Вопрос пользователя: «Допустим, мне нужно каждый квартал указывать в отчете количество наших акций. Я создал немонетарный показатель, но где именно в системе я должен ввести само число — 100 000 штук?»
Суть проблемы
Пользователь понимает, что такие данные, как количество акций или численность сотрудников, нужно хранить в системе, а не вводить каждый раз вручную в текст отчета. Однако после создания «немонетарного показателя» в структуре отчета он не находит очевидного места, куда занести актуальное числовое значение. Это приводит к путанице: показатель есть, а данных в нем нет, и отчет формируется с нулями или ошибками.
Что может 1С ERP?
1С ERP предоставляет централизованный справочник «Немонетарные показатели финансовой отчетности», который является единственным и обязательным местом для хранения и обновления таких данных. Это не часть настройки отчета, а самостоятельный объект в подсистеме международного учета. Значения в этом справочнике обновляются вручную ответственным лицом на конец каждого отчетного периода.
Суть подхода:
- Отдельный справочник — единый источник: Все немонетарные данные (количественные, суммовые, коэффициенты) хранятся в одном общем списке, доступном для всех финансовых отчетов.
- Ручное обновление по периоду: Ответственный специалист (бухгалтер, казначей, экономист) открывает этот справочник, находит нужный показатель и вводит в колонку «Значение» актуальную цифру на отчетную дату. Как указано в материалах, обновление производится в конце отчетного периода.
- Связь с отчетом — через ссылку: В самом финансовом отчете вы не вводите цифру. Вы добавляете элемент «Немонетарный показатель» и ссылаетесь на соответствующую строку из этого справочника. Система автоматически подтягивает значение оттуда.
Преимущества подхода:
- Централизация и контроль: Все «ручные» вводы собраны в одном месте, что исключает их потерю и упрощает контроль и аудит.
- Согласованность: Гарантирует, что во всех отчетах (баланс, примечания, управленческие отчеты) используется одно и то же, последнее введенное значение.
- История: Поскольку значение вводится на каждую отчетную дату, система, по сути, хранит историю изменений показателя (например, как росло количество акций).
- Разделение обязанностей: Настройкой отчетов может заниматься финансист, а вводом специфических данных (количество станков, выбросы CO2) — ответственный из другого отдела.
Решение и рекомендации
- Найдите справочник: Перейдите по пути: Международный финансовый учет – Настройки и справочники – Немонетарные показатели финансовой отчетности.
- Создайте или найдите показатель: Если показатель еще не создан, добавьте новую строку. Укажите понятное наименование (например, «Количество обыкновенных акций в обращении, шт») и единицу измерения.
- Введите значение: В колонке «Значение» введите актуальное число на нужную вам отчетную дату. Например, на 31.03.2024 — 1 000 000.
- Сохраните: Сохраните изменения в справочнике.
- Проверьте в отчете: Откройте ваш финансовый отчет. Убедитесь, что элемент «Немонетарный показатель» ссылается на созданную запись. При проверке или формировании отчета теперь должна подставляться введенная цифра.
Итог простыми словами
Представьте, что у компании есть общая доска объявлений в цифровом виде (это и есть справочник немонетарных показателей). Когда казначею нужно сообщить всем о новом количестве акций, он подходит к этой доске (открывает справочник), находит строку «Количество акций» и мелом пишет новое число (вводит значение). Все бухгалтеры и финансисты, которые готовят отчеты, не спрашивают казначея каждый раз, а просто смотрят на эту доску (ставят ссылку в отчете) и берут оттуда актуальную цифру. Вводится число один раз в одном месте — используется везде.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий 1: Ежеквартальное обновление данных для МСФО. Перед подготовкой пакета отчетности за квартал ответственный бухгалтер открывает справочник немонетарных показателей. Он обновляет значения: «Средневзвешенное количество акций», «Средняя численность персонала», «Количество арендованных объектов». После этого формируются все отчеты комплекта, и они автоматически используют свежие данные.
- Сценарий 2: Ввод плановых показателей для управленческой отчетности. Компания использует ГФО и для управленческих отчетов. В начале года экономисты вводят в справочник немонетарных показателей плановые значения на год: «Плановая выручка», «План по выпуску в тоннах». В течение года в те же показатели могут вводиться фактические данные из внешних источников. Отчет «Факт vs План» автоматически сравнивает монетарные фактические данные из учета с этими «ручными» плановыми цифрами.