Вопрос пользователя: «У меня есть настроенный комплект из 10 отчетов. Часто мне нужен не весь комплект, а только один отчет из него, например, ОДДС. Нужно ли для этого формировать весь комплект и ждать, или можно вытащить и сформировать один отчет отдельно?»
Суть проблемы
Пользователь работает с заранее настроенным комплектом отчетов, который удобен для пакетного формирования. Однако в оперативной работе часто требуется получить только один конкретный отчет из этого комплекта (например, для предварительного анализа или внепланового запроса). Формирование всего комплекта в таком случае избыточно и занимает лишнее время и ресурсы системы. Нужна возможность быстрого доступа и формирования отдельного отчета из состава комплекта.
Что может 1С ERP?
Да, из любого созданного комплекта финансовых отчетов можно сформировать отдельный вид отчета, не запуская формирование всего комплекта целиком. Для этого в форме комплекта предусмотрена специальная команда «Создать» (или аналогичная).
Суть подхода:
- Комплект как каталог: Комплект содержит список видов отчетов. Помимо кнопки «Сформировать» для пакетного создания, для каждого вида отчета в списке доступна команда для его индивидуального формирования.
- Выборочное формирование: Эта команда открывает стандартную форму формирования выбранного вида отчета, где можно задать период и другие параметры, и затем сформировать только этот отчет.
- Сохранение в комплекте или отдельно: Отчет, сформированный таким образом, может быть сохранен как самостоятельный экземпляр (вне комплекта) или, возможно, добавлен в экземпляр комплекта позднее, в зависимости от действий пользователя.
- Экономия времени: Позволяет быстро получить нужный отчет без ожидания формирования всех остальных, особенно если в комплекте много объемных отчетов.
Преимущества подхода:
- Гибкость: Сочетает преимущества пакетной работы (комплект) и оперативности (одиночное формирование).
- Эффективность: Экономит время и вычислительные ресурсы, когда не нужен полный пакет.
- Удобство: Не нужно искать вид отчета в общем списке — все часто используемые отчеты собраны в одном комплекте.
- Консистентность: Используется тот же самый вид отчета, что и в комплекте, гарантируя идентичность методики расчета.
Решение и рекомендации
- Откройте нужный комплект: Перейдите в раздел комплектов финансовых отчетов и откройте тот комплект, в который входит нужный вам отчет.
- Найдите в списке нужный вид отчета: В форме комплекта будет таблица со списком всех входящих в него видов отчетов.
- Используйте команду для одиночного формирования: Выделите строку с нужным видом отчета и нажмите кнопку «Создать», «Сформировать отчет» или аналогичную (часто доступную в контекстном меню или на панели инструментов таблицы).
- Настройте параметры: В открывшейся форме укажите период, организацию и другие параметры, как при обычном формировании отчета.
- Сформируйте и сохраните: Нажмите «Сформировать». Отчет будет создан как отдельный экземпляр.
Итог простыми словам
Комплект отчетов — это как коробка с набором инструментов. Кнопка «Сформировать» — это высыпать всю коробку на стол, чтобы достать один ключ. А команда «Создать» для отдельного отчета — это достать из коробки только нужный ключ, не высыпая все остальное. Так быстрее и удобнее, если нужен только один инструмент.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий 1: Оперативный запрос от руководства. Руководитель запросил срочно отчет о движении денежных средств за первое полугодие. Бухгалтер открывает комплексный ежемесячный комплект «Управленческая отчетность», в котором уже есть настроенный ОДДС, и формирует только его за нужный период, не тратя время на формирование всего пакета.
- Сценарий 2: Проверка одного отчета перед пакетным формированием. Перед квартальным закрытием финансовый контролер хочет проверить, правильно ли считаются корректировки в отчете о прибылях и убытках. Он формирует только этот отчет из комплекта МСФО, проверяет его, вносит при необходимости исправления в настройки, и только потом запускает полное формирование всего комплекта для итоговой отчетности.