Компания оплатила с расчётного счёта корпоратив, но на месте выяснилось, что итоговая сумма чуть больше. Чтобы не срывать праздник, разницу оплатил директор своей личной картой. Можно ли вернуть ему эти деньги законно, чтобы компенсация не превратилась в доход, облагаемый НДФЛ и страховыми взносами?
Да, и, если всё оформить правильно, возмещение директору не будет облагаться налогами. Право на компенсацию сотруднику расходов, понесённых в интересах компании, закреплено в ст. 164 Трудового кодекса РФ. Для целей налогообложения такие выплаты не считаются доходом работника только если они документально подтверждены – п. 1 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ.
Что делать, чтобы защитить и интересы директора, и интересы компании перед проверяющими органами:
- Издать приказ о проведении корпоративного мероприятия.
Помимо даты, цели и бюджета, в нём нужно:
- назначить ответственных за организацию и расходы,
- прописать механизм оплаты. Указать, что основные расходы покрываются с расчётного счета компании, но для оперативного решения непредвиденных ситуаций директор (или иное уполномоченное лицо) действует как подотчётное лицо. Все такие дополнительные траты компании будут ему возмещены.
Приказ создаёт юридическое основание для последующего возмещения и доказывает, что действия директора были в рамках исполнения обязанностей, а не личной инициативы.
2. Собрать подтверждающие документы.
Для возврата денег директор должен предоставить в бухгалтерию документы, подтверждающие оплату, например, кассовый чек (ККТ) из ресторана с итоговой суммой. Этот чек является строгим отчётом о понесённых расходах.
3. Провести возмещение.
На основании заявления директора и приложенного чека компания возвращает ему точную сумму, указанную в чеке. Важно точное совпадение суммы возмещения с суммой по документу!
Следуя этому алгоритму, вы защитите и интересы руководителя, который не остался в минусе, и интересы компании, которая действует в строго-правовом поле.