Вопрос пользователя: «Мы много чего закупили «в пути». Как мне одним отчетом посмотреть список всех таких товаров, их стоимость и когда ждать поступления?»
Суть проблемы
Товары в пути — это активы компании, которые должны быть под контролем. Без специальных отчетов эта информация «растворяется» в оборотах: ее не видно в остатках на складах, но и в обычных отчетах по задолженности она может отображаться некорректно. Это приводит к ошибкам в планировании продаж и финансов.
Что может 1С ERP?
Система предоставляет специализированные отчеты и настройки стандартных отчетов, которые позволяют анализировать обороты и остатки по разделам учета, связанным с раздельной закупкой. Ключевые отчеты — «Контроль оформления товаров в пути и неотфактурованных поставок» и «Ведомость по товарам организаций» с правильными отборами.
Суть подхода:
- Специализированный отчет контроля: Отчет «Контроль оформления...» — это главный инструмент оперативного контроля. Он показывает:
Товары в пути: Что уже отфактуровано (право собственности перешло), но еще не поступило на склад. Это список ожидаемых поступлений.
Неотфактурованные поставки: Что уже поступило на склад (оприходовано), но еще не отфактуровано. Это список документов, которые ждут от поставщика.
В отчете видны контрагент, договор, номенклатура, количество и рекомендации к действию. - Настройка стандартной ведомости: В отчете «Ведомость по товарам организаций» можно настроить отбор или группировку по «Виду запасов». Товары в пути и неотфактурованные поставки учитываются в системе как отдельные виды запасов (например, «Собственный товар в пути»). Выбрав соответствующий вид, вы увидите все движения и остатки только по этим операциям.
Преимущества подхода:
- Единая точка контроля: Менеджер по закупкам или логист видит всю картину по «зависшим» операциям в одном окне.
- Проактивность: Отчет дает четкие рекомендации: «оформить поступление» или «оформить приобретение», что помогает не упускать сроки.
- Интеграция с общей отчетностью: Возможность посмотреть те же данные в рамках общего учета товаров дает полную финансовую картину.
Решение и рекомендации
- Внедрите ежедневный просмотр отчета контроля для ответственных менеджеров. Сделайте его частью утреннего регламента.
- Настройте и сохраните нужные варианты отчетов «Ведомость по товарам организаций»: один для товаров на складах, другой — для товаров в пути.
- Используйте отборы по договору и контрагенту в этих отчетах, чтобы делегировать контроль разным сотрудникам.
- Обращайте внимание на «рекомендации». Если система рекомендует оформить поступление, а товара еще нет, — это сигнал к выяснению обстоятельств у логиста.
Итог простыми словами
Представьте, что у вас есть два списка. Первый список — «Что мы уже купили, но еще не получили». Это товары в пути: вы за них заплатили или должны заплатить, они ваши, но лежат в трюме корабля или в фурере на дороге. Второй список — «Что уже лежит у нас на складе, но мы еще не получили счет». Это неотфактурованные поставки. В 1С есть специальный отчет, который объединяет оба эти списка и показывает, по какому договору, что и в каком количестве «зависло». Это ваш план действий на день: кого звонить и торопить с отгрузкой, а кого — с документами.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий планирования продаж: Менеджер по продажам перед заключением крупной сделки смотрит не только остатки на складе, но и отчет по товарам в пути. Он видит, что через две недели придет партия нужного товара, и может спланировать отгрузку клиенту на эту дату.
- Сценарий работы бухгалтера на конец периода: При закрытии месяца бухгалтер запускает отчет контроля. Если там есть неотфактурованные поставки на значительные суммы, он связывается с менеджерами, чтобы те запросили документы у поставщиков для корректного учета расходов.