Вопрос пользователя: «Получили товар от поставщика, а в документах нет этого самого РНПТ. Как его оприходовать? Можно ли ввести номер вручную?»
Суть проблемы
На практике часто возникают ситуации, когда товар физически поступает на склад, а корректные реквизиты прослеживаемости (РНПТ) отсутствуют. Это может быть связано с ошибкой поставщика, задержкой в оформлении документов, получением остатков до начала действия правил. Принимать такой товар «как есть» нельзя – это нарушит учет и отчетность.
Что может 1С ERP?
Система предоставляет несколько легальных способов оформления прихода прослеживаемого товара при отсутствии РНПТ, в зависимости от причины ситуации. Также есть механизмы для ручной регистрации номеров.
Суть подхода:
- Оприходование излишков: Для товаров, которые никогда не были в прослеживаемости или информация утеряна, используется специальный документ «Оприходование излишков товаров». Он позволяет принять товар на учет без РНПТ. После этого обязательно нужно сформировать «Уведомление об остатках» в ФНС, чтобы получить официальный РНПТ уже от налоговой на этот вновь выявленный остаток.
- Ручная регистрация РНПТ: Если номер известен (например, из бумажной копии декларации), но не загрузился автоматически, его можно внести вручную. В приходном документе для строки с товаром используется кнопка или форма «Регистрация номера РНПТ». В открывшейся форме создается новый элемент справочника «Номера ГТД» с типом «РНПТ».
- Запрет на проведение: Если в настройках системы включена опция «Запретить поступления товаров без номеров ГТД», то при попытке провести приходную накладную по прослеживаемому товару с пустым полем РНПТ система выдаст ошибку и не позволит это сделать. Это строгий контроль.
Решение и рекомендации
- Выясните причину: Свяжитесь с поставщиком и запросите корректные электронные документы с РНПТ. Это самый правильный путь.
- Используйте «Оприходование излишков» осторожно: Применяйте этот документ только в случаях, действительно соответствующих его назначению (неучтенные остатки, инвентаризация). Не забывайте сразу после него оформлять уведомление в ФНС.
- Для ручного ввода будьте внимательны: Тщательно сверяйте вводимый номер РНПТ с исходными документами (декларацией, уведомлением от ФНС). Ошибка в номере приведет к проблемам в дальнейшей цепочке продаж и отчетности.
- Настройте контроль: Рекомендуется включить опцию контроля наличия номеров ГТД/РНПТ при поступлении, чтобы исключить случайное оформление прихода без обязательных реквизитов.
Итог простыми словами
Получить прослеживаемый товар без РНПТ – все равно что получить посылку без адреса получателя. Ее нельзя просто положить на полку. 1С ERP предлагает два основных решения:
- «Заявить о находке»: Оформить как «излишек» и тут же отправить заявление в ФНС, чтобы вам присвоили официальный «адрес» (РНПТ) для этой посылки.
- «Вписать адрес со слов отправителя»: Если вам продиктовали номер по телефону (прислали скан), вы можете вписать его вручную в журнал регистрации (создать РНПТ вручную). Но лучше, конечно, дождаться официальной бумаги (ЭДО).
Типичные сценарии использования:
- Сценарий: В результате инвентаризации на дальнем складе обнаружены 3 упаковки импортного товара, которые не были вовремя оприходованы несколько месяцев назад. РНПТ на них неизвестен.
- Проблема: Нужно ввести товар в учет, чтобы его можно было продать.
- Решение: Кладовщик оформляет документ «Оприходование излишков товаров», указывая найденный товар и количество. Затем бухгалтер в рабочем месте «Учет прослеживаемых товаров» на основе этого документа создает «Уведомление об остатках», отправляет его в ФНС и получает РНПТ.
- Результат: Товар легализован, учтен, на него есть РНПТ. Теперь его можно законно продавать.