Вопрос пользователя: «У нас на складе строгий учет: кладовщик работает только по ордерам. Как будет выглядеть процесс, если товар сначала оформлен как «в пути», а потом приехал?»
Суть проблемы
На ордерном складе складской и финансовый учет разделены. Кладовщик оперирует «Приходным ордером на товары», который не затрагивает счета бухучета. При работе со схемой «Товары в пути» возникает дополнительный этап — отражение перехода права собственности до физического прибытия. Важно понять последовательность документов и роль каждого сотрудника (менеджера, кладовщика).
Что может 1С ERP?
Система поддерживает полный цикл для ордерных складов в рамках раздельной закупки. Процесс разделяется на два контура: финансовый (менеджер/бухгалтер) и складской (кладовщик), которые взаимодействуют через общее распоряжение (заказ или накладную).
Суть подхода:
Типичный сценарий для ордерного склада при использовании заказа:
- Менеджер создает «Заказ поставщику» с операцией «Товары в пути». Это точка планирования.
- Приходят документы от поставщика. Менеджер оформляет «Приобретение товаров и услуг» (право собственности). Товар теперь числится за компанией, но в статусе «в пути». Для кладовщика это пока невидимо.
- Товар прибывает на склад. В рабочем месте «Приемка товаров на склад» кладовщик видит распоряжение — тот самый «Заказ поставщику». На его основании он создает и проводит «Приходный ордер на товары». Это складской учет. Товар теперь есть в системе склада.
- Финансовое оприходование. Менеджер в рабочем месте «Накладные к оформлению» видит, что по заказу есть проведенный приходный ордер. На основании этого он создает «Поступление товаров на склад», который переводит товар из состояния «в пути» в состояние «на складе» в финансовом учете.
Преимущества подхода:
- Разделение обязанностей: Кладовщик не работает с финансовыми документами («Приобретение», «Поступление»), а менеджер/бухгалтер не лезет в складские ордера.
- Контроль: Менеджер видит весь путь: заказано -> отфактуровано -> принято кладовщиком (ордер) -> оприходовано финансово.
- Автоматизация: Документ «Поступление товаров на склад» может автоматически заполняться данными из приходного ордера, исключая двойной ввод.
Решение и рекомендации
- Четко настройте договор. Укажите в договоре, что распоряжением является «Заказ поставщику» (если используете заказы) и приемка «Разделена по документам».
- Обучите кладовщиков работать с распоряжениями в их рабочем месте. Они должны искать не накладные, а заказы или договоры.
- Внедрите регламент для менеджеров: После получения от кладовщика информации о проведенном приходном ордере менеджер обязан оформить финансовое «Поступление».
- Используйте отчеты: Отчет «Контроль оформления товаров в пути» покажет, где есть приходный ордер, но нет финансового поступления, и наоборот.
Итог простыми словами
Представьте, что вы менеджер. Вы заказали товар, получили на него документы и оформили «Приобретение» (шаг 1 и 2). Теперь товар как бы «висит в воздухе» — он ваш, но его нет. Кладовщик в этот момент ничего не видит. Когда фура приезжает, кладовщик сканирует товар и создает «Приходный ордер» (шаг 3) — это его внутренний складской документ, как расписка о приемке. Как только он это сделает, в вашем рабочем месте «всплывает» задача: «По заказу №XXX кладовщик принял товар. Подтвердите финансовое оприходование». Вы нажимаете кнопку и создаете «Поступление» (шаг 4). Теперь товар окончательно «приземлился» на ваш склад и в бухгалтерию.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий на крупном распределительном центре: Сотни позиций приходят ежедневно. Кладовщики в зоне приемки оперативно сканируют товар и создают приходные ордера, не вдаваясь в детали расчетов. Финансовые менеджеры в конце дня пачкой оформляют «Поступления» на основании всех созданных за день ордеров.
- Сценарий с контролем качества: Товар «в пути» отфактурован. При приемке кладовщик выявил брак и оформил не приходный ордер, а документ на возврат. В этом случае финансовое «Поступление» создано не будет, а в учете останется нестыковка, которая решится через оформление претензии или корректировки приобретения.