На вопрос отвечает Ю. А. Хачатурян, юрист, генеральный директор компании Nika, risk plan
Вопрос
Можно ли хранить копии паспорта и иных документов в кадровой службе?
Ответ
Чаще всего встречаем ответ «Нет». Но на сайте «Онлайнинспекция.рф» мы видим несколько иное мнение[1]: хранить можно, но при одновременном соблюдении трех условий:
- От работника получено согласие на хранение его ПД, содержащихся в указанных копиях документов.
- Работодатель заранее определил конкретные цели хранения ПД, содержащихся в копиях документов работников.
- Объем ПД не превышает объем данных, которые работодателю необходимо использовать в соответствии с заявленными целями обработки.
Если эти требования не будут выполнены, действия работодателя будут считаться незаконными[2]. А Роскомнадзор сможет привлечь к ответственности даже в том случае, если не будет соблюдено хотя бы одно из условий.
Пример
Ваша организация оказывает услуги по упаковке продуктов питания. Для этого каждый работник, занятый упаковкой, должен иметь медицинскую книжку. Чтобы контрагент мог убедиться в том, что, допуская ваших работников к упаковке его товаров, он не нарушает закон, он просит предоставить копии медицинских книжек каждого. Цель обработки ПД — предоставление контрагенту информации, необходимой для соблюдения законодательства и санитарных норм. Объем ПД не превышает объем данных, которые необходимо использовать работодателю в соответствии с заявленными целями обработки.
__________________________________
[1]https://clck.ru/35xutM, https://clck.ru/35rmnS.
[2]Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 № Ф08-1921/14; от 11.03.2014 № Ф08-480/14, Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № 15АП-22502/13, Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 10.06.2015 № 17АП-5329/15.