Что вы получите из этой статьи: четкий план идеального технического задания, который закроет все пробелы в процессах. Забудьте о ручном сборе документов, бесконечных согласованиях и неожиданных превышениях бюджета. После чтения вы сможете написать ТЗ, которое превратит хаос командировок в автоматизированный процесс — с реальными KPI, интеграциями и защитой от ошибок. Результат: запуск сервиса без доработок и экономия на первых же поездках.
Представьте, вы запускаете новый тревел-сервис, а через месяц бухгалтерия в панике ищет чеки, HR не может отследить статусы поездок, а менеджеры тратят часы на переписку. Почему так происходит? Потому что ТЗ — это не список желаний вроде "билеты + отели", а точная карта ваших бизнес-процессов. Без деталей поставщик даст "функции", а вы получите новые проблемы.
Большинство компаний попадают в ловушку, фокусируются на видимом (дешевые билеты, быстрый поиск), забывая о скрытых расходах — времени на рутину и ошибках людей. Хорошее ТЗ меняет это, делая сервис продолжением вашей системы учета и контроля.
Роли и доступы. Кто за что отвечает?
Первое, что убивает любой сервис, неясность ответственности. В ТЗ пропишите роли, как в оргструктуре:
- Кто создает заявку? Менеджер или ассистент с автозаполнением шаблонов по прошлым поездкам.
- Кто утверждает? Руководитель подразделения (до 50к руб.), финансовый директор (свыше) с таймерами на реакцию.
- Кто видит детали? Только нужные: цены для бухгалтерии, маршрут для HR, доплаты для безопасности.
Обязательно учтите исключения: срочные вылеты (одобрение за 15 мин), VIP-поездки топов (обход лимитов с логом), ночные изменения (чат-бот или дежурный). Без этого система станет "тормозом", а не помощником.
Это правило сэкономит 40% времени на согласованиях — проверено на сотнях внедрений.
Правила тревел-политики: автоматизация вместо PDF
Тревел-политика на бумаге — вчерашний день. В ТЗ опишите, как она оживает в системе:
- Лимиты: эконом-класс до 20к руб., бизнес — только с обоснованием.
- Предпочтения: Aeroflot в приоритете, стыковки не дольше 2 часов.
- Отели: 4* max, без курортных зон, суточные 5к руб./сутки.
При нарушении: автоблок + уведомление + поле для причины (с фото/доком). Так вы фиксируете все отклонения для аудита, а не ловите их постфактум.
Результат: бюджет под контролем без лишних проверок, плюс аналитика по "серым" тратам.
Документы и учет: от хаоса к ЭДО
"Нужны документы" — худший пункт в ТЗ. Будьте конкретны:
Тип документа - Срок - Формат - Привязка - Счет-фактура + акт 3 дня после - ЭДОК поездке/статье затрат - Маршрут-квитанция - Мгновенно PDF в чат - Автозагрузка в 1С - Ваучер отеля - По прибытии - Оригинал по почте - Скан + OCR
Если не прописать, то ручной сбор сожрет часы, а в конце квартала всплывут НДС-ошибки. Интегрируйте с вашей бухгалтерией — и закрытие периода станет автоматическим.
Интеграции и отчетность: данные на ладони
Сервис без интеграций — островок. В ТЗ укажите выгрузки:
- В 1С/Битрикс: расходы, контрагенты, проекты.
- В HR-систему: статусы сотрудников, визы.
- Отчеты: по подразделениям, отклонениям, ROI поездок.
Разрезы: кто сколько потратил, топ-поставщики, причины превышений. Это не "потом", а must-have для старта.
SLA и поддержка: гарантии без сюрпризов
"24/7" — это не метрика. Пропишите:
- Ответ в чате: 2 мин.
- Решение билета: 15 мин (90% случаев).
- Эскалация: на уровень выше через 30 мин.
- Штрафы за сбои: % от абонплаты.
В тревеле секунды решают: задержка рейса — и вы теряете 10к на такси+отель. С четким SLA сервис работает как часы.
От ТЗ к прибыли. Идеальное техническое задание — зеркало ваших процессов, а не чек-лист функций. Напишите его по этим пунктам — и сравнивайте поставщиков не по словам, а по совпадению с вашей реальностью.
Готовы к аудиту вашего ТЗ? Напишите и мы разберем бесплатно и покажем, где вы сэкономите больше всего.
Ознакомиться с системой Colibri, протестировать демо-версию или организовать командировки онлайн можно ЗДЕСЬ