📋 Журналы кадровика: разбираем обязательное, цифровое и лишнее
Знакомо ощущение, когда вместо системной работы вы постоянно разгребаете груды бумаг?
Шкафы ломятся от папок, но найти нужный документ — квест.
Часто корень проблемы — в нагромождении устаревших, дублирующих и просто ненужных журналов.
Давайте наведем порядок.⚙️
1️⃣ Журналы, которые нельзя оцифровать
Эти документы закон (ст. 22.1 ТК РФ) запрещает вести в электронном виде.
Две книги для трудовых книжек.
Первая — для учета движения самих трудовых книжек и вкладышей работников.
Вторая — приходно-расходная книга для учета бланков.
✏️Важно: форму этих книг работодатель вправе разработать сам, но они обязаны быть прошнурованы, пронумерованы и заверены.
Документация по охране труда.
Сюда входит журнал регистрации несчастных случаев (форма Н-1) и все журналы инструктажей.
Закон требует личной подписи работника, поэтому цифровой формат недопустим.
Журнал учета проверок (форма Минэкономразвития № 940). Проверяющие из ГИТ, Роспотребнадзора и других ведомств ставят отметки только в бумажный, прошитый экземпляр.
2️⃣ Что можно перевести в электронный вид
Это те документы, для которых нет обязательной бумажной формы.
Их оцифровка возможна, но при соблюдении закона (ст. 22.1-22.2 ТК РФ).
✏️Для этого нужны: локальный нормативный акт, согласие работников (в установленных случаях) и защищенная система с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
Журнал регистрации приказов.
Журнал регистрации трудовых договоров и соглашений
Журнал учета личных карточек
Журнал учета больничных
и пр. пр. пр.....
Обязательного бумажного журнала нет. Вести учет можно электронно, но система должна исключать дублирование номеров и несанкционированные исправления.
Табель учета рабочего времени. Тут необходимо приказ по основной деятельности издать.
3️⃣От чего можно и нужно избавиться
Эти журналы часто создаются «по инерции», но их отсутствие не является нарушением.
Они лишь создают видимость работы и крадут время.
Журнал входящей/исходящей кадровой документации.
Его функцию успешно выполняет общий канцелярский учет или простой файл Excel.
Множество внутренних книг/тетрадей учета (выдачи справок, копий документов и т.п.), не предусмотренных законом.
🔧 Что делать, если зарылись в документах?
Если вы читаете этот список и понимаете, что у вас есть журналы из всех трех категорий, смешанные в одну непонятную массу, — это проблема.
Вот план, как навести порядок:
1. Проведите тотальную ревизию.
Выпишите на один лист абсолютно все журналы и учетные формы, которые ведутся в отделе.
Не пропускайте «вооооон ту самую зеленую тетрадочку».
2. Наклейте ярлыки.
Разделите этот список по трем категориям из этого поста: «Только бумага», «Можно в цифру», «Лишнее». Опирайтесь на нормы закона, а не на привычку.
3. Примите решение.
По разделу «Только бумага» — проверьте правильность оформления (прошивка, нумерация).
По разделу «Можно в цифру» — решите, нужен ли вам такой переход, и если да, начните разработку локального акта.
Раздел «Лишнее» — это ваш главный источник для разгрузки. Спланируйте, как прекратить ведение этих форм, а старые — сдать в архив.
4. Зафиксируйте новый порядок.
Все решения оформите приказом или внесите в инструкцию по делопроизводству. Это не даст хаосу вернуться.
〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️
Если на каком-то из этих шагов вы понимаете, что не хватает времени, экспертизы или просто решимости разобраться в груде бумаг, — это нормально.
Именно здесь я могу помочь. 💡
Мы проведем ревизию вместе, составим четкий план по оптимизации и ликвидации лишнего, а также разработаем простые регламенты, которые сохранят порядок в будущем.
Напишите мне — и давайте наведем чистоту в ваших документах.
#кадры #кадровоеделопроизводство #трудовоезаконодательство #электронныетрудовыекнижки #КЭДО #аудиткадров
