Внутренний аудит во многих компаниях воспринимается одинаково. Проверки, срочно заполненные таблицы и отчет, который нужен в первую очередь для галочки.
В результате аудит нередко превращается в формальность и почти не влияет на реальные процессы.
В АСМО-СМК внутренние аудиты рассматриваются как часть общей системы управления. Они связаны с целями компании, рисками и тем, что уже происходило в работе. Такой подход позволяет встроить аудит в повседневную деятельность и использовать его как инструмент улучшений, а не отдельную процедуру.
Рассказываем, как это работает.
Планирование аудиторской деятельности
Работа с аудитами начинается с планирования и происходит сразу в системе.
В АСМО-СМК формируется программа внутренних аудитов для предприятия или отдельных филиалов. Указывается год проведения, прикрепляются необходимые документы, сохраняется история изменений и этапы согласования.
Внутри программы задаются конкретные пункты аудита. Определяется, какие процессы проверяются, какие объекты затрагиваются и кто входит в команду аудиторов. План отправляется на согласование прямо в системе, без переписки и множества версий файлов.
При необходимости программу можно выгрузить в привычном формате, например PDF, DOC или XML. В итоге у всех участников есть один актуальный план и понятное представление о том, что и когда будет проверяться.
Настройка и проведение внутренних аудитов
Каждый аудит настраивается отдельно с учетом конкретного процесса.
В системе указывается команда аудиторов, объект и процесс проверки, составляется подробный план по этапам и времени, задаются плановые и уточненные сроки, прикрепляются рабочие материалы.
Если возникает внеплановая проверка, ее можно добавить без пересборки всей программы. Все изменения сохраняются в истории, поэтому всегда видно текущее состояние аудита и предыдущие действия.
Согласование проходит между участниками команды прямо в системе. По итогам формируется отчет в нужном формате, без ручной сборки данных из разных источников.
Несоответствия и контроль устранения
Основная работа начинается после проверки.
В АСМО-СМК фиксируются выявленные несоответствия, причины их возникновения и связь с конкретными процессами. Если в ходе аудита обнаружена положительная практика, ее можно отдельно отметить для дальнейшего внедрения в других подразделениях.
Параллельно заполняются чек-листы и рекомендации по итогам аудита. За счет этого несоответствия не остаются только в отчете, а доводятся до реальных изменений в работе.
По итогам аудита в системе фиксируются коррекция для устранения конкретного выявленного нарушения и корректирующие действия, направленные на работу с причиной, чтобы ситуация не повторялась. В результате сохраняется вся цепочка от обнаруженного сбоя до изменений в процессах.
Связь с целями, рисками и инцидентами
Внутренний аудит в АСМО-СМК не существует отдельно от других процессов.
Его результаты связаны с целями компании, зарегистрированными рисками и инцидентами, которые уже происходили. Это позволяет видеть общую картину. Какие процессы дают сбои чаще всего, какие риски оказываются реальными и какие меры действительно работают.
Итог
Внутренний аудит в АСМО-СМК это рабочий инструмент, который помогает держать процессы под контролем, находить слабые места до серьезных проблем, доводить исправления до результата и понимать, как все это связано с целями бизнеса.
Подробнее о решении АСМО-СМК можно прочитать на сайте