Офисная легенда гласит: рабочий день HR - это соревнование, кто дальше и точнее кинёт бумажный комок из резюме, не прерывая чаепития и сплетен.
Мы задали вопрос рекрутеру одного из наших старых партнеров, как проходит её день, вскользь упомянув эту шутку.
И сегодня, Арина, HR с опытом подбора линейных сотрудников более 8 лет, ответла нам. А также рассказала как рекрутер на самом деле проводит свой день и дала пару советов своим коллегам.
Итак, ответ Арины:
***
Добрый день, коллеги! Я давно уже занимаюсь подбором линейного персонала. Честно говоря, мне бывает очень обидно, когда я слышу такие высказывания, даже в шутку. После тяжелого дня, полного интервью и звонков, хочется стукнуть такого шутника чем-нибудь тяжелым.
Я немного расскажу о своем дне и вы поймете, изнутри - оно всё иначе выглядит.
Обычной мой день начинался с потока однотипных сообщений из разных мессенджеров, иногда звонков:
«Во сколько начало смены на ...», "Где наш транспорт стоит?" «Сегодня тот же адрес?», «Еду нужно с собой?», "Меня на КПП не пускают, а я паспорт забыл!".
Я снова и снова отвечала на вопросы, ответы на которые уже были в описании вакансии, и даже чуть выше в диалоге чата. Решала проблемы, которые возникали просто на ровном месте. Казалось бы, мелочи, рабочий процесс. Но уже к обеду я не могла сосредоточиться на сложных вопросах - внимание было полностью рассеяно. Так что до обеда - совсем не "чай с печеньками", а выпить утром стакан кофе на бегу до офиса и всё!
После обеда возвращаешься с офисной кухни с ощущением опустошения, рабочий день вроде бы заполнен, а чувствуешь, что не сделал за первую половину дня ничего действительно важного. Совсем нет времени на планирование, анализ кандидатов (для подбора в постоянный пул надёжных), даже банальный отчет для руководства получается сделать только ближе к вечеру.
Затем наступала фаза ручного контроля. Я брала список и обзванивала каждого человека, который должен выйти на смену завтра, чтобы подтвердить его явку. Я выполняла роль диспетчера напоминаний, хотя эта задача не имеет отношения к экспертизе рекрутера. Это отнимало больше всего внутренних ресурсов.
Затем переходила к сбору откликов за сегодняшний день со всех объявлений. Самой тяжелой задачей был сбор и систематизация информации. Данные приходили из разных источников: кто-то писал в Telegram, кто-то звонил, кто-то присылал резюме на почту. Я вручную переносила имена, контакты и детали в общую таблицу, рискуя допустить ошибку или потерять важный контекст. Вместо работы с людьми я занималась техническим переносом данных из одного интерфейса в другой.
Собрав все в таблицу - я начинала проводить отбор, фильтрацию новых соискателей. Опять чаты, обзвоны, каждый спрашивает все по 5 раз..
Бесконечный круг дел, в котором я была той самой белкой в колесе с выпученными глазами и полным выгоранием к пятнице.
Долгое время я считала, что это просто эмоциональная цена нашей профессии. Но со временем поняла: дело даже не в общении со сложными людьми, а в том, как устроен рабочий процесс. Основное время и силы съедают не важные задачи, а бесконечные помехи.
Я решила, что этот цикл нужно разорвать.
Первым шагом стало создание исчерпывающего источника информации для соискателей. Я за несколько вечеров полностью переработала все карточки вакансий, вынеся в отдельный блок ответы на все частые вопросы и создав четкую инструкцию для соискателя. Это простое действие немного сократило поток уточняющих сообщений, я смогла "бросать в них шаблоном", в случае чего. У меня появилось пространство для мысли.
Следующим шагом стала автоматизация типовой коммуникации. Вместо личных звонков с напоминаниями я настроила автоматические цепочки сообщений в CRM: приветствие после отклика, напоминание за сутки, финальное подтверждение вечером перед сменой. Личное общение теперь начиналось только в нестандартных ситуациях или с новыми кандидатами, требующими моего участия. Это вернуло мне около двух часов рабочего времени ежедневно.
Но настоящий перелом наступил, когда мы начали размещать вакансии на маркетплэйсе подработок Отклик. Сначала попробовали выложить несколько смен - и я увидела результат: люди откликались довольно быстро, а все заявки приходили в одно окно. Я постепенно увеличивала количество вакансий, причем в тайне от руководителя(он ретроград, придерживается старых принципов найма и площадок), ведь размещение вакансий в Отклике бесплатное(!). И в какой то момент через эту площадку стало проходить более 40% нашего линейного подбора.
Пришлось всё рассказать начальнику. Он поворчал для виду, но серьезных санкций ко мне не применил. Ведь я сохранила бюджет на найм, а наше руководство любит экономию.
Так Отклик официально стал для меня одной из основных рабочих площадок. Вместе с ним исчезла и большая часть того самого самый беспорядка, который раньше создавал десяток разных каналов. Мне больше не нужно собирать информацию по крупицам из мессенджеров, почты и звонков. Все диалоги с кандидатами, их резюме и статусы стали доступны в одном окне.
Я перестала быть диспетчером, который постоянно переключается между чатами, и смогла больше времени заниматься отбором новых кандидатов, сосредоточилась на живом общении и подбирать более подходящие вакансий для каждого из соискателей. И я стала подходить к этому с большим вниманием и ответственностью, чем раньше. Теперь моя работа воодушевляет меня, наполняет гордостью за свой труд - я помогаю людям, а не просто закрываю смены на объекте.
Усталость к концу дня остается, но уже нет того выгорания. Оказалась что оно было из-за неэффективной организации процесса. Как только рутинные операции были выстроены в систему, вернулась энергия и силы. Я снова стала чувствовать себя специалистом, который помогает людям найти работу и решает бизнес-задачи, а не оператором горячей линии поддержки.
Попробуйте в течение одного рабочего дня просто фиксировать, сколько раз вы выполняете действие, которое можно было бы формализовать или автоматизировать. Думаю что цифры будут показательными. А время, которое вы в результате вернете, станет вашим главным ресурсом для развития.
Арина В., старший HR менеджер, ООО "......"
***
Мы не ожидали такого длинного и эмоционального сообщения, публикуем здесь целиком, без правок и с письменного разрешения Арины.
Картинки добавили просто как иллюстрации, кажется они хорошо подходят.
Как думаете, измениться ли у большинства читателей представление о работе HR после такого емкого и эмоционального ответа Арины, или все останется как было?