Вопрос пользователя: «Мы формируем одну общую накладную на отгрузку для клиента. В ней и обычные товары, и прослеживаемые. Как правильно оформить такой «смешанный» документ?»
Суть проблемы
В реальной практике отгрузка часто содержит разнородные позиции. Пользователям необходимо понимать, как совместить в одном документе товары с разными требованиями к оформлению, чтобы не создавать лишних документов и при этом соблюсти все правила по прослеживаемости.
Что может 1С ERP?
Система полностью поддерживает оформление «смешанных» документов. В одной приходной или расходной накладной, а также в одном счете-фактуре могут одновременно присутствовать и прослеживаемые, и непрослеживаемые товары. Для каждой строки применяются свои правила контроля и заполнения реквизитов.
Суть подхода:
- Раздельный контроль: Для строк с прослеживаемыми товарами система будет требовать заполнения номера РНПТ (в зависимости от настроек контроля). Для строк с обычными товарами такого требования не будет.
- Автоматическое заполнение: При загрузке электронного документа (УПД) из ЭДО данные по РНПТ заполнятся только в тех строках, для которых они переданы поставщиком. Остальные строки останутся без этих реквизитов.
- Формирование печатных форм: В итоговом счете-фактуре или УПД информация о прослеживаемости (графы 11-13) будет выведена только для тех товарных строк, где это необходимо. Для непрослеживаемых товаров эти графы останутся пустыми.
- Гибкость: Это позволяет не дробить одну логическую поставку на несколько документов только из-за разных типов товаров.
Решение и рекомендации
- Оформляйте как обычно: Создавайте документ реализации или приема в стандартном порядке, добавляя в него все необходимые товары.
- Следите за подсказками системы: Обращайте внимание на обязательность заполнения полей. Если для строки с прослеживаемым товаром подсвечивается обязательное поле «Номер ГТД/РНПТ» – его нужно заполнить.
- Используйте «Виды запасов»: В документах расхода для детального указания, с каких конкретно РНПТ списывается товар, используйте команду «Еще – Открыть виды запасов». Там можно увидеть и отредактировать привязку к конкретным номерам партий.
- Проверяйте итоговые формы: Перед отправкой клиенту или проведением просмотрите печатную форму счета-фактуры. Убедитесь, что данные о прослеживаемости указаны корректно и только там, где нужно.
Итог простыми словами
Оформление смешанной накладной в 1С ERP похоже на заполнение общей таможенной декларации на багаж. Вы кладете в чемодан (документ) разные вещи (товары):
- Ноутбук (прослеживаемый): Таможня (1С) требует указать его серийный номер (РНПТ) в специальной графе.
- Одежда (обычный товар): Для нее такой графы нет, вы просто указываете наименование и количество.
1С позволяет внести все в одну «декларацию», но контролирует заполнение специальных граф только для «ноутбуков». В итоговом документе все будет выглядеть аккуратно и по правилам.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий: Интернет-магазин отгружает заказ: 1 прослеживаемый импортный планшет и 2 непрослеживаемые книги российского издательства.
- Проблема: Нужно оформить одну универсальную накладную (УПД) на весь заказ.
- Решение: Менеджер создает документ «Реализация товаров и услуг». Добавляет три строки. Для строки с планшетом система требует выбрать РНПТ из остатков. Для строк с книгами такого требования нет. При формировании ЭУПД графы прослеживаемости заполнятся только для планшета.
- Результат: Клиент получает один понятный документ на весь заказ, содержащий всю необходимую легальную информацию по прослеживаемому товару.