточные результаты, согласовываем, корректируем. На выходе – работоспособная структура ЦФО в системе, связанная с бюджетированием, отчётностью, лимитами.
Этап 4. Обучение и запуск. Обучаем пользователей по ролям и зонам ответственности. Руководителей ЦФО обучаем читать отчёты, контролировать бюджеты. Финансовую службу – управлять структурой, проводить анализ и корректировки. Проводим запуск, сопровождаем, отвечаем на вопросы. При необходимости проводим дообучение.
На выходе – пользователи, которые умеют работать в новой системе.
Этап 5. Опытно-промышленная эксплуатация и корректировки. После запуска мы оказываем поддержку в «горячем режиме» в течение 1–2 месяцев. Отслеживаем, как работают ЦФО, анализируем отклонения, при необходимости вносим изменения. Если выявляются неточности – дорабатываем систему, методологию, корректируем отчётность. На выходе заказчик получает устойчивую рабочую систему ЦФО, встроенную в систему управления компанией.
Если бизнес растёт, открываются новые направления, или руководство хочет понять, где компания зарабатывает, а где теряет – значит пора внедрять систему центров финансовой ответственности.
Мы помогаем выстроить её как часть целостной финансовой системы бизнеса. А после реализовать в БИТ.Финанс или иной конфигурации 1С. Если вы хотите навести порядок в финансах, выстроить систему ЦФО – эксперты Корада Консалтинг помогут спроектировать и реализовать решение под ваш бизнес.
Если планируете внедрять 1С в своей компании, у нас есть опросник. Он поможет задуматься о целях и задачах, лучше их сформулировать и описать. Скачать опросник на внедрение 1С можно тут https://t.me/corada/350