Вопрос пользователя: «Мы обнаружили, что месяц назад ошибочно ввели в систему накладную от поставщика с неверной ценой. Теперь товар частично уже продан. Как это исправить, чтобы и себестоимость пересчиталась, и с поставщиком все сошлось?»
Суть проблемы
Ошибки в первичных документах (неверная цена, количество, НДС) могут быть выявлены постфактум, когда товар уже оприходован, а часть его даже продана. Ручное исправление проводок грозит серьезными ошибками в учете себестоимости, в расчетах с поставщиком и в начислении НДС.
Что может 1С ERP?
Для легитимного исправления таких ошибок без сторнирования и перепроведения множества документов предназначен документ «Корректировка приобретения». Он позволяет изменить параметры исходной поставки (стоимость, количество) и автоматически пересчитать все последствия, включая себестоимость остатков и проданных товаров.
Суть подхода:
Документ «Корректировка приобретения» вносит изменения не напрямую в старый документ, а формирует корректирующие движения в регистры. Это особенно важно для учета по партиям (ФИФО).
- Исправление ошибок: Если ошибка допущена вами (неверно ввели данные), в корректировке выбирается вид операции «Исправление ошибок».
- Согласование с поставщиком: Если поставщик прислал корректировочный счет-фактуру (например, предоставил скидку), выбирается «Корректировка по согласованию сторон».
- Автоматический пересчет: После проведения корректировки система рассчитает разницу в стоимости и при закрытии месяца (регламентная операция «Распределение затрат...») распределит эту разницу. Положительная разница (увеличение стоимости) добавится к расходам, отрицательная (уменьшение стоимости, скидка) — уменьшит их. Это распределение затрагивает как остатки на складе, так и уже реализованные товары.
Преимущества подхода:
- Корректный пересчет себестоимости: Не нужно вручную перепроводить документы реализации. Система сама скорректирует финансовый результат прошлых периодов через механизм закрытия месяца.
- Соблюдение законодательства: Поддерживается работа с корректировочными счетами-фактурами.
- Аудит: Все изменения зафиксированы одним документом с основанием, что упрощает проверку.
Решение и рекомендации
- Не редактируйте проведенные документы «Приобретение»! Это нарушит данные регистров.
- Создайте «Корректировку приобретения» на основании ошибочного документа.
- Укажите верные данные на закладке «Товары (после корректировки)».
- Проведите закрытие месяца после проведения корректировки, чтобы все суммы были пересчитаны.
- Используйте отчет «Себестоимость товаров организаций», чтобы увидеть первоначальную стоимость и сумму корректировки (доп. расходы) отдельно.
Итог простыми словами
Вы купили 100 кг кофе по 1000 руб./кг и продали 60 кг. Потом поставщик сообщает: «Извините, в накладной была ошибка, правильная цена 950 руб.». Вы не меняете старую накладную. Вы создаете «Корректировку приобретения», где указываете новую цену. Система понимает: «Было 100 000 руб., стало 95 000 руб., разница -5 000 руб. (скидка)». При закрытии месяца эта скидка в 5 000 руб. распределится: часть на оставшиеся 40 кг на складе (уменьшит их будущую себестоимость), а часть на уже проданные 60 кг — это увеличит вашу прибыль за текущий месяц, так как расходы на проданный товар уменьшатся.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий предоставления бонусов (сквизбэка): По итогам квартала поставщик предоставляет бонус за объем закупок в виде уменьшения стоимости уже полученного товара. На основании его уведомления оформляется «Корректировка приобретения» на уменьшение стоимости, что автоматически увеличивает вашу прибыль.
- Сценарий исправления собственной ошибки: Кладовщик при приемке оприходовал 105 единиц, а в накладной от поставщика было 100. После выявления ошибки оформляется «Корректировка приобретения» на уменьшение количества. Система закроет распоряжение на приемку лишних 5 единиц.