Вопрос пользователя: «У нас много контрагентов. Как сделать отчет, который покажет задолженность не по всем, а только по одному, выбранному клиенту?»
Суть проблемы
В управленческой и аналитической отчетности часто требуется детализация данных: не общая сумма дебиторской задолженности, а разбивка по контрагентам; не все затраты, а только по определенному подразделению или проекту. Пользователь, не умеющий настраивать отборы по аналитике (субконто), вынужден формировать общие отчеты и затем вручную фильтровать или разбирать их, что занимает много времени и неэффективно.
Что может 1С ERP?
В настройках монетарного показателя существует раздел «Отборы по субконто». Это мощный инструмент, позволяющий отфильтровать данные, которые попадут в показатель, по значениям аналитических разрезов учета (контрагенты, номенклатура, подразделения, проекты и т.д.).
Суть подхода:
- Субконто — это аналитика: Почти все счета бухгалтерского учета в 1С имеют дополнительные аналитические разрезы, называемые субконто. Для счета расчетов с контрагентами типичное субконто — это «Контрагенты» и «Договоры».
- Отбор по значению: В настройках показателя можно указать, по какому именно субконто (аналитике) и с каким конкретным значением (например, конкретный контрагент «ООО "Вектор"») нужно отбирать проводки.
- Гибкие условия: Можно задавать не только равенство, но и другие условия (список значений, интервал, неравенство, пустое значение). Можно добавлять несколько отборов по разным субконто одновременно.
Преимущества подхода:
- Детализация: Позволяет создавать отчеты любой степени детализации прямо в ГФО без программирования.
- Универсальность: Работает с любой аналитикой, настроенной в плане счетов.
- Повторное использование: Показатель с отбором можно сохранить как элемент и использовать во многих отчетах.
- Производительность: Система отбирает данные на уровне запроса к базе данных, что быстро и эффективно.
Решение и рекомендации
- Создайте монетарный показатель: Выберите счет, по которому ведется учет (например, счет расчетов с покупателями).
- Выберите тип итога: «Сальдо конечное» для остатка задолженности или «Оборот» для движений.
- Откройте вкладку «Отборы по субконто»: Найдите этот раздел в форме настройки показателя.
- Добавьте новый отбор: Нажмите кнопку добавления.
- Заполните условия отбора:
Субконто: Выберите из списка нужную аналитику (например, «Контрагенты»).
Значение: Укажите конкретный элемент справочника (например, выберите контрагента «ООО "Вектор"»).
Вид сравнения: Обычно используется «Равно». При необходимости можно выбрать «В списке», чтобы отобрать по нескольким контрагентам. - Проверьте результат: Сформируйте отчет и убедитесь, что цифра соответствует ожиданиям.
Итог простыми словами
Настройка отбора по субконто в показателе — это как установка фильтра на водопроводный кран. Вода (данные) течет из общей трубы (счета), но вам нужна не вся вода, а только, скажем, горячая (данные по конкретному контрагенту). Вы ставите фильтр (отбор по субконто «Контрагенты» = «ООО "Вектор"»), и в стакан (в ваш отчет) наливается только вода, соответствующая этому условию. Без фильтра вы получите смесь всего.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий 1: Карточка взаиморасчетов с контрагентом. Менеджеру по продажам нужен еженедельный отчет о состоянии дебиторской задолженности по его ключевому клиенту. Он создает отчет с монетарным показателем по счету 62, типом итога «Сальдо конечное» и отбором по субконто «Контрагенты» = «Ключевой Клиент». Теперь, формируя отчет на любую дату, он видит актуальный остаток.
- Сценарий 2: Анализ затрат по проекту. Руководителю проекта нужно контролировать бюджет. Финансист создает отчет, где каждый показатель — это статья затрат (например, «Оплата труда», «Закупка материалов»). Для каждого показателя задается отбор по субконто «Проекты» = «Проект А». Таким образом, отчет показывает фактические затраты исключительно в разрезе этого проекта.