Бумажные транспортные накладные окончательно уходят в прошлое. С 1 сентября 2026 года электронный формат станет обязательным для всех участников перевозок — без исключений.
И это не очередной эксперимент, а полноценное требование федерального закона. Изменения затронут весь рынок — от малого бизнеса с одним автомобилем до федеральных логистических операторов.
В этой статье мы рассказываем главное, что важно знать про обязательный переход на электронные транспортные накладные (ЭТрН) с 1 сентября 2026 года. Листайте, читайте и работайте без ошибок.
Также не забудьте нажать «лайк» и подписаться на Чёрную Бухгалтерию в Дене, чтобы следить за другими полезными публикациями для бизнеса:
Электронные транспортные накладные (ЭТрН) с 1 сентября 2026 года
С 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная становится единственно допустимым форматом для оформления перевозки грузов (Федеральный закон № 140-ФЗ).
Обязательное применение ЭТрН распространяется на:
- Все автомобильные грузоперевозки;
- Железнодорожные перевозки;
- Авиаперевозки.
Бумажные транспортные накладные после этой даты использоваться не будут. Все новые перевозки должны оформляться строго в электронном виде через государственную систему.
Фактически это означает полную цифровизацию перевозочных документов на уровне страны.
Кто обязан применять электронные транспортные накладные в 2026 году
Переход на электронные транспортные накладные касается всех участников перевозочного процесса. К ним относятся:
- Грузоотправители — физические и юридические лица;
- Грузополучатели;
- Перевозчики (организации и ИП);
- Экспедиторы;
- Водители транспортных средств.
Требование действует одинаково как для малого бизнеса, так и для крупных федеральных операторов.
Обратите внимание: электронная накладная — обязанность не только перевозчика. Она формируется и подписывается всеми сторонами по мере движения груза. Если хотя бы один участник не готов к работе в цифровом формате, перевозка окажется под риском нарушения.
Таким образом, даже если компания не является перевозчиком, но выступает в качестве грузоотправителя или получателя, ей все равно придется работать с форматом ЭТрН.
Электронные транспортные накладные (ЭТрН): нормативная база и требования
Основной документ — Федеральный закон № 140-ФЗ. Именно он закрепил обязательность электронных транспортных накладных и внес изменения в закон № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности».
Новый закон устанавливает:
- Обязательное применение ЭТрН с 1 сентября 2026 года;
- Использование квалифицированной электронной подписи (КЭП);
- Передачу данных через ГИС ЭПД — государственную информационную систему электронных перевозочных документов.
В 2026 году ГИС ЭПД становится центральной платформой, через которую проходят все электронные перевозочные документы.
Формат самой накладной утвержден ФНС России. Налоговая служба определяет структуру документа, обязательные поля, правила подписания и требования к передаче сведений.
У Чёрной Бухгалтерии есть отдельная тематическая подборка статей, посвященных большой налоговой реформе 2026 года. Рекомендуем к прочтению всем владельцам бизнеса:
Обязательные электронные транспортные накладные: возможные исключения
Минтранс упоминал отдельные категории перевозок, для которых оформление ЭТрН может не потребоваться. По предварительным оценкам, речь идет не более чем о 1–2% от общего объема перевозок.
Пока исключения не закреплены законодательно, однако ранее обсуждались:
- Перевозки в чрезвычайных ситуациях;
- Отдельные виды опасных грузов со специальными разрешениями;
- Международные перевозки — до полной интеграции с международными цифровыми системами (в том числе в рамках БРИКС).
В любом случае, большинству компаний рассчитывать на исключения не стоит. Базовый сценарий — это полный переход на электронный формат.
Формат электронной транспортной накладной: как применять в работе
ЭТрН состоит из обязательных разделов — титулов. Каждый из них отражает конкретный этап перевозки и подписывается соответствующим участником:
- Сначала грузоотправитель формирует документ. В нем указываются сведения о сторонах, маршруте, условиях перевозки, грузе, водителе и транспортном средстве. После заполнения документ подписывается квалифицированной электронной подписью.
- Когда перевозчик принимает груз, он фиксирует факт приемки, состояние груза и время погрузки. Эти сведения также подтверждаются электронной подписью.
- При доставке грузополучатель подтверждает получение и состояние груза. Завершение перевозки отражается в следующем разделе, который подписывает перевозчик.
Дополнительно могут оформляться титулы, связанные с финансовыми расчетами, переадресацией груза, заменой транспорта или водителя.
По сути, ЭТрН — это цифровая хронология всей перевозки, в которой каждый этап фиксируется юридически.
ГИС ЭПД: порядок передачи и хранения данных
Электронная транспортная накладная существует только в рамках государственной системы — ГИС ЭПД. Обмен файлом по электронной почте или, например, через ЭДО не делает документ ЭТрН.
ГИС ЭПД — центральная государственная платформа учета электронных перевозочных документов. Через нее проходит весь документооборот по перевозке.
При этом компания не подключается к системе напрямую — обмен происходит через аккредитованных операторов ИС ЭПД , которые:
- Обеспечивают корректность формата документа;
- Передают сведения в государственную систему;
- Получают подтверждение регистрации документа;
- Хранят историю изменений и статусов.
После регистрации в ГИС ЭПД документ получает официальный статус и становится доступным для контролирующих органов — ФНС, ГИБДД, Ространснадзора.
Таким образом, проверка перевозки больше не зависит от наличия бумажных копий. Инспектор может проверить сведения через систему.
Отдельный элемент — QR-код для водителя. Он формируется на основании данных из ГИС ЭПД и содержит зашифрованную информацию о перевозке. Инспектор может считать код и проверить корректность документа — даже при отсутствии интернета.
Реестр экспедиторов и платформа «ГосЛог»
Переход на электронные транспортные накладные дополняется еще одним обязательным требованием для экспедиторов — включением в госреестр транспортно-экспедиционной деятельности.
С 1 марта 2026 года начинает работу реестр экспедиторов на национальной цифровой платформе «ГосЛог». С этой же даты стартует прием уведомлений от бизнеса, ведущего транспортно-экспедиционную деятельность.
Обязанность касается всех юридических лиц и ИП , которые оказывают услуги по организации перевозки грузов:
- Заключают договоры транспортной экспедиции;
- Координируют перевозчиков;
- Оформляют перевозочные документы;
- Сопровождают груз на всех этапах маршрута.
Обратите внимание: если компания фактически выступает экспедитором, но формально не выделяет это как отдельное направление, обязанность регистрации все равно возникает.
Таким образом, регистрация в реестре — это подтверждение права на законное осуществление экспедиционной деятельности.
Сроки подачи уведомления
Компании и ИП, которые ведут экспедиционную деятельность по состоянию на 1 марта 2026 года, обязаны подать уведомление в течение 60 календарных дней — с 1 марта по 30 апреля 2026 года.
Крайний срок — до 1 мая 2026 года.
Для новых участников рынка действует правило подачи уведомления до начала деятельности (либо в установленный законом срок после ее начала — в зависимости от того, какой порядок будет утвержден подзаконными актами).
Как подготовиться к переходу на электронные транспортные накладные
Откладывать внедрение ЭТрН на осень 2026 года — рискованная стратегия, которая грозит штрафами. Поэтому начинать подготовку бизнеса ко всем нововведениям стоит уже сейчас.
Что стоит сделать уже сейчас:
- Выбрать оператора ИС ЭПД из числа аккредитованных Минтрансом. Важно сравнить тарифы, функционал, интеграционные возможности и уровень технической поддержки. После этого заключается договор.
- Получить квалифицированную электронную подпись. Она потребуется руководителю и сотрудникам, которые подписывают документы. КЭП оформляется через удостоверяющий центр.
- Настроить интеграцию с учетной системой — 1С, SAP или другой платформой. Необходимо убедиться, что система поддерживает утвержденный формат ЭТрН.
- Обучить персонал. Водители, логисты, бухгалтерия и менеджеры должны понимать, как формируется и подписывается документ, что делать при ошибке и как действовать при проверке.
- Экспедиторам — особенно важно не забыть о регистрации в реестре «ГосЛог» до 1 мая 2026 года.
Совет от Чёрной Бухгалтерии: начните использовать ЭТрН параллельно с бумажными версиями до наступления обязательного срока. Это позволит протестировать все процессы без риска штрафов.
Электронные транспортные накладные: ответственность и штрафы в 2026 году
После 1 сентября 2026 года отсутствие электронной транспортной накладной будет считаться нарушением. На этот случай для участников перевозки предусмотрены штрафы:
- Для водителей — 1 500 ₽ (возможны дополнительные меры вплоть до лишения права управления);
- Для должностных лиц — до 20 000 ₽;
- Для юридических лиц — до 250 000 ₽.
При повторных нарушениях возможна приостановка деятельности на срок до 90 дней.
Если вы хотите развивать любимое дело, не отвлекаясь на частые нововведения и сложности с ведомствами — обратитесь к Чёрной Бухгалтерии!
Наша команда заберет на себя ведение учетов, расчет налогов и взносов, подачу отчетности, коммуникацию с ФНС и другие задачи с учетом всех изменений, чтобы вы работали без ошибок и штрафов.
Узнайте больше о компании, ознакомьтесь с услугами и оставьте заявку уже сейчас — на сайте чёрнаябухгалтерия.рф.
