Ранее мы уже писали о том, как большие языковые модели (БЯМ) помогают юристам не утонуть в рутине проверки договоров на соответствие внутренним правилам. Одним кейсом польза от ИИ не ограничивается. Приведем еще два примера, как можно применить нейросети в работе с документами.
Кейс № 1. Единообразие оформления документов с помощью ИИ
Для компаний важно придерживаться единого стиля при составлении приказов, распоряжений, служебных записок и т. д. Есть корпоративные стандарты, которым должен соответствовать весь пул документов. Традиционно за соблюдением норм следят 1-2 специалиста или отдел ДОУ (документационного обеспечения управления). Ручная проверка, особенно при большом объеме документов, чревата пропуском ошибок: в шапке, формулировках, ссылках и т. д. Эту работу точно можно оптимизировать с помощью ИИ.
Как настроить проверку внутренних документов с помощью встроенного ИИ
Расскажу, как мы организовали такую проверку внутренних документов в Directum RX. ИИ-механизмы уже встроены в платформу в поставке Intelligence, поэтому дополнительно настраивать интеграцию с сервисами не нужно.
Под капотом процесса языковая модель с открытым исходных кодом, которой нужно задать промпт.
Промпт это техническое задание для модели, в данном случае мы попросим искусственный интеллект проверить документ на соответствие внутренним нормам оформления текста в компании и в целом правилам русского языка. Встроить ИИ-проверку можно, добавив соответствующий блок в no-code редакторе. И в дальнейшем модель будет автоматически проверять все документы заданного типа.
Рассмотрим процесс проверки поэтапно
- Создаем в системе черновик внутреннего или внешнего документа. Его можно заполнить либо по шаблону, либо с помощью ИИ-помощника.
- В фоновом режиме большая языковая модель запускает проверку. Какие критерии можно задать:
- присутствуют все обязательные элементы (шапка, дата, номер, заголовок, подпись, гриф утверждения/согласования);
- документ соответствует официально-деловому стилю, нет недопустимой разговорной лексики, все формулировки корректны;
- нет явных противоречий, например, в одном пункте установлен один срок, в другом иной для той же задачи.
Пример промпта для проверки регламентирующего документа
3. В результате мы видим конкретный перечень замечаний, обнаруженных ИИ. Он подсветит ошибки и даст рекомендации, как их можно исправить.
Пример результата проверки документа
Внедрение такой проверки избавит от рутины тех, кто ежедневно занимается вычиткой документов. Еще один положительный эффект все корпоративные документы будут оформлены единообразно, независимо от уровня грамотности и литературных талантов их авторов.
Кейс № 2. Интеллектуальный подбор согласующих для нетипового договора
Обычно договоры идут по типовому маршруту согласования в системе документооборота. Но бывают и нестандартные случаи, когда список согласующих нужно расширить, а перед этим тщательно изучить контракт и зоны ответственности разных подразделений. Есть риск пропустить ключевого согласующего, в итоге затянуть процесс и сорвать сроки.
Так мы нашли еще одну роль для ИИ в работе с документами: он проанализирует содержание договора и подберет согласующих, ориентируясь на организационную структуру.
Как быстро подобрать согласующего и никого не забыть
- Как только проект договора загружается в систему, запускается процесс согласования. Первым шагом теперь становится анализ языковой модели. Она оценивает смысл документа, чтобы установить:
- предмет договора, суммы, специфические риски;
- зоны ответственности среди бизнес-подразделений;
- основные артефакты (сроки оплаты, сроки отгрузки, размер предоплаты и прочее).
Промпт для анализа текста договора
2. На основе выделенных параметров система сопоставляет информацию с загруженными в нее данными ролевой моделью и организационной структурой.
3. Задачи после определения отправляются автоматически.
Интеллектуальный помощник может ускорить запуск согласования договора с нескольких часов до пары минут. При этом снижается вероятность пропустить кого-то из важных согласующих.
От точечных ИИ-проверок к умным системам
Большие языковые модели можно и нужно рассматривать не только как изолированный инструмент. Искусственный интеллект, который пронизывает всю систему управления компанией, может оптимизировать многие процессы, используя связку документы регламенты оргструктура . От точечных задач (сравнить договоры или проанализировать документ) мы переходим к этапу создания умных экосистем. ИИ становится проводником документа с момента создания, направляет его по оптимальному пути, обеспечивая качество, соблюдение норм и скорость прохождения всех инстанций.