С 1 января 2026 года компании, осуществляющие обмен документами в электронном виде, будут обязаны подтверждать отгрузку товаров, выполнение работ или оказание услуг с помощью единого электронного документа — универсального передаточного документа (УПД).
Давайте подробнее разберемся, что это значит и как подготовиться к изменениям.
Что такое УПД?
УПД — это универсальный инструмент, который упрощает и ускоряет документооборот между партнёрами. С момента его введения в 2013 году производители и поставщики получили возможность значительно сократить количество документов, необходимых для оформления сделок. Ранее приходилось заполнять несколько форм, таких как накладные и акты.
Благодаря УПД предприниматели могут снизить количество ошибок и сэкономить время на оформление.
Ранее использование УПД было добровольным, но с 2026 года эта форма станет обязательной для всех компаний, работающих в рамках электронного документооборота.
Преимущества УПД
Переход на универсальный передаточный документ имеет множество преимуществ:
1. Снижение бюрократической нагрузки. Один документ заменяет два, что позволяет бизнесу сэкономить время. Предприниматели больше не будут вводить одни и те же данные в разных формах.
2. Упрощение документооборота. С учетом нового формата документа, процесс подтверждения отгрузки и получения налоговых вычетов станет проще и быстрее.
3. Удобство работы с налогами. УПД облегчает задачу налоговым органам при сверке данных. Это также значит, что подтверждение своих расходов и получение вычетов для бизнеса станет более простым процессом.
Что изменилось с этого года
С этого года вся отчетность для бизнеса, работающего в ЭДО, должна быть основана на УПД. Ранее, предприниматели могли использовать разные формы — акты, накладные и УПД. Переход на УПД был рекомендован ФНС еще летом 2025 года, чтобы бизнес смог адаптироваться и привыкнуть к новым требованиям.
Следует отметить, что компаниям, продолжающим использовать бумажные документы, изменения не коснутся.
Они могут применять накладные и акты в привычном формате или как неформализованные электронные документы (структура и формат таких документов пока не утверждены законодательно).
Ответственность за нарушения
Невыполнение новых требований может обернуться для бизнеса серьезными последствиями. Если с 2026 года компании всё ещё будут использовать старые формы, налоговые органы могут отказать в вычете НДС и признании расходов (ст. 169, 252 НК РФ). Это значит, что недобросовестный подход к формированию документов может привести к финансовым потерям.
Кроме того, возможно наложение штрафа за отсутствие корректно оформленных первичных документов (ст. 120 НК РФ), что приведет к дополнительным расходам для владельцев бизнеса.
Подводя итоги
Переход на универсальный передаточный документ в 2026 году является значимой новацией в области документооборота. УПД станет простым, удобным и эффективным инструментом для ведения бизнеса, сокращая время на оформление и облегчая взаимодействие между контрагентами. Это поможет не только избежать проблем, но и сосредоточиться на более важных аспектах бизнеса.
Источник: Письмо ФНС России от 26.12.2025 № ЕА-2-26/19733@
Понравилась статья? Лайк и подписка будут лучшей благодарностью.
Читайте также:
БУХГАЛТЕРСКИЕ УСЛУГИ для ИП и ООО -получить консультацию