Компания «МКСКОМ» выполнила проект по комплексной автоматизации финансового управления для ФАУ «Главгосэкспертиза России». Работы охватили полный цикл от планирования до отчетности.
Задача
Провести комплексную автоматизацию бюджетного процесса и контроля движения денежных средств для повышения эффективности финансового управления.
Причина для изменений
Все процессы планирования, контроля, корректировок и анализа осуществлялись в Microsoft Excel. Это создавало ряд проблем:
— Отсутствие единого достоверного источника информации из-за разрозненных версий файлов.
— Длительный ручной пересчет бюджетов и формирование план-фактного анализа.
— Невозможность оперативного контроля платежей до их попадания в клиент-банк.
— Высокие трудозатраты на ручное составление сводного платежного календаря и обобщение данных.
— Ручное заполнение и разрозненное хранение форм финансово-экономических обоснований.
— Отсутствие синхронизации справочников товаров, работ, услуг с внешними системами, ведущее к дублированию и ошибкам.
— Ручная актуализация данных по госзакупкам в ГИИС «Электронный бюджет».
Реализация решения
До начала проекта финансовая деятельность учреждения основывалась на работе с изолированными Excel-файлами. Это касалось сводного планирования, составления платежного календаря, сбора потребностей подразделений, подготовки обоснований и актуализации данных в государственных системах.
Для решения задач была разработана и внедрена автоматизированная система бюджетирования на базе платформы «1С:Управление холдингом». Работы велись поэтапно в течение нескольких лет и включали разработку комплекса функций, выходящих за рамки стандартной конфигурации.
В результате была оптимизирована работа основных блоков и созданы новые модули:
- Функциональный блок «Планирование»: автоматизирован полный цикл формирования Плана финансово-хозяйственной деятельности и бюджетов. Внедрены сценарное моделирование и согласование по регламентированным маршрутам. Настроено 45 видов отчетов. Обеспечена автоматическая загрузка фактических данных из бухгалтерской системы и план-фактный анализ.
- Функциональный блок «Казначейство»: организован оперативный контроль исполнения бюджетов. Система автоматически формирует лимиты расходов, обеспечивает их резервирование по договорам и контролирует платежи. Автоматически формируется платежный календарь. Реализованы функции для управления свободными остатками средств.
- Функциональный блок «Сбор потребностей»: оцифрован и регламентирован процесс формирования и согласования заявок подразделений на закупку из единого справочника.
- Функциональный блок «Обоснование проектов ПФХД»: для подготовки финансово-экономических обоснований создан отдельный модуль, включающий 44 формы. Внедрена RPA-система для автоматического контроля расхождений между плановыми и фактическими показателями.
- Функциональный блок «Создание НСИ»: проведена глубокая переработка системы нормативно-справочной информации. Разработаны механизмы формирования уникальных наименований, согласования новых записей и актуализации классификаторов. Реализована методология и интеграция для передачи данных единого справочника во внешние системы, что исключило ручную синхронизацию. RPA был применен для автоматизации актуализации данных в ГИИС «Электронный бюджет».
Результат
Внедрение автоматизированной системы бюджетирования на базе «1С:Управление холдингом» заменило ручные, разрозненные процессы на единую цифровую среду и привело к следующим результатам:
— Автоматизированы финансовые процессы для 160 рабочих мест.
— Скорость формирования управленческой отчетности увеличена на 80%, регламентированной отчетности — на 70%.
— Качество данных в едином справочнике товаров, работ, услуг повышено на 90%, необходимость его ручной синхронизации между разными системами полностью исключена.
— Обеспечена прозрачность и достоверность информации на всех этапах финансового цикла за счет создания единого источника.
— Автоматизированы ключевые трудоемкие операции: расчет планов и бюджетов, контроль лимитов, проверка план-фактных отклонений, подготовка данных для государственных систем, согласование заявок и обоснований.